Função Arquivística: Classificação
Aqui, jovem, tudo certo? Hora de falar da classificação, que é a segunda função arquivística.
Você já está acostumado com ela? Classificar significa ler o documento, entender a qual função ou atividade institucional ele faz referência e, ao fazer essa identificação, o responsável deve procurar em qual classe do plano de classificação da instituição essa função ou atividade identificada pode ser encaixada. Quando essa classe é encontrada, o código da classe deve ser anotado no canto superior direito do documento, caso estejamos falando de um documento em suporte físico, como papel, ou deve ser inserido no campo de descrição, caso estejamos falando de um sistema informatizado.
Professora, mas por que devemos identificar esse código? Cada código possui uma temporalidade de acordo com a tabela de temporalidade. Então, a partir desse código, vamos saber por quanto tempo cada documento vai ficar em cada fase do ciclo documental, arquivo corrente e intermediário, além de identificarmos se o documento será eliminado ou recolhido para arquivo permanente. Tudo isso acontece porque o documento foi classificado na origem.
Mas você deve estar se perguntando o que acontece se os documentos não receberem essa classificação. O que acontece é o que mais es... Ler mais
Aqui, jovem, tudo certo? Hora de falar da classificação, que é a segunda função arquivística.
Você já está acostumado com ela? Classificar significa ler o documento, entender a qual função ou atividade institucional ele faz referência e, ao fazer essa identificação, o responsável deve procurar em qual classe do plano de classificação da instituição essa função ou atividade identificada pode ser encaixada. Quando essa classe é encontrada, o código da classe deve ser anotado no canto superior direito do documento, caso estejamos falando de um documento em suporte físico, como papel, ou deve ser inserido no campo de descrição, caso estejamos falando de um sistema informatizado.
Professora, mas por que devemos identificar esse código? Cada código possui uma temporalidade de acordo com a tabela de temporalidade. Então, a partir desse código, vamos saber por quanto tempo cada documento vai ficar em cada fase do ciclo documental, arquivo corrente e intermediário, além de identificarmos se o documento será eliminado ou recolhido para arquivo permanente. Tudo isso acontece porque o documento foi classificado na origem.
Mas você deve estar se perguntando o que acontece se os documentos não receberem essa classificação. O que acontece é o que mais es... Ler mais