Arquivologia EmÁudio - Programa de Gestão Documental

Fala meu povo. Bora ser aprovado? Som na caixa e foco

Hora de aprender sobre o programa de Gestão Documental. Jovem a Lei 8.159/1991 que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados em seu artigo 3º diz que: considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente, ou seja, gestão de documentos são ações relativas à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em idade corrente e intermediária.

Sim, no arquivo permanente não há gestão documental e como num passe de mágica, você acabou de conhecer as fases que compõem um programa de gestão de documentos. Ah, professora, mas o ciclo vital não resolve o problema dos arquivos? A gente já estudou toda a sistemática de movimentação de documentos, então para que serve esse programa de gestão de documentos?

Ótima pergunta jovem. Olha só, a teoria das três idades ou ciclo vital sistematiza a movimentação da documentação, mas é o programa de gestão documental que ramifica as atividades que ocorrem quando o ciclo documental está estabelecido. É como se o ciclo documental fosse o esqueleto humano e o programa de gestão de documentos fosse todos os órgãos que compõem o corpo humano. Então vamos aprender as atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos. Você vai ver que já tratamos dessas atividades em diversos momentos do nosso curso. Bora lá.

Produção: a produção é o momento de criação dos documentos diante da necessidade de registrar uma atividade que reflete as funções da instituição. No momento de produção dos documentos, o arquivista deve ser um profissional atuante nos seguintes pontos: intervir para que só documentos realmente necessários para a consecução das atividades sejam criados; recomendar a racionalização da produção de documentos, evitando cópias e vias desnecessárias; propor a criação de/ou eliminação de modelos de documentos diante da análise do projeto; propor a criação de ou eliminação de modelos de documentos diante da análise d... Ler mais