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As quatro funções administrativas em visão de conjunto: planejar, organizar, dirigir e controlar.

Administração Geral

Funções de administração: planejamento, organização, direção e controle

Administração Geral em Áudio - Planejamento, Filosofias de Ação e Princípios de Planejamento Olá! Vamos estudar agora sobre a função administrativa chamada de planejamento. Para isso, vamos aprender sobre planejamento dentro de três tipos de filosofia de ação. E também vamos falar sobre os princípios de planejamento. Vamos lá! O planejamento é a primeira das funções administrativas, antecedendo todas as demais funções. É o responsável por dar um rumo à organização, por meio da formulação de objetivos e meios para alcançá-los. A principal consequência do planejamento são os planos. Os planos são os documentos formalizados que consolidam as informações do processo de planejamento. Em outros termos, os planos são o produto resultante do processo de planejamento. Dentro do estudo da filosofia de ação, o planejamento pode estar voltado para diferentes objetivos. Pode buscar a continuidade de um comportamento atual em um ambiente previsível e estável. Ou pode estar voltado à realização de mudanças na organização, como forma de adaptação a um ambiente mais dinâmico e incerto. Dessa ideia, Ackoff classifica o planejamento dentro de três tipos de filosofia de ação.
1º - planejamento conservador - N tem como objetivo a manutenção da situação existente, voltando-se à estabilidade e, por isso, sua ênfase é conservar as práticas já adotadas, preocupando-se mais em sanar deficiências do que explorar oportunidades.
2º - planejamento otimizante - O N tem como objetivo a adaptação e a inovação dentro da organização. Preocupa-se em melhorar as práticas atuais na organização. Tem abordagem incremental, à medida que busca melhorar continuamente as atividades. E
3º - planejamento é adaptativo. O planejamento adaptativo tem como objetivo a adaptação da organização às contingências ambientais. Busca realizar ajustes necessários para atender demandas atuais e futuras. Agora, passando para os princípios de planejamento, é importante saber que o planejamento possui princípios gerais e específicos. Vou citar cada um desses princípios e quero que você repare na essência deles, notando que funcionam para guiar um bom planejamento. Os princípios gerais do planejamento são: 1. Contribuição aos objetivos. Hierarquizando os objetivos para alcançá-los em sua totalidade; 2. Precedência sobre as demais funções, realizando o planejamento antes da organização, direção e controle; 3. Promover maior influência e abrangência, provocando modificações nas pessoas, tecnologia e sistema; 4. Promover maior eficiência, eficácia e efetividade, maximizando resultados e minimizando deficiências. Já os princípios específicos do planejamento são: 1. Participativo, realizado pelas várias áreas; 2. Coordenado, interligado em todos os aspectos e atividades; 3. Integrado, envolve todos os escalões da empresa; 4. Permanente, atendendo às turbulências do ambiente, pois não mantém a utilidade com o tempo. Em geral, não é necessário saber o nome e a classificação dos princípios, pois as bancas costumam utilizar as características dos princípios para elaborarem conceitos de planejamento. Então, se atente ao significado de cada um deles, seus conceitos e essência. Logicamente, podem aparecer questões que cobrem o nome exato ou se a classificação é entre princípio geral ou específico. Mas isso não é muito comum. Ficamos por aqui. No próximo áudio, daremos continuidade no estudo da função administrativa de planejamento, falando sobre os benefícios e as etapas do planejamento. Te espero lá.

01 - Planejamento: filosofias de ação e Princípios de planejamento

Administração Geral EmÁudio - Planejamento, Benefícios e Etapas do Planejamento Olá, vamos dar continuidade ao estudo da função administrativa chamada de planejamento. Nesse áudio, vamos aprender sobre os benefícios do planejamento e quais as etapas. Chiavenato lista alguns benefícios que são alcançados com a adoção do planejamento. É comum que as bancas extraiam desses benefícios algumas características para elaborar conceitos de planejamento.  Então, preste atenção! Podemos citar quatro benefícios do planejamento:  1. Flexibilidade; 2. Foco; 3. Melhoria do controle; 4. Administração do tempo. Vamos falar de cada um deles. Flexibilidade refere-se à maleabilidade e facilidade de sofrer adaptações. O Planejamento não é um processo estático e acabado, pelo contrário, pode e deve ser flexível, a ponto de ser revisto de acordo com as novas informações que surgem durante a execução.  Foco é a adoção do planejamento. Permite um aprimoramento do foco, ou seja, da convergência dos esforços. O Foco pode orientar a organização para resultados, prioridades, vantagens ou mudanças. Melhoria no controle, parte da ideia de que o controle depende do estabelecimento de um critério de comparação. Nesse sentido, um resultado só pode ser bom ou ruim se comparado com o que se pretendia, o objetivo. Assim, o planejamento, ao definir os objetivos, também cria o critério para a realização do controle. Caso os resultados estejam abaixo do almejado, ações de controle devem ser adotadas para ajustar o desempenho. Por fim, a administração do tempo. O benefício da administração do tempo ocorre porque o planejamento permite que o administrador adeque as atividades da empresa em prol dos objetivos, sem se perder diante do bombardeio de informações e tarefas que surgem a cada dia. Evita-se, dessa forma, a perda de tempo com atividades não essenciais e que tumultuam a atividade do administrador. Agora, com os benefícios do planejamento em mente, vamos aprender sobre as etapas do planejamento. O processo de planejamento consiste em uma série sequencial de seis etapas bem intuitivas. Atenção: 1ª. Definir objetivos; 2ª. Diagnóstico da situação atual em relação aos objetivos; 3ª. Desenvolvimento de premissas quanto às condições futuras; 4ª. Análise de alternativas de ação; 5ª. Escolha de um curso de ação; 6ª. Implantação do plano e avaliação dos resultados. Vou falar e explicar cada uma delas. Definir objetivos - consiste em estabelecer os objetivos que se pretende alcançar.  Diagnóstico da situação atual em relação aos objetivos - é a etapa que deve ocorrer a comparação sobre qual a situação inicial com a situação almejada, a fim de definir claramente o que precisa ser feito. Desenvolvimento de premissas quanto às condições futuras - é a etapa de geração e elaboração de cenários possíveis nos quais as ações serão executadas, a fim de avaliar a influência desses cenários na obtenção dos objetivos definidos. Trata-se de um exercício de previsão. Pressuposições antecipatórias a respeito do futuro.  Análise de alternativas de ação - é a etapa de identificação e análise das possibilidades disponíveis para atingir os objetivos traçados.  Escolha de um curso de ação - é a etapa de tomada de decisão. Nesse momento, a alternativa é escolhida e consolida-se em um plano.  Por fim. 
Implantação do plano e avaliação dos resultados - é a etapa em que se coloca em prática o plano e avalia-se, de forma concomitante, os resultados que estão sendo obtidos.  É isso aí, no próximo áudio vamos continuar o estudo do planejamento, indo para o último assunto sobre essa função, que é a classificação do planejamento. Não perca!

02 - Planejamento: Benefícios e Etapas do Planejamento

Administração Geral Em Áudio: Classificações de Planejamento Olá, vamos estudar agora sobre as classificações de planejamento. Existem duas classificações de planejamento que são importantes. Você saber? A primeira é a classificação, que divide o planejamento formal ou informal. E a segunda é aquela que divide o planejamento em estratégico, tático ou operacional. Vamos começar pela classificação do planejamento como formal ou informal. A classificação entre formal e informal é bem intuitiva. Basta você reparar no próprio nome da classificação. Assim, o planejamento formal será aquele que decorre de um processo formalmente construído. Por outro lado, o planejamento informal será aquele que não decorre de um processo formalmente construído. Planejamento informal consiste em uma vaga ideia do que se pretende alcançar esse planejamento informal que se mostra apropriado para organizações simples que estejam em um ambiente estável e sem fortes turbulências. À medida que se aumenta a complexidade da organização e o ambiente se torna mais instável, a necessidade de um planejamento formalizado aumenta. E, assim torna se necessário definir parâmetros claros de controle para a organização e instrumentos de coordenação das atividades. Chegando ao planejamento formal, bem fácil e intuitivo, não é mesmo? Bom, agora vamos para a segunda forma de classificação de planejamento, que é um planejamento estratégico, tático ou operacional. Essa classificação é muito cobrada em provas, então quero que você tenha uma atenção especial. Agora, se possível, aumenta o som. Classificação do planejamento, em estratégico, ou tático ou operacional irá depender do nível organizacional que elabora o planejamento. Ou seja, para você saber qual a classificação do planejamento, você precisa fazer a seguinte pergunta: Quem elabora o planejamento? A alta administração é o nível gerencial da empresa? Ou é o nível operacional? Depois de responder essas perguntas, você saberá se o planejamento é estratégico, tático ou operacional, pois se for elaborada pela alta administração, então será um planejamento estratégico. Se for elaborado pelo nível gerencial, então será um planejamento tático. E, por fim, se for elaborado pelo nível operacional, será um planejamento operacional. Além disso, essa classificação também apresenta outras características específicas. Preste atenção! Planejamento estratégico, como explicamos é aquele elaborado pelo nível organizacional institucional, isto é, pela alta administração da empresa. Por conta disso, o seu conteúdo será em regra genérico e sintético, constituindo um planejamento de longo prazo. Além disso, a amplitude do planejamento estratégico é do tipo macro orientado, ou seja, aborda a organização como um todo. Agora tecendo um nível, vamos chegar no planejamento tático que, como sabemos, é aquele elaborado pelo nível organizacional intermediário, isto é, pelos gerentes. Em decorrência disso, o seu conteúdo em regra será menos genérico que o planejamento estratégico e ao mesmo tempo, mais detalhado. Planejamento tático será de médio prazo e sua amplitude abordará cada unidade organizacional em separado. E, por fim, descendo mais um nível. Vamos ao planejamento operacional que, como o próprio nome diz, será elaborado pelo nível organizacional operacional. Assim, o conteúdo desse planejamento será detalhado e analítico de curto prazo e com uma amplitude considerada micro orientada. Isto é, abordará cada operação em separado. Bancas como a FCC, por exemplo, gostam de conceituar o planejamento operacional como aquele em que se decidirá o que fazer e como fazer, certamente a decisão do que fazer e como fazer. É uma ideia básica que permeia todos os planejamentos. Contudo, é interessante memorizar que para a FCC, essa é uma definição do planejamento operacional. Está bem. Você reparou que quanto maior o nível, digamos assim, hierárquico responsável em efetuar o planejamento mais genérico e sintético, ele será, por exemplo, falando de uma forma bem informal e didática. O planejamento estratégico é aquele feito pelos chefões de uma empresa. Por isso ele vai ser bem genérico e sintético, abordando as diretrizes gerais da empresa, algo de longo prazo e para a organização como um todo. Depois desse planejamento, vamos para o de nível intermediário feito pelos gerentes, que é o planejamento tático. Como descemos um nível, o tático passa a ser menos genérico e um pouco mais detalhado do que estratégico, focando no médio prazo e abordando as unidades da organização como se fosse focado em cada gerência da organização. Por fim, vamos para o planejamento operacional, que é o mais detalhado e analítico de todos, de curto prazo. É aquele que realmente vai explicar o passo a passo para fazer algo abordando cada operação separadamente. Repare que o planejamento estratégico se desdobra em planejamentos táticos, os quais são desdobrados mais uma vez, em planejamentos operacionais. Agora, atenção saiba que existe uma preferência das bancas pelo planejamento estratégico. As bancas gostam do planejamento feitos pelos chefões, por isso faremos algumas considerações adicionais sobre ele. Vamos começar com um conceito bastante cobrado. Escute com atenção. Planejamento estratégico é instrumento elaborado pela alta administração que a partir da missão e da visão fixa objetivos globais a serem perseguidos no longo prazo por toda a organização e que não só aspectos do ambiente interno, como as forças e fraquezas, mas também aspectos do ambiente externo, como as oportunidades e ameaças. Conceito bom, esse não é mesmo. É tão bom que vou repetir para você fixar: planejamento estratégico, instrumento elaborado pela alta administração que, a partir da missão e da visão, fixa objetivos globais a serem perseguidos no longo prazo por toda a organização e que considera não só aspectos do ambiente interno, como as forças e fraquezas, mas também aspectos do ambiente externo, como as oportunidades e ameaças. Nesse momento quero pensar um trecho desse conceito que, dentro do planejamento estratégico, a organização estabelece a tal da missão e da visão. Não é mesmo? O detalhe é que missão e visão são conceitos muito importantes e que não podem ser confundidos. Inclusive, vou aproveitar e explicar também o conceito de valores. Vamos começar pelo conceito de missão. Missão é a expressão da essência da entidade de seus propósitos, ou mais precisamente, da sua própria razão de existir. Exemplos de missão: A missão do Banco do Brasil é ser um banco de mercado competitivo e rentável atuando com o espírito público em cada uma de suas ações junto à sociedade. A missão da Controladoria Geral da União - AGU é promover o aperfeiçoamento e a transparência da gestão pública, a prevenção e o combate à corrupção com participação social, por meio da avaliação e controle das políticas públicas e da qualidade do gasto. Agora, vamos ao conceito de visão. Visão traduz uma imagem de futuro ideal, construída a partir do consenso dos membros de uma organização. Exemplos de visão: A visão do MPF é até 2020, ser reconhecido nacional e internacionalmente, pela excelência na promoção da justiça, da cidadania e no combate ao crime e à corrupção. A visão da CGU é ser reconhecida pelo cidadão como indutora de uma administração pública 100% íntegra, participativa, transparente, eficiente e eficaz. Por fim, vamos ao conceito de valores: Valores representam um conjunto de princípios e crenças fundamentais de uma empresa. Fornecem sustentação na tomada de decisão e na elaboração de políticas organizacionais. Exemplo de valores: A empresa Coca Cola cita os valores:
Integridade - ser íntegro significa ser verdadeiro, dizer o que pensamos fazer, o que dizemos e agir corretamente.
Liderança - como líderes, precisamos ter a coragem de construir um futuro melhor. Meta que será alcançada fazendo a diferença com uma empresa global, com decisões e inspiração certas e influenciando aqueles com quem nos relacionamos.
Paixão - comprometidos de corpo e alma, devemos criar oportunidades, ter sede de fazer sempre mais e realizar.
Diversidade - queremos ter uma força de trabalho tão diversa quanto os mercados que atendemos e criamos oportunidades para alcançar esse objetivo. É isso aí, essas foram as classificações do planejamento. Para finalizar o áudio. Que tal treinarmos duas questões? Vem comigo. Analise se a afirmativa está certa ou errada. Questão 1 - Na Administração Pública planejar consiste em definir objetivos e estabelecer os meios adequados para alcançá-los.
E aí, certo ou errado? Certíssimo! O planejamento é essencialmente definir objetivos e os meios para alcançar esses objetivos.
Questão 2 - O processo de planejamento de uma organização deve se orientar pelo estabelecimento dos meios necessários para a realização dos objetivos organizacionais traçados para o período de vigência do plano. Nesse processo, o nível operacional toma as decisões de curto prazo, que cuidam da tradução das orientações táticas para os planos de execução das atividades cotidianas. Aí, certo ou errado? É isso mesmo. Certinho também. Foi uma ótima conceituação do planejamento operacional, isto é, o nível operacional realmente toma as decisões de curto prazo, que cuidam da tradução das orientações táticas para os planos de execução das atividades cotidianas. Repare que o planejamento estratégico se desdobra em planejamentos táticos, os quais são desdobrados mais uma vez em planejamentos operacionais. Bom, concluímos assim o estudo da função administrativa de planejamento. No próximo áudio, vamos iniciar o estudo da função chamada de organização. Não perca!

03 - Classificações de Planejamento

Administração Geral EmÁudio - Organização, Componentes e Alcance Olá, vamos iniciar o estudo da função administrativa chamada de organização, ou seja, a administração sendo responsável em organizar. Para isso, precisamos conhecer os quatro componentes básicos da função administrativa organização. São eles:
1º - tarefas;
2º - pessoas;
3º - órgãos; e
4º - relações.  Conhecer esses quatro componentes será o objetivo desse áudio. Vamos lá, é bem fácil. As tarefas são consideradas as menores unidades de trabalho. Tarefa corresponde à fragmentação das funções organizacionais. São constituídas a partir da divisão de trabalho que é feita dentro de uma empresa. As pessoas são, como o próprio nome diz, são as pessoas das organizações. Cada pessoa é designada para ocupar um cargo, que é uma parte específica do trabalho global.  Os órgãos são as tarefas e as pessoas agrupadas, isto é, as tarefas e as pessoas se agrupam em órgãos como divisões, departamentos ou unidades da organização. Os agrupamentos podem ocorrer por meio das similaridades das atividades em razão dos níveis hierárquicos ou das áreas de atividades. Estudaremos esses agrupamentos em detalhes na parte de departamentalização.  Por fim, as relações se preocupam com as interações que ocorrem nas organizações e a preocupação com as relações entre os órgãos componentes da organização e entre as pessoas com relação ao seu trabalho e também preocupação com aspectos fora da empresa, tais como os relacionamentos com clientes ou com fornecedores.  É isso aí, simples, não é mesmo? Com esses quatro componentes em mente, saiba que tudo que estudarmos dentro da função de organização estará relacionado com um ou mais desses componentes. Será a partir do processo de organização de todos esses componentes, isto é, da organização das tarefas, pessoas, órgãos e relações dentro dos três níveis organizacionais, isto é, dentro do nível estratégico, tático e operacional, teremos como resultado a chamada estrutura organizacional.  É importante que fique claro que a função de organização alcança todos os níveis organizacionais: estratégico, tático e operacional. Em cada um desses níveis existem objetivos e tarefas específicas a serem realizadas pela função de organização. Vejamos, no nível estratégico, que também podemos chamar de nível global, a organização alcançará o desenho organizacional, a superestrutura da empresa e os processos de comportamento. Já no nível tático, também chamado de nível departamental, a organização alcançará o desenho departamental e o agrupamento de unidades em subsistemas como departamentos ou divisões. E por fim, no nível operacional, que também pode ser chamado de nível de tarefas e operações, a organização alcançará a modelagem de trabalho e a estrutura das posições e das atividades em cargos. Para você visualizar, olha essa questão que cobrou as atividades de organização dentro de cada nível organizacional. Vou citar, atenção:  "O processo administrativo se caracteriza pelo exercício das funções da administração nos três níveis organizacionais: tático, estratégico e operacional. Determinar o desenho de cargos e suas tarefas é atribuição da função administrativa de organização, exercida em nível operacional." E aí, certo ou errado? A afirmação está certa. O desenho de cargos e tarefas é uma atividade exercida dentro da função de organização, no nível operacional da organização.  Vamos ficar por aqui. No próximo áudio, daremos continuidade ao estudo da função administrativa de organização. Não perca!

04 - Organização: componentes e alcance

Administração Geral EmÁudio - Organização: Estrutura organizacional Olá, vamos continuar o estudo sobre a função administrativa de organização. Neste áudio, abordaremos sobre a estrutura organizacional. Vamos lá.
Vamos começar este áudio usando a imaginação. É o seguinte, pense por um momento como deve ser a rotina do presidente da Google ou da Amazon, por exemplo. Como deve ser a missão de coordenar milhares de pessoas que atuam em vários segmentos distintos? Quais mecanismos de controle utilizar? De decisão? De autoridade? De estratégia de marketing? De canais de distribuição?Etc, etc, etc.
Dá até aflição só de imaginar o tanto de coisa que é necessário organizar para uma empresa de grande porte funcionar, não é mesmo? Agora, imagine que você tenha sido contratado para moldar a estrutura organizacional dessas empresas. Do zero. Por onde começar? Primeiramente, quero que você se lembre que será a partir do processo de organização de todos os componentes, isto é, da organização das tarefas, pessoas, órgãos e relações. Dentro dos três níveis organizacionais, isto é, dentro do nível estratégico, tático e operacional que teremos como resultado a chamada estrutura organizacional. Ou seja, a estrutura organizacional é um produto da função administrativa de organização, o qual define toda a infraestrutura de trabalho de uma organização.
Por exemplo, é a estrutura organizacional que revela como o trabalho será dividido entre as unidades organizacionais. Indica aos integrantes da empresa o que devem fazer e o que não devem fazer. Através da descrição de cargos, normas e regulamentos. Estabelece o processo de tomada de decisão e define como ocorrerá a harmonização e integração das unidades da organização. Utilizando essas funções, podemos afirmar que a estrutura organizacional define quatro sistemas:
1 - Sistema de responsabilidade;
2 - Sistema de autoridade; 
3- Sistema de comunicação; e
4 - Sistema de decisão. 
O Sistema de responsabilidades é constituído em decorrência da alocação das atividades. Dentro desse sistema, estudamos temas como a departamentalização.
O Sistema de autoridade é constituído em decorrência da distribuição do poder de decisão. Nesse sistema estudamos assuntos como a amplitude administrativa e níveis hierárquicos. Delegação, descentralização e centralização.
O Sistema de comunicações é constituído como resultado da interação entre as unidades. Desse sistema, estudamos temas como elementos da comunicação organizacional: emissor, canal receptor, ruídos, etc. 
E por fim, o Sistema de decisão é constituído como resultado da forma como as decisões são tomadas. Estudo do processo decisório é o aspecto mais relevante desse sistema. Bom, deu para perceber que a função de organização se irradia por diversas áreas. É exatamente por isso que moldar a estrutura organizacional de uma grande empresa pode ser um desafio. E voltando ao nosso imaginário, você foi contratado para moldar a estrutura organizacional de uma empresa gigante do zero e não sabe por onde começar.
Então, para nos ajudar nessa missão, vamos chamar Stephen Robins. Robins propõe que ao planejar estruturas organizacionais devemos considerar seis elementos básicos:
1 - Especialização do trabalho;
2 - Departamental;
3 - Cadeia de comando;
4 - Amplitude de controle;
5 - Centralização e descentralização; e
6 - Formalização.
Esses seis elementos relacionam-se com cada um daqueles quatro sistemas que expliquei. Vejamos as principais características de cada um desses elementos e depois esquematizamos tudo para ficar mais claro. 1 - Especialização do trabalho: a especialização do trabalho descreve o grau em que as tarefas dentro da organização estão subdivididas, em funções isoladas. A especialização do trabalho, em sua essência, faz com que uma atividade, em vez de ser realizada inteiramente por uma única pessoa, seja dividida em um certo número de etapas, cada uma das quais será realizada por um indivíduo diferente. É interessante destacar que a especialização do trabalho pode ocorrer de forma vertical ou horizontal e tanto em nível departamental quanto do indivíduo.
Funciona assim, no nível departamental, segundo Chiavenato, existem dois caminhos: especialização vertical, que provoca a criação de novos níveis hierárquicos. A organização especializa profissionais a exercerem atividades progressivamente mais estratégicas, globais, etc. E a especialização horizontal, a qual conduz à criação dos departamentos, departamentalização.
2 - Departamentalização: depois de dividir o trabalho por meio da especialização, é necessário agrupá-lo para que as tarefas comuns possam ser coordenadas. A base para agrupar tarefas é chamada de departamentalização. 3 - Cadeia de comando: A Cadeia de comando define a linha de autoridade que vai do topo da organização até o escalão mais baixo e determina quem se reporta a quem na empresa, ou seja, define a autoridade hierárquica ou linear. Nesse ponto, quero abrir um parêntese e aproveitar o estudo do conceito de cadeia de comando para apresentar os dois tipos de autoridade que existem, independentemente do tipo de estrutura organizacional. São elas:
Autoridade hierárquica ou linear e autoridade funcional ou assessoria. A Autoridade hierárquica ou linear decorre das linhas de comando estabelecidas pela cadeia de comando da estrutura hierárquica. Exemplo: Diretores de produção, chefes de departamento de vendas, entre outros. São os chefes e os seus subordinados.
Já a autoridade funcional ou de assessoria é a autoridade exercida pelo conhecimento e não pela hierarquia. O exemplo clássico seria os setores jurídicos que orientam e apoiam os gestores na tomada de decisão. Ainda que não sejam os chefes dos gestores. Eventualmente podem coexistir em um mesmo cargo uma autoridade funcional e hierárquica. Fechando o parêntese, vamos voltar ao estudo dos elementos da organização. 4 - Amplitude de controle - Amplitude de controle corresponde à quantidade de subordinados por chefia. Quanto maior a quantidade de subordinados por chefe, maior será a amplitude de controle. A amplitude de controle é decisiva na definição do número de escalões hierárquicos. Por exemplo: imagine uma loja que vende roupas. Suponha que nessa loja exista apenas dois cargos, o de gerente da loja e o de vendedor. Temos nove pessoas que trabalham nessa loja, sendo um único gerente e oito vendedores subordinados a ele. Se você for desenhar o organograma dessa loja, você fará o quadradinho escrito gerente e embaixo desse quadradinho fará oito quadradinhos representando os vendedores, um ao lado do outro na mesma hierarquia.
Ou seja, seria um desenho bem gordinho, basicamente na horizontal. Agora imagine que a loja resolva-se reestruturar, pois o gerente está ficando sobrecarregado no comando e então acharam necessário reduzir a sua amplitude de controle, criando dois cargos abaixo dele, para ajudá-lo na gestão.
Criou-se assim dois cargos de gerente que irão comandar cada três vendedores. Assim teríamos as mesmas nove pessoas trabalhando na loja, mas agora abaixo do gerente temos dois subgerentes que por sua vez, abaixo desses subgerentes teremos três vendedores para cada. Se você for desenhar a nova estrutura terá o quadradinho em cima do gerente. Abaixo do gerente agora terão dois quadradinhos, um ao lado do outro na mesma hierarquia, representando os subgerentes. E abaixo desses subgerentes terá para cada três quadradinhos de vendedor, na mesma hierarquia. Conseguiu imaginar que o desenho ficaria mais comprido? Mais alto, como se fosse uma pirâmide.
Pois é, ou seja, repare que quanto maior a amplitude administrativa de uma organização, mais horizontalizada, ela será. Ao tempo, quanto menor a amplitude de controle, mais alta e mais linear será a organização. Quase como uma pirâmide. Robins apresenta vantagens e desvantagens para uma alta amplitude de controle, isto é, mais subordinados por um único chefe. As vantagens de alta amplitude de controle mais subordinados para um único chefe é que traz maior eficiência à organização.
A comunicação e decisão são mais rápidas e têm um maior estímulo à autonomia dos subordinados. Por outro lado, a desvantagem de uma alta amplitude de controle está no fato de reduzir a eficácia. Pois os chefes não têm mais tempo para oferecer o apoio e a liderança necessários a todos e também diminui o controle. Prosseguindo, vamos para o quinto elemento.
5 - A Centralização e descentralização: A centralização e a descentralização referem-se ao grau em que o processo decisório está concentrado em um único ponto da organização. O conceito inclui apenas a autoridade formal, ou seja, os direitos inerentes de uma posição hierárquica. Dizemos que uma organização é centralizada quando a cúpula toma todas as decisões essenciais com pouca ou nenhuma participação dos escalões inferiores. Por outro lado, quanto maior a participação dos escalões inferiores, maior será o nível de descentralização. E, por fim.
6 - Formalização: A formalização refere-se ao grau em que todas as tarefas dentro da organização são padronizadas. Em organizações altamente formalizadas, existem descrições explícitas de tarefas, muitas regras organizacionais e procedimentos claramente definidos sobre os processos de trabalho. Quando a formalização é baixa, os comportamentos são relativamente não programados e os funcionários têm uma boa dose de liberdade para decidir sobre o trabalho. É isso aí. Então para responder nossa questão inicial do áudio, de como estruturar uma empresa do zero, primeiro comece pensando em como serão organizados esses seis elementos. A verdade é que cada um dos elementos especialização do trabalho, departamental, amplitude de controle, etc. Influenciam em maior ou menor grau na formação de todos os sistemas da estrutura organizacional. Percebeu que organizar não é uma tarefa simples, mas fundamental?
Bom, ficamos por aqui, no próximo áudio vamos passar para mais uma função da administração, que é a direção. Não perca.

05 - Organização: Estrutura Organizacional

Administração Geral EmÁudio - Direção Olá, preparado para estudar mais uma função da administração? Espero que sim. Nesse áudio, vamos estudar sobre a direção. Você verá que é bem simples e intuitivo, sem delongas. A Direção é a função administrativa que se refere ao processo de conduzir as atividades das pessoas rumo aos objetivos organizacionais. Almeja-se ainda, na medida possível, conciliar os interesses individuais aos objetivos organizacionais. Segundo Chiavenato, a direção é a função administrativa que se refere ao relacionamento interpessoal do administrador com seus subordinados. É na função administrativa de direção que estudamos aspectos como liderança, orientação, assistência à execução, comunicação e motivação. Bom, é isso. Fácil, né? Como eu disse no início dessa aula emáudio, a função de direção é bem intuitiva. Para você fixar, lembre-se que a direção é a função administrativa que se refere ao processo de conduzir as atividades das pessoas rumo aos objetivos organizacionais. Direção trata do relacionamento interpessoal do administrador com seus subordinados. Onde iremos estudar aspectos como liderança, orientação, assistência à execução, comunicação e motivação. No próximo áudio, vamos estudar a última função, controle. Até lá.

06 - Direção

Administração Geral EmÁudio - Controle Olá, vamos iniciar o nosso estudo sobre a última função da administração, o Controle.  O Controle consiste basicamente em um processo de comparação entre os objetivos traçados e os resultados obtidos. O propósito básico do controle é assegurar que as coisas aconteçam conforme o planejado. Perceba que para que seja possível realizar o controle, é preciso definir objetivos previamente, ou seja, é preciso antes planejar. Uma vez elaborados os planos, cabe a função administrativa de controle verificar se a execução está de acordo com o planejado. Quanto mais complexo o planejamento e maior for o seu horizonte, mais complexo será o controle. Por ser o outro lado da moeda do planejamento, o controle também pode ser dividido em tipos de acordo com o nível organizacional do qual é exercido. De forma muito parecida com o que estudamos durante a função de planejamento. Ou seja, também teremos o controle estratégico, o controle tático e o controle operacional. Por exemplo, é para o controle estratégico que teremos a construção de balanços contábeis, relatórios financeiros, lucros e perdas e roll. Já no controle tático teremos os orçamentos, controle de custos, absenteísmo, taxas de rotatividade, entre outros. E por fim, no controle operacional teremos análise da disciplina, estoques, qualidade, entre outros. Maximiano e Chiavenato listaram três características que um processo de controle deve possuir. São elas:
1 - foco estratégico, orientação estratégica;
2- compreensão; e
3- orientação rápida para as exceções.
Vamos estudar cada uma delas. O foco estratégico ou orientação estratégica diz que o controle deve estar baseado nos planos estratégicos e focar nas atividades essenciais, ou seja, naquelas que fazem a diferença para a organização. Por exemplo, de forma simples, se seu objetivo é passar em concurso, de que adianta controlar quantos marca textos você usa enquanto estuda? D dentro do seu objetivo específico de passar em um concurso? Esse controle não serviria de nada. Um controle com foco estratégico seria o percentual de acertos nas disciplinas, pois é isso que realmente importa para o seu objetivo. A compreensão, por sua vez, diz que o controle deve servir de suporte para a tomada de decisão. Assim, ele deve ser compreensível. Utilização de linguagem complicada demais ou variáveis pouco intuitivas torna a utilização do controle mais difícil. A orientação rápida para as exceções diz que os desvios na execução devem ser evidenciados rapidamente pelo controle. Em uma rápida passagem pelos instrumentos de controle, o tomador de decisão deve ser capaz de identificar possíveis falhas. Por exemplo, suponha que no seu estudo você controle o percentual de acertos nas disciplinas, ficando entre 70 a 80% de acertos quando termina de estudar um assunto. Um belo dia, quando você termina de estudar um assunto novo e vai resolver as questões, erra quase tudo, ficando com um percentual de acerto de só 10%.
Opa! Em uma rápida visão, você já percebe que algo ocorreu de errado no estudo dessa disciplina. Então é preciso adotar uma medida corretiva. Isso seria um controle com orientação rápida para as exceções. Bom, além dessas três características do controle, temos mais algumas características sobre o controle que merecem ser conhecidas. Elas são mais intuitivas. Vejamos: - Flexibilidade: A Flexibilidade diz que o controle deve proporcionar um julgamento individual e ser capaz de adaptar-se a novas circunstâncias e situações; - Autocontrole: O autocontrole diz que o controle deve proporcionar confiabilidade, boa comunicação e participação entre as pessoas envolvidas; - Natureza positiva: A natureza positiva diz que o controle deve enfatizar o desenvolvimento, mudança e melhoria. Deve alavancar a iniciativa das pessoas e minimizar o papel da penalidade e das punições. E para finalizar: - Clareza e objetividade: A clareza e objetividade diz que o controle deve ser objetivo, pontual. Isso porque o controle está associado a um custo financeiro, de tempo, etc. De forma que, para ser vantajoso, ele tem que trazer um retorno maior que seu custo. Quero até deixar uma sugestão para alguns alunos. Não se percam com controles de estudo complicados. Já cansei de ver aluno com super planilhas. Em alguns casos, gastam mais de uma hora por dia só preenchendo planilhas de estudos para atingir o objetivo de passar em concursos. É sim importante que sejam adotados alguns mecanismos de controle para você aferir os seus resultados e saber que está no caminho certo, mas tenha sempre em mente a relação custo versus benefícios. Quando você estiver fazendo o seu controle, lembre-se do curso de Administração em Áudio e de que um controle deve ser objetivo. Vamos ver como esse assunto de controle pode cair na sua prova. Vamos lá, vou citar uma afirmação e você analisa se está certa ou errada: "Orientação estratégica para resultados é uma característica de controle que visa proporcionar confiabilidade, boa comunicação e participação dos envolvidos". E aí, certo ou errado? Errado. A banca utilizou a obra de Tia Renato para misturar as características do controle. Orientação estratégica para resultados significa direcionar o controle para as atividades essenciais, aquelas que fazem diferença nos objetivos. Proporcionar confiabilidade, boa comunicação e participação é a característica do autocontrole. Bom, para fechar a aula, é importante destacar as chamadas etapas do processo de controle. A função de controle compõe uma série de atividades cíclicas e contínuas, de forma a constituir um processo composto por cinco etapas. São elas: estabelecer padrões de controle resultantes do processo de planejamento, monitorar e medir a execução das atividades através de inspeção visual, dispositivos mecânicos ou eletrônicos, comparar os padrões planejados com o resultado executado, tomar decisões e realizar as ações corretivas, e recomeçar o ciclo de planejamento ou a revisão do planejamento. Bom, é isso aí. Fechamos assim o assunto sobre as funções da administração. Mas ainda não finalizamos o módulo. Ainda temos mais alguns assuntos importantes para estudar, como o papel do administrador. Então até o próximo áudio.

07 - Controle

Receita Federal · Auditor FiscalAdministração GeralFunções de administração: planejamento, organização, direção e controleReceita Federal

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01 - Planejamento: filosofias de ação e Princípios de planejamento

02 - Planejamento: Benefícios e Etapas do Planejamento

03 - Classificações de Planejamento

04 - Organização: componentes e alcance

05 - Organização: Estrutura Organizacional

06 - Direção

07 - Controle

Receita Federal · Auditor Fiscal

Administração Geral
Funções de administração: planejamento, organização, direção e controle

Receita Federal