Função Arquivística, Criação e Produção
Olá, beleza! Bora iniciar a nossa primeira função arquivística. Então aumenta esse som aí, atenção em mim e vamos juntos.
A primeira função arquivística que nós vamos aprender é a criação e produção. Função arquivística, criação e produção diz respeito às intervenções que o arquivista deve fazer no processo de produção e criação de documentos, com o objetivo de só produzir o que é necessário da maneira mais eficiente possível. Como é professora, ora, o arquivista deve trabalhar junto com as áreas responsáveis por criar modelos de documentos, ajudando a criar estruturas padronizadas, fluxos de trabalho eficientes, racionalizando a criação de documentos e controlando a duplicidade de informações.
Vou te dar um exemplo na instituição em que eu trabalho. A produção de documentos e processos é feita por meio do sistema eletrônico de informações, sei por meio desse sistema. Nós inserimos os modelos de documentos mais usados pelos setores. Então, ao invés deles terem que inserir todas as informações quando vão criar um documento, já temos modelos pré-definidos para que somente as informações específicas daquele documento sejam inseridas em uma estrutura já criada. É muito mais fácil, sabe? É muito mais fácil só preencher do que criar do zero.
Nesse sentido, o setor de gestão documental e protocolo, que é o responsável pela gestão do sei, trabalha junto com as áreas para chegar ao melhor modelo. Para atender a todos nós arquivistas, também podemos trabalhar o conteúdo desses documentos, não somente a estrutura. Por exemplo, eu posso falar com a área responsável que o modelo de documentos que ele está solicitando já está incluído em um outro modelo que já está disponível no sistema. Dessa forma, eu evito a duplicidade de informações, evitando a criação de um modelo duplo.
O arquivista também pode trabalhar no fluxo de processos, revendo os procedimentos com as áreas, ao invés do documento passar do setor A para o setor B, para o setor C, para o setor D, ele pode passar do A para o B, caso o restante do fluxo seja desnecessário. Todas essas ações, pessoal, fazem parte da função de criação e aquisição de documentos e você pode lembrar dessa função sempre que buscar a padronização e a racionalização.
**Exemplo prá... Ler mais
Olá, beleza! Bora iniciar a nossa primeira função arquivística. Então aumenta esse som aí, atenção em mim e vamos juntos.
A primeira função arquivística que nós vamos aprender é a criação e produção. Função arquivística, criação e produção diz respeito às intervenções que o arquivista deve fazer no processo de produção e criação de documentos, com o objetivo de só produzir o que é necessário da maneira mais eficiente possível. Como é professora, ora, o arquivista deve trabalhar junto com as áreas responsáveis por criar modelos de documentos, ajudando a criar estruturas padronizadas, fluxos de trabalho eficientes, racionalizando a criação de documentos e controlando a duplicidade de informações.
Vou te dar um exemplo na instituição em que eu trabalho. A produção de documentos e processos é feita por meio do sistema eletrônico de informações, sei por meio desse sistema. Nós inserimos os modelos de documentos mais usados pelos setores. Então, ao invés deles terem que inserir todas as informações quando vão criar um documento, já temos modelos pré-definidos para que somente as informações específicas daquele documento sejam inseridas em uma estrutura já criada. É muito mais fácil, sabe? É muito mais fácil só preencher do que criar do zero.
Nesse sentido, o setor de gestão documental e protocolo, que é o responsável pela gestão do sei, trabalha junto com as áreas para chegar ao melhor modelo. Para atender a todos nós arquivistas, também podemos trabalhar o conteúdo desses documentos, não somente a estrutura. Por exemplo, eu posso falar com a área responsável que o modelo de documentos que ele está solicitando já está incluído em um outro modelo que já está disponível no sistema. Dessa forma, eu evito a duplicidade de informações, evitando a criação de um modelo duplo.
O arquivista também pode trabalhar no fluxo de processos, revendo os procedimentos com as áreas, ao invés do documento passar do setor A para o setor B, para o setor C, para o setor D, ele pode passar do A para o B, caso o restante do fluxo seja desnecessário. Todas essas ações, pessoal, fazem parte da função de criação e aquisição de documentos e você pode lembrar dessa função sempre que buscar a padronização e a racionalização.
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