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Receita Federal · Auditor Fiscal

Conceito, finalidades, tipos e variáveis dos indicadores de desempenho e seu uso na gestão do desempenho organizacional.

Administração Geral

Indicadores de Desempenho. Tipo. Variáveis

Administração Geral EmÁudio: Indicadores - Parte 1 Olá, seja muito bem-vindo a mais uma aula sobre administração. Sorriso no rosto e som na caixa!Hora de falar sobre os indicadores. Para fins de prova as bancas costumam utilizar como referência para a elaboração de questões sobre indicadores um documento produzido pelo falecido Ministério do Planejamento, denominado de Guia Referencial para a Mediação de Desempenho e Manual para a Construção de Indicadores. Como o nome é mais comprido que língua de sogra, chamaremos simplesmente de GR, combinado? Os indicadores são referências para que o controle possa ser exercido, a finalidade básica de qualquer indicador é demonstrar se a organização está se aproximando ou não dos seus objetivos. Vamos imaginar que um professor de administração para concursos qualquer, esteja com uns quilinhos a mais, coisa pouca, uns 8 quilos, e que ele queira perder esse peso extra e se tornar mais saudável. Quais indicadores ele poderá utilizar? Podemos pensar em peso, massa corporal, percentual de gordura, etc. Note que, em vez de eu ficar me perguntando "será que eu engordei?", ou "será que essa calça diminuiu?", eu simplesmente utilizo um elemento quantitativo, peso, percentual de gordura, para retirar toda a subjetividade da avaliação de desempenho. Fácil né? Então, os indicadores nas organizações possuem a mesma função, representar a realidade de uma forma mais objetiva, quantitativa. Pense na Apple por um instante, diversos setores, indivíduos, objetivos, produtos, tipos de clientes, etc. Como saber o que está funcionando bem e o que não está funcionando dentro desse mundão que é a corporação? Por meio dos danados dos indicadores. Já tivemos uma compreensão geral sobre o que é o indicador, no entanto, você saberia me dizer quais são suas finalidades? Deixa comigo que essa eu explico. No GR, apresentam-se algumas finalidades interessantes para os indicadores, preste atenção:- Mensurar os resultados e gerir o desempenho;- Embasar a análise crítica dos resultados obtidos e do processo de tomada de decisão;- Contribuir para melhoria contínua dos processos organizacionais;- Facilitar o planejamento e o controle do desempenho;- Viabilizar a análise comparativa do desempenho da organização e do desempenho de diversas organizações atuantes em áreas ou ambientes semelhantes. Tudo bem até aqui? Vamos seguir. Já aprendemos o que é e que para que serve o indicador, hora de estudar quais são os componentes de um indicador. Os componentes de um indicador são: medida, fórmula, índice, padrão de comparação e meta. Vou falar rapidinho sobre cada um deles, ouça bem, hein! - Medida: é a grandeza qualitativa ou quantitativa que permite classificar as características, resultados e consequências dos produtos, processos ou sistemas. - Fórmula: é o padrão matemático que expressa a forma de realização do cálculo. - Índice (número): é o valor de um indicador em determinado momento. - Padrão de comparação: é o índice arbitrário e aceitável para uma avaliação comparativa de padrão de cumprimento. - Meta: é o índice (número) orientado por um indicador em relação a um padrão de comparação a ser alcançado durante certo período. Vamos entender os componentes a partir do nosso exemplo do professor gordinho que quer emagrecer. Para acompanhar a evolução nesse objetivo, o professor escolheu como indicador o índice de massa corporal (IMC). Qual a grandeza desse indicador? O IMC utiliza 2 grandezas: o quilograma e o metro. Qual a fórmula desse indicador? A fórmula é, componente presente quando o indicador utiliza mais de uma grandeza, é por meio da fórmula que se estabelece a ponderação relação entre variáveis. No caso do IMC, temos como fórmula: IMC é igual a peso sobre altura ao quadrado. O índice é o valor do indicador em determinado momento. Vamos imaginar que, no começo do processo de emagrecimento, o professor gordinho tivesse o IMC igual a 28,34. Nesse caso, 28,3 é o índice. O padrão de comparação é um índice aceitável dentro de uma avaliação comparativa, no caso do IMC, temos uma tabela que é utilizada como padrão, na tabela padrão indica que o padrão do IMC é entre 18,5 e 24,9, comparando o índice 28,34 com o padrão até 24,9, conseguimos identificar o gap de desempenho, quanto falta para atingir o padrão que, dentro do exemplo, é de 3,44 (28,34 - 24,9). A partir disso, podemos traçar uma meta. Meta é um índice (número) orientado por um indicador em relação a um padrão de comparação a ser alcançado durante certo período. Dentro do nosso exemplo, podemos pensar em atingir, por exemplo, o IMC de 20,0 até o final do ano. Pronto, simples assim, deu para entender? Então é isso, companheiro. Foco nos estudos e até o próximo áudio. Abraço!

01 - Indicadores – Parte 1

Administração Geral EmÁudio: Indicadores - Parte 2 Olá, meu amigo, tudo certo? Preparado para mais um EmÁudio sobre administração? Me acompanhe.Quero começar nossa aula falando dos atributos de um indicador. Já ouviu falar deles? Não? Então, ouvidos bem abertos.Além dos componentes, o GR consolida também alguns atributos, características que um bom indicador deve possuir. Algumas questões copiam e colocam os conceitos, então fica ligado para não os confundir. Seletividade ou importância: Fornece informações sobre as principais variáveis estratégicas e prioridades definidas de ações, produtos ou impactos esperados.Simplicidade, clareza, inteligibilidade e comunicabilidade: Os indicadores devem ser simples e compreensíveis, capazes de levar a mensagem e o significado, os nomes e expressões devem ser facilmente compreendidos e conhecidos por todos os públicos interessados.Representatividade, confiabilidade e sensibilidade: Capacidade de demonstrar a mais importante e crítica etapa de um processo, projeto, etc. Os dados devem ser precisos, capazes de responder aos objetivos e coletados na fonte de dados correta e devem refletir tempestivamente os efeitos decorrentes das intervenções Investigativos: Os dados devem ser fáceis de analisar, sejam estes para registro ou para reter informações e permitir juízos de valor.Comparabilidade: Os indicadores devem ser facilmente comparáveis com as referências internas ou externas, bem como séries históricas de acontecimentos. Estabilidade: Procedimentos gerados de forma sistemática e constante, sem muitas alterações e complexidades, uma vez que é relevante manter o padrão e permitir a série histórica.Custo-efetividade: Projetado para ser factível e economicamente viável, os benefícios em relação aos custos devem satisfazer todos os outros demais níveis, nem todas as informações devem ser mensuradas, é preciso avaliar os benefícios gerados em detrimento do ônus despendido.Vamos resolver uma questão para fixar essa parte? Beleza, vem comigo!Questão 1: A elaboração de um quadro de indicadores de desempenho organizacional deve obedecer a certos atributos. Nesse sentido, um indicador que capte os aspectos mais importantes de um dado processo refere-se ao atributo de representatividade. E aí, certo ou errado? Correto. Indicador que capte os aspectos mais importantes de um dado processo. O enunciado descreve as características do atributo de representatividade. Maravilha, já vi que você entendeu até aqui. Então, vamos em frente. Hora de falar sobre a gestão do desempenho. Já vimos que dentre as finalidades dos indicadores, temos a mediação do desempenho. Mas, afinal, o que é o desempenho?Segundo o GR, desempenho pode ser conceituado como, esforços empreendidos na direção de resultados a serem alcançados. Apesar de o desempenho individual ser importante, nas organizações o problema é maior. Não basta que o João ou a Maria tenham desempenhos individuais excelentes, é preciso coordenar esses esforços para que, em conjunto, eles atinjam os objetivos organizacionais. Quando tratamos a questão do desempenho em nível organizacional e não apenas individual, preocupamo-nos com a gestão do desempenho. Segundo o GR, gestão de desempenho consiste em, um conjunto sistemático de ações que buscam definir o conjunto de resultados a serem alcançados e os esforços e capacidades necessários para seu alcance, incluindo-se a definição de mecanismos de alinhamento de estruturas implementadoras e de sistemática de monitoramento e avaliação. Conseguiu entender? Vamos finalizando mais um EmÁudio. Te espero no próximo para darmos continuidade na nossa matéria. Até a próxima, fique bem e continue os estudos.

02 - Indicadores – Parte 2

Administração Geral EmÁudio: Indicadores - Parte 3 Bom dia, boa tarde, boa noite! Não importa a hora do nosso encontro, é sempre um prazer tê-lo por aqui. Meu caro jovem, precisamos conversar sobre alguns mitos sobre a medição de desempenho. Preparado? Então, aumenta esse som e vem comigo!Alguns mitos permeiam a avaliação de desempenho. Mitos são crenças que não encontram respaldo na realidade, é tipo afirmar que passar em concurso é fácil ou o fulano passou sem estudar. Nessa parte da aula, daremos uma de caçadores de mitos e desconstruiremos alguns desses mitos.1 - Mito é o da medição absoluta. 2 - Mito da necessidade de gerar todas as informações. 3 - Mito de "vamos primeiro medir e depois vamos ver o que fazemos". 4 - Mito da necessidade de um sistema informático perfeito.Vamos por partes.Mito 1: Um mito da medição absoluta, esse mito é o de que é preciso medir tudo, é o mito do concurseiro lunático, que mede até as idas ao banheiro durante o período de estudo, em 1 hora e 30 minutos de estudo de direito administrativo, foram 2 idas ao banheiro e 3 copos d'água, um pouco acima da média na série histórica, que é de 1,24 idas ao banheiro e 2,23 copos de água. O referencial diz que por trás desse mito está o fetiche do panóptico, que gera impostura movida por uma necessidade obsessiva de monitorar e controlar tudo e todos ao mesmo tempo e na mesma hora. Em resumo, se for para ter fetiche, que seja do tipo certo de fetiche. Para quebrar esse mito, temos que lembrar de uma das características do controle, qual seja, a orientação estratégica, ou seja, o controle deve se destinar para aquilo que realmente faz diferença e assim, devemos saber selecionar muito bem as informações necessárias para que o controle seja construído. Tranquilo até aqui? Beleza.Mito 2: Para medir o que importa, preciso gerar todas as informações, coletar dados de forma exaustiva e precisa, esse é um nível menor de loucura já, se for o seu caso, há esperança ainda. Segundo esse mito, seria necessário gerar um grande volume de informações para realizar medições, esse mito esbarra na nossa capacidade, que é limitada para processar essas informações, além disso, o processamento de informações possui custos financeiros e de tempo, de forma que é preciso fazer ponderações entre o custo benefício dessa informação adicional para a medição. É o caso do concurseiro, que tem uma super planilha de controle de estudos, ele gasta 1 hora por dia preenchendo minimamente todos os dados, cada segundo de estudo é rigorosamente cronometrado, sendo que não usa nem metade das informações geradas, além da planilha no Excel, tem o app no celular e no Google Drive tem outra planilha com desempenho na resolução de questão por disciplina, assunto, dia, horário e roupa íntima para aferir a variável sorte na resolução. O referencial de indicadores afirma que a postura correta é, sempre que possível, trabalhar com aproximações, buscando construir indicadores a partir de dados já existentes e tratados dentro de padrões aceitáveis de qualidade. Em resumo, se você já tem uma boa fonte de dados, planilha no Excel, por exemplo, trabalha com aqueles dados para construir indicadores, em vez de ficar gerando mais e mais dados.Mito 3: Primeiro vamos medir, depois vamos ver o que fazemos com as medidas. Em quase toda a auditoria de controle interno que faço, vejo essa situação, a pessoa realiza determinado procedimento ou adota determinado controle e nem ela sabe se vai utilizar aquilo, é caso da catraca instalada em um corredor largo, a catraca é um mecanismo de controle de acesso, mas de que adianta uma catraca que não impede ninguém de acessar o local. Da mesma forma, o que adianta construir um indicador, fazer a medição do desempenho e não usar a informação gerada? É o caso clássico do concurseiro, que passa um tempão fazendo um resumo que nunca mais vai ler, conforme pontua o manual: mede-se para controlar, melhorar o desempenho. Medidas têm que ser úteis, fazer sentido para orientar a gestão no dia a dia, a medição tem que ser orientada para a melhoria do desempenho, e a melhoria do desempenho tem que ser orientada pela medição. Deu para entender? Beleza.E por fim, o último mito, mito 4: Preciso, sobretudo, do sistema informático perfeito para isso. O problema é sempre do sistema, os gestores tendem a acreditar que tudo se resolve com um sistema de informática melhor, ele nem sabe o que quer, mas quer que o sistema produza todas as informações, para medir o desempenho com qualidade você precisa, na verdade, é de um bom modelo de mensuração, ou seja, um modelo que permita uma definição específica sobre o desempenho e, a partir daí, como mensurá-lo. Em bom português, antes de querer um sistema, você precisa separar o joio do trigo, separar aquilo que é importante do que não é importante, isso é construir o modelo, é como a construção de uma casa: antes de sair subindo o tijolo para todo o lado, você precisa de um projeto, um modelo a ser seguido na hora da construção, ao definir com clareza os fluxos, percebe-se que, em muitos casos, não são necessários sistemas informáticos mirabolantes, o feijão com arroz funciona bem. Uma frase que resume muito bem essa ideia e que está presente no GRE: primeiro, a sistemática, depois o sistema.Então é isso. Te espero no próximo áudio, para falarmos do modelo de mensuração do desempenho. Bons estudos, até mais!

03 - Indicadores – Parte 3

Administração Geral EmÁudio: Indicadores - Parte 4 E aí, meu caro amigo, vamos aprender mais um pouco? Nesse EmÁudio, estudaremos o modelo para mensuração do desempenho, então foco e vem comigo, aumenta esse som aí!Desempenho é a soma de esforços, mais resultados. Seguindo essa ideia, dentro do modelo de mensuração do desempenho são propostas 6 dimensões: 3 dimensões para esforço e 3 dimensões para os resultados. Nas dimensões de esforço, temos: economicidade, execução e excelência. Já nas dimensões de resultado, temos: eficiência, eficácia e efetividade. Ao combiná-las, temos uma aferição apropriada do desempenho.A Fundação Nacional da Qualidade traz as seguintes definições sobre cada um dos grupos de dimensões: Indicadores de esforço ou direcionadores, também conhecidos como driver ou ainda causadores de verificação. Drivers lead são aqueles que permitem medir a causa antes do efeito acontecer, servem para verificar se os planos ligados aos fatores críticas de sucesso estão sendo cumpridos. Indicadores de resultado ou resultantes, chamados também de outcomes ou ainda de efeito de controle ou lagging, são aqueles que medem o efeito após um certo tempo, ou seja, permitem saber se o que foi almejado foi obtido. Note que a classificação é bem simples, inicialmente, medimos se estamos indo no caminho certo.Indicadores de Esforço, esses indicadores são antes do resultado, como exemplo, temos o dia a dia do concurseiro, que pode adotar, como indicador de esforço, o número de horas líquidas por dia, depois de um certo tempo após a execução, utilizamos os indicadores de resultado para avaliar se o que foi almejado foi obtido. Dentro do nosso exemplo, é o momento pós-concurso, quando vemos se tivemos o desempenho esperado, se existe chances de nomeação etc. A partir dessas ideias básicas, vamos estudar em detalhe cada um dos indicadores. Preste muita atenção!- Eficiência: é a relação entre os produtos e serviços gerados outsputs, como os insumos utilizados, relacionando o que foi entregue e o que foi consumido de recursos, usualmente sob a forma de custos ou produtividade. Por exemplo, uma campanha de vacinação é mais eficiente quanto menor for o custo, ou seja, quanto menor for o custo da campanha, mantendo-se os objetivos propostos. Indicadores de eficiência podem ser encontrados na carta de serviços, com seus elementos de custos e informações de sistemas estruturantes do governo, como o CIAF. Costumo brincar que a eficiência é o indicador do concurseiro chorando as pitangas. "Eu estudei tanto, insumos para ter esse resultado, passei o carnaval inteirinho lendo o PDF daquele professor sem vergonha para acertar esse número de questões?" Note que o concurseiro chorão não está analisando o resultado em si, a aprovação ou não. Ele está analisando os insumos, ou seja, o esforço durante a preparação em relação ao resultado.A eficácia é a quantidade e qualidade de produtos e serviços entregues ao usuário, que é o beneficiário direto dos produtos e serviços da organização. Por exemplo, se na mesma campanha citada a meta de vacinação é imunizar 100 mil crianças e este número foi alcançado ou superado, a campanha foi eficaz. Indicadores de eficácia podem ser definidos a partir da carta de serviços do órgão. Note que o foco da eficácia está no resultado produzido. Atingiu a meta? Se sim, foi eficaz; se não, não foi eficaz.A eficácia é o indicador do concurseiro gavião, que é aquele concurseiro que já está com o couro mais grosso pelas lapadas que levou da vida, já foi reprovado por décimos na discursiva, já está em uns 4 cadastros de reserva e nada de sair a nomeação. Ele não está mais nem aí para abrir mão do Carnaval, já não se empolga se está no topo ou no final da lista, ele quer é entrar no serviço público e ver o dinheiro pingando na conta. Perceba que o concurseiro gavião já não liga para os insumos, foco é o resultado, ou seja, o foco é a eficácia.Já a efetividade: são os impactos gerados pelos produtos, serviços, processos ou projetos, a efetividade está vinculada ao grau de satisfação ou ainda ao valor agregado, a transformação produzida no contexto em geral, essa classe de indicadores mais difícil de ser mensurada, dada a natureza dos dados e o caráter temporal, está relacionada com a missão da instituição. Por exemplo, se uma campanha de vacinação realmente imunizar e diminuiu a incidência de determinada doença entre as crianças, a campanha foi efetiva. Indicadores de efetividade podem ser encontrados na dimensão estratégica do Plano Plurianual (PPA), a efetividade é o indicador do concursado, é quando o dinheiro já está pingando na conta e quando você já está trabalhando com o que sempre sonhou, é hora de sentir o impacto proporcionado pelo resultado que você conseguiu.A execução refere-se à realização dos processos, projetos e planos de ação conforme estabelecidos. Indicadores de execução podem ser encontrados no monitoramento das ações do PPA. A excelência é a conformidade a critérios e padrões de qualidade. Excelência para a realização dos processos, atividades e projetos na busca da melhor execução e economicidade, sendo um elemento transversal, indicadores e padrões de excelência podem ser encontrados no instrumento de avaliação da gestão pública (IAGP). E por fim, a economicidade, que está alinhada ao conceito de obtenção e uso de recursos com o menor ônus possível, dentro dos requisitos e da quantidade exigidas pelo Imput, gerindo adequadamente os recursos financeiros e físicos, indicadores de economicidade podem ser encontrados nas unidades de suprimentos.Apesar de não parecer, a ideia é que o modelo transmite é bem simples, o que o modelo representa, são aqueles conceitos dos seis "es" que vimos. Vamos fazer juntos alguns para você entender a ideia. Olhe para o quadradinho da eficiência, veja que ele possui duas linhas tracejadas, uma ligando aos insumos e outra ligando aos produtos, certo? Essa é exatamente a representação do conceito de eficiência que vimos, relação entre os produtos/serviços gerados (output) com os insumos utilizados. Agora, olhe para a eficácia, o quadrado da eficácia está ligado apenas aos produtos (outputs), isso porque a eficácia tem como foco os resultados. Atingiu os resultados? Se sim, foi eficaz; se não, não foi eficaz. A efetividade vai além dos resultados e está ligada ao quadrado dos impactos produzidos, ou seja, exatamente de acordo com o conceito que vimos: grau de satisfação ou ainda o valor agregado, a transformação produzida no contexto em geral, o mesmo ocorre com as dimenções de esforço, o modelo apenas ilustra o que vimos lá nos conceitos. Vamos ver se você já pegou o jeito. Se eu te perguntar, a excelência está associada a quais elementos da cadeia de valor? Oxe professor, é o que? Respira, olha o modelo e pensa mais um pouco. O que eu estou te perguntando em uma linguagem complicada é. A excelência está associada, ligada por meio de uma linha tracejada, a quais elementos da cadeia de valor? (Quadrados da Cadeia de Valor) Resposta: insumos e ações. Agora ficou tranquilo né? Terminamos a parte teórica da aula. No próximo EmÁudio, faremos um resumo de tudo o que foi estudado nesse módulo. Grande abraço, te espero lá!

04 - Indicadores – Parte 4

Gestão de Pessoas e Administração Geral EmÁudio: Indicadores de DesempenhoOlá! Voltei! Bora estudar os indicadores de desempenho? Vem comigo! Galera, indicador é uma função que permite que se obtenha informações sobre características, atributos e resultados de um produto, processo ou sistema ao longo do tempo.Um indicador é uma representação de uma dada realidade. Como os indicadores são instrumentos que contribuem para identificar e medir aspectos relacionados a um determinado fenômeno, eles devem ser medidos em conjunto de modo a evitar distorções no processo e não desalinhar outros critérios de avaliação.Então, podemos afirmar que os indicadores são métricas que fornecem informações sobre o desempenho, progresso ou resultado de determinadas atividades ou processos. Eles servem como fonte de dados tangíveis e mensuráveis que são essenciais para avaliar o desempenho. Eles são utilizados para comparar os resultados reais obtidos com as metas previamente estabelecidas. Essa comparação permite avaliar se os objetivos e metas foram alcançados, superados ou se ficaram aquém do esperado. Tudo bem até aqui? Vamos seguir...Falando em indicadores e métricas, bora falar sobre os seus tipos? Bora lá! Vamos começar pelos Indicadores Estratégicos!Esses indicadores são métricas utilizadas para medir o desempenho de uma organização em relação aos seus objetivos e metas de longo prazo.Eles são fundamentais para monitorar e avaliar o progresso em direção à realização da estratégia da empresa e tomar decisões informadas para alcançar o sucesso organizacional. Esses indicadores ajudam a direção da empresa a entender se as ações e iniciativas estão alinhadas com a visão e missão da organização, permitindo ajustes e melhorias contínuas para atingir o sucesso estratégico.Temos também os Indicadores de Eficiência, que medem o uso de recursos para alcançar um objetivo. Eles avaliam quão bem uma organização está usando seus recursos, como tempo e dinheiro, para realizar uma tarefa ou atividade.Os Indicadores de Eficácia avaliam a capacidade de uma organização em atingir seus objetivos e metas. Eles se concentram no resultado alcançado em relação ao planejado, sem considerar os recursos utilizados.Já os Indicadores de Efetividade, medem o impacto das ações e estratégias de uma organização na consecução de sua missão e na satisfação dos clientes ou partes interessadas.E aí, tá conseguindo me acompanhar? Vamos em frente! Temos também os Indicadores de capacidade, que avaliam a habilidade da organização em realizar suas atividades de forma consistente e sustentável. Eles podem estar relacionados à capacidade de pessoal, equipamentos, infraestrutura, entre outros.Os Indicadores de produtividade são aqueles que medem a relação entre a produção ou saída de uma organização e os recursos consumidos para obtê-la, geralmente expressos como uma razão ou relação.Já o Indicador de Processo, monitora e avalia o desempenho de um processo específico dentro da organização, geralmente relacionado a uma atividade-chave ou etapa crítica. O Indicador de Economicidade é uma métrica que avalia a eficiência e economia de recursos em uma determinada atividade, processo ou projeto. Ele é usado para determinar se uma alternativa ou abordagem está proporcionando uma utilização mais econômica dos recursos disponíveis em comparação com outras opções. E, por fim, o Indicador de execução. Esse indicador mede o quanto uma atividade ou projeto está sendo realizado de acordo com os prazos e requisitos estabelecidos, o que está relacionado à conformidade e ao cumprimento das etapas planejadas.Assunto entendido? Vou fazer uma pausa agora, beleza? Aproveita para beber uma água e se esticar um pouco! Daqui a pouco eu volto para falarmos do Balanced Scorecard! Até já!

05 - Indicadores de Desempenho

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