Green - Módulo

Arquivologia

Olá! Neste módulo iremos estudar SIGAD e E-ARQ e no final faremos o nosso famoso resumão EmÁudio!

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Duração Total: 31 minutos 18 segundos
Professora: Serenna Alves

MÓDULO 17

SIGAD e E-ARQ

Arquivologia EmÁudio: Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - SIGADOlá, amigo aluno! Tudo bem com você? Vamos dar início a mais um módulo de arquivologia aqui no em áudio. Nas próximas aulas, vamos falar sobre os sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. O chamado SIGAD. Está pronto? Aumente o volume e venha comigo nesta jornada. Os sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos os SIGADs nasceram da necessidade de sugerir os documentos digitais diante da nova realizada de produção, utilização, tramitação, avaliação e arquivamento em suporte digital. Você vai se lembrar que, nas aulas anteriores, eu disse que não existe diferença na aplicação de procedimentos arquivísticos em relação aos suportes documentais. Certo? Sim. Eu sempre digo que não importa o material em que a informação está registrada. Os procedimentos arquivísticos deverão ser aplicados da mesma forma.Entretanto, pessoal, pela lógica, há certas peculiaridades em cada suporte documental que vão precisar de uma adaptação por parte dos procedimentos arquivísticos. Em relação à preservação, por exemplo, eu trato um pergaminho diferente da forma como eu trato um papel. Certo? Até porque o material que constitui o suporte é diferente, então isso vai exigir procedimentos diferentes. Aqui estamos falando de uma adaptação e não que o uso de um determinado tipo de suporte afasta a necessidade de procedimentos arquivísticos como as bancas amam falar.A mesma coisa acontece com os documentos digitais. Eles vão exigir o uso, por exemplo, de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, SIGAD, para que os procedimentos de gestão documental possam ser aplicados. Achei interessante te proporcionar essa pequena contextualização, porque é preciso que você saiba em que momento o SIGAD se encaixa na arquivologia e acredito que, dessa forma, você vai entender o motivo de estarmos estudando essa matéria.Para resumir o que falei. Os sistemas informatizados de gestão arquivística, de documentos SIGADs partem dos mesmos princípios da gestão de documentos convencional. Entretanto, ao invés de trabalharmos com documentos convencionais, vamos trabalhar com documentos digitais. Ao invés de trabalharmos com a gestão documental tradicional, vamos trabalhar com a gestão documental em sistema computacional. Nas próximas aulas em áudio, vou chamar os sistemas informatizados de gestão arquivística, de documentos, apenas de SIGAD. Tudo bem. Falo com você em uma próxima aula, quando irei abordar com mais ênfase alguns pontos importantes para sua prova de arquivologia. Até mais.

01 - Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD

Arquivologia EmÁudio: E-ARQ BrasilOlá! Como vai você? Prontos para mais uma aula em áudio sobre arquivologia? Hoje vamos falar sobre E-ARQ Brasil. Aumente o volume e venha comigo.O E-ARQ Brasil é o modelo de registros para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. Na aula anterior, falamos que os SIGADs são necessários porque precisamos fazer a gestão arquivística de documentos digitais. Certo? Estamos produzindo documentos em suporte digital. Portanto, devemos fazer a gestão desses documentos a partir de um SIGAD.Essa gestão digital que eu tanto falo não pode ser feita de qualquer maneira, temos que partir de certos requisitos para termos um bom SIGAD, do contrário, sabe o que vai acontecer? A mesma coisa que acontece com os documentos em suporte convencional: a formação de uma massa documental acumulada, da qual não sabemos nada sobre eles. Isso é péssimo. Porque se você acha que um amontoado de caixas é ruim, você não tem ideia do que é um amontoado de pen drives, CDs. As caixas, pelo menos estão ali. Você vê. Já os documentos digitais não são palpáveis, sabe? É difícil até de materializar o problema. Então, já que não se pode fazer uma gestão de documentos digitais igual à casa da mãe Joana, temos que ter um modelo que vai nos ajudar a fazer essa gestão bem feita. Entende? É aí que entra o nosso querido E-ARQ Brasil. Ele é o modelo de requisitos para que eu tenha um bom SIGAD, um SIGAD eficiente que proporcione uma gestão documental digital funcional, assim como a gestão documental convencional.Antes de voltarmos para o SIGAD, quero te falar da estrutura do Brasil, porque você vai ver que uma parte dele estuda os SIGADs e a outra parte estuda E-ARQ. Dentro do E-ARQ temos duas partes. A primeira vai tratar da gestão de documentos arquivísticos, das responsabilidades de como se implanta essa gestão, quais são os procedimentos envolvidos, quais são os instrumentos utilizados. Essas coisas. Já a segunda parte vai estabelecer os requisitos para que um SIGAD exista com base em aspectos e funcionalidades. Neste momento, isso é tudo que você precisa saber sobre E-ARQ Brasil. Nas próximas aulas, irei abordar mais a fundo tanto o SIGAD e o E-ARQ Brasil. Falo com você nas próximas aulas. Até logo.

02 - E-ARQ Brasil

Arquivologia EmÁudio: SIGADOlá, aluno! Pronto pra mais uma aula em áudio de arquivologia? Nesta aula, irei abordar de forma mais detalhada o que é o SIGAD. Preparados? Aumente o volume e venha comigo.Nas aulas passadas falei pra você que devemos utilizar um SIGAD porque produzimos, utilizamos, tramitamos, avaliamos e arquivamos documentos digitais. Certo?Partindo desse contexto, queria que você ouvisse atentamente o conceito de SIGAD que o próprio E-ARQ Brasil definiu. O SIGAD é uma solução informatizada que visa o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos.O SIGAD ainda pode compreender um software particular ou um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda.Bem, podemos ver que, neste conceito, um SIGAD vai gerir documentos orgânicos. Documentos orgânicos são aqueles que foram produzidos ou recebidos no decorrer das atividades de uma instituição para que suas funções pudessem ser desenvolvidas. Do contrário, teríamos somente um sistema informatizado qualquer. Certo?Além disso, essas características que dizem que um SIGAD pode compreender um software particular ou um determinado número de softwares integrados que podem ser adquiridos ou desenvolvidos por encomenda caem em prova.Outra coisa que eu posso dizer a você é que o E-ARQ Brasil levantou uma série de requisitos que um sistema deve ter para ser caracterizado como um SIGAD. Ouça bem. Alguns dos requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD são: a captura, o armazenamento, a indexação e a recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos e de todos os componentes digitais do documento arquivístico.O E-ARQ também traz como requisito a gestão de documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos. Além do estabelecimento de relacionamento entre documentos digitais e não digitais. Também são requisitos a aplicação da tabela de temporalidade, assim como o apoio à preservação dos documentos. Além da exportação de documentos para realizar a transferência ou o recolhimento. Vamos mais a fundo?Isso quer dizer que se eu tenho um SIGAD que não faz a gestão de documentos a partir do plano de classificação, então a gente não tem um verdadeiro SIGAD. Todos esses pontos são necessários para uma boa gestão de documentos e para que o SIGAD funcione de forma eficiente.Preste bem atenção. Esses requisitos são os mesmos necessários à gestão documental dos documentos convencionais, só que agora estamos aplicando em documentos digitais.Além do conceito de SIGAD e dos requisitos, quero trabalhar com vocês alguns pontos meio descontextualizados, mas que caem em prova. Aumente o volume que aí vai.O SIGAD é aplicado nos arquivos correntes e intermediários. Estamos falando de gestão de documentos, certo? Sabemos que a gestão de documentos é aplicada nas fases corrente e intermediária, então o mesmo vai acontecer com o SIGAD.Quando um SIGAD deixa de existir por algum motivo, os documentos devem ficar acessíveis para a consulta. O cumprimento da tabela de temporalidade deve ocorrer da mesma forma, assim como a transferência e o recolhimento.Ah, outros documentos não podem ser inseridos nesse sistema. É como se estivéssemos tratando de um fundo fechado. Um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e assim como acontece na gestão arquivística convencional, a política arquivística deve existir previamente, pois ela norteará o SIGAD. Além disso, o SIGAD leva em consideração a organicidade dos documentos. Estou te falando isso porque a banca vai comparar com a gestão eletrônica de documentos que trata os documentos de maneira compartimentada, diferentemente da concepção orgânica do SIGAD. Bem, era isso que eu tinha pra te falar sobre SIGAD. Não é tão difícil assim, né? Na próxima aula, vou dar continuidade ao nosso estudo do E-ARQ.

03 - SIGAD

Arquivologia EmÁudio: E-ARQ BrasilOlá, querido aluno! Tudo bem? Vamos dar sequência ao nosso estudo sobre arquivologia. Hoje, mais precisamente, é o E-ARQ Brasil. Preparado? Aumente o volume e venha comigo.Nas aulas anteriores, eu já contextualizei para você o que é o E-ARQ Brasil. Boa parte dos documentos hoje em dia estão sendo produzidos digitalmente. Portanto, tenho que fazer a gestão digital por meio do SIGAD. Só que o SIGAD não pode ser a casa da mãe Joana. Por isso, temos que melhorar o sistema existente a partir de requisitos pré-definidos.Qual instrumento proporciona esses requisitos? E-ARQ Brasil, antes que eu possa falar do E-ARQ, quero que você pense nele assim. A gestão convencional de documentos tem que ter um plano de classificação certo. Então, no SIGAD, eu tenho que utilizar um plano de classificação. Se eu tenho que utilizar o plano de classificação, o E-ARQ vai me dizer quais são os requisitos necessários em nível de importância que eu devo ter no meu SIGAD sobre o plano de classificação. Isso é o E-ARQ. Ele vai dizer como todos os procedimentos de gestão arquivística devem funcionar em nível de importância dentro de um SIGAD. Sabendo disso, agora quero que você se atente aos requisitos. Os requisitos foram classificados de acordo com o grau maior ou menor de exigência para que o SIGAD possa desempenhar suas funções. Eles podem ser obrigatórios, altamente desejáveis ou facultativos.Vou explicar um pouco melhor. Os requisitos obrigatórios são aqueles que o SIGAD tem que fazer alguma coisa. Ou seja, é um requisito imprescindível. Um exemplo: o SIGAD tem que incluir e ser compatível com o plano de classificação do órgão. Os altamente desejáveis são indicados pela frase "O SIGAD deve fazer algo". O "deve" aqui é no sentido de altamente desejável. Vamos ao exemplo: o SIGAD deve permitir que usuários autorizados tornem inativa uma classe em que não sejam mais classificados documentos.Por fim, o facultativo estará expresso com o seguinte exemplo: o SIGAD pode fazer alguma coisa, ou seja, é opcional. Outro exemplo: o SIGAD pode prever pesquisa e navegação na estrutura do plano de classificação por meio de uma interface gráfica.Agora vamos falar um pouco das características do E-ARQ. Sem medo, tudo bem? A instituição pode decidir utilizar os requisitos do E-ARQ para implantar um SIGAD do zero ou avaliar um sistema que já existe para verificar se ele possui as características necessárias para que seja considerado um SIGAD. Então, se for do zero, o sistema já vai ser implantado certinho. Já existe um sistema, vamos analisar se ele contém os requisitos obrigatórios, altamente desejáveis ou facultativos.Ao final dessa análise, vamos saber se o sistema já existente está compatível com os requisitos do E-ARQ. Sabendo disso, a instituição terá que trabalhar para atingir os cem por cento. Outra coisa importante, o E-ARQ pode ser aplicado em sistemas que produzem e mantêm somente documentos digitais, mas que também podemos aplicá-lo em sistemas que utilizam documentos digitais e convencionais. Pois é, isso é possível e cai em prova.Em relação aos documentos convencionais, o sistema vai incluir o registro das referências nos metadados. Já no caso dos documentos digitais, o sistema inclui os próprios documentos. Agora um ponto importantíssimo: o E-ARQ é aplicável no setor público e privado de qualquer esfera, voltado para todas as especialidades e para os documentos finalísticos e administrativos. Ou seja, todo mundo pode usar o modelo de requisitos.Bem antes de terminar a aula, quero trazer uma curiosidade. Foi por meio do Conarq que a Câmara técnica de Documentos Eletrônicos, o CTDE, redigiu o modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, o E-ARQ Brasil. Com esta informação, encerro mais uma aula em áudio com você. Fique atento! Fique bem. Foco nos estudos. Falo com você em uma próxima aula. Até mais.

04 - E-ARQ Brasil

Arquivologia EmÁudio: Aspectos de Funcionalidade Referentes ao E-ARQ Brasil - Parte UmOlá, amigo aluno! Tudo bem com você? Vamos falar nesta nossa aula em áudio sobre os aspectos de funcionalidade referentes ao E-ARQ Brasil. Então aumente o volume e venha comigo para mais uma aula de arquivologia.Você se lembra que eu falei que os requisitos são analisados a partir de diversos aspectos? Pois é, eu quero trabalhar agora com você, alguns deles dando pelo menos um exemplo de requisito. Não vou trabalhar todos os aspectos porque não acho necessário. O que quero é que você entenda a estrutura.Neste momento quero que você ouça bem os requisitos que vou trabalhar agora e que você perceba que os requisitos de exemplo que utilizei podem ser definidos intuitivamente, como a obrigatoriedade com os altamente desejáveis e os facultativos. Eu não acho que a banca vai chegar nesse nível de cobrança com você. Não acho mesmo. Se chegar, eu quero que você use o seu senso para analisar se aquele requisito dentro de um SIGAD. Isso também vai ajudar você nesse requisito dentro da gestão convencional. Quero apenas que você entenda sem decoreba. Tudo bem? Combinado?Então vamos lá. Um dos aspectos de funcionalidade é a organização dos documentos arquivísticos dentro do plano de classificação e manutenção dos documentos. Primeiro temos a configuração e a administração do plano de classificação do SIGAD. Cada SIGAD tem que permitir que os usuários autorizados acrescentem novas classes sempre que necessário. Isso é um tanto que óbvio, pois se os usuários autorizados não puderem inserir uma nova classe, quem vai poder fazer isso? Então é obrigatório que o sistema preveja essa ação.Seguindo, temos a classificação e metadados das unidades de arquivamento. Nas referências contidas nos documentos, diz que um SIGAD tem que utilizar o termo completo da classe para identificar uma unidade de arquivamento, sempre partindo do geral para o particular. O registro deve ser completo segundo esse requisito.Outro requisito é o gerenciamento dos dossiês ou processos. Uma das referências diz que o SIGAD tem que permitir que usuários autorizados efetuem a consulta aos dossiês ou processos encerrados. Esses processos ou dossiês encerrados podem não ser de interesse para a administração, mas certamente terão que ser analisados pela equipe de gestão documental, por exemplo, para aplicar procedimentos arquivísticos. É obrigatório que esses usuários possam consultá-los.Entre os requisitos adicionais para o gerenciamento de processos, temos um exemplo em que diz que o SIGAD tem que prever os documentos integrantes de um processo digital e que esse processo deva receber uma numeração sequencial sem falhas. Essa numeração é um controle, logo é algo obrigatório. Todo o processo deve ter a sua numeração.Vamos dar sequência agora aos requisitos de volumes, com suas respectivas aberturas, encerramentos e metadados. Em uma das referências do E-ARQ, diz que o SIGAD tem que impedir a reabertura para acréscimo de documentos de um volume que já foi encerrado. Se um volume já foi encerrado, então documentos não podem ser inseridos. É como o conceito de fundo fechado, lembra?Bem simples. Ainda temos o gerenciamento de documentos e processos arquivísticos convencionais e híbridos. Ouça o que diz o E-ARQ Brasil: um SIGAD tem que capturar documentos, dossiês ou processos convencionais e gerenciá-los da mesma forma que os digitais. Lembra que te falei que o E-ARQ pode ser aplicado somente em documentos digitais, mas que também podemos aplicá-lo em sistemas que utilizam documentos convencionais e digitais ao mesmo tempo? Pois é, é disso que esse requisito fala. O gerenciamento é o mesmo, respeitando as especificidades de cada um.Para que essa aula não fique tão longa, vou dar uma pausa por aqui. Ainda vou falar com você sobre a tramitação e o fluxo de trabalho. Então falo com você na próxima aula. Até lá!

05 - Aspectos de Funcionalidade Referentes ao E-ARQ Brasil – Parte 1

Arquivologia EmÁudio: Aspectos de Funcionalidade Referentes ao E-ARQ Brasil - Parte DoisOlá, amigo aluno! Nesta aula em áudio vou dar sequência aos aspectos de funcionalidade referentes ao E-ARQ Brasil. Hoje vou falar sobre a tramitação e o fluxo de trabalho, além de abordar um pouco da captura. Vamos nessa? Aumente o volume aí e venha comigo.Dando início à tramitação e o fluxo de trabalho vamos falar sobre como funciona esse controle do fluxo de trabalho, conforme o E-ARQ. De acordo com o E-ARQ Brasil, um dos requisitos é que o fluxo de trabalho de um SIGAD deva permitir o uso de correio eletrônico. Aqui não é uma restrição, pode ser por correio eletrônico ou qualquer outro meio, e é desejável que exista essa abertura.Já sobre o controle de versões e do status do documento, o E-ARQ Brasil diz que um siga tem que ser capaz de controlar diversas versões de um documento que já está tramitando, ou seja, um documento pode ter sido produzido em diversas versões. O que vai valer é a versão final, mas as identificações das versões anteriores devem aparecer.Agora vou falar um pouco sobre a captura. Com o andamento da aula, você irá entender do que se trata tudo. Beleza? Um dos requisitos da captura são os procedimentos gerais. Um exemplo é trazido no nosso E-ARQ Brasil diz que um siga pode automatizar a produção de documentos por meio de exibição e formulários e modelos pré-definidos pelo Programa de Gestão Arquivística de Documentos. Veja só o pode aqui. Essa automatização é boa e pode ser uma ação desenvolvida pelo arquivista junto às áreas, mas não é obrigatório. Beleza?Dando seguimento, agora vou trazer alguns exemplos da captura em lote. O E-ARQ Brasil em um dos seus requisitos, diz que um siga tem que proporcionar a captura em lote de documentos gerados por outros sistemas. Se os documentos foram gerados por outro sistema, a captura deve ocorrer em lote, ou seja, todo o conjunto documental deve ser importado e não documento por documento. Mas e a captura de mensagens de correio eletrônico? O E-ARQ também fala sobre? Sim. Um dos requisitos, diz que o SIGAD deve assegurar a captura do nome e não só do endereço eletrônico. Isso porque a captura somente do endereço dificulta o processo de identificação. O endereço deve ser ligado à pessoa e o SIGAD tem que prever essa questão.Deu pra entender mais ou menos como funcionam os requisitos dentro das categorias? Como eu disse, não acho que a banca vai cobrar nesse nível, mas eu não poderia deixar de passar pra você.Pessoal, antes de finalizar o nosso conteúdo, quero passar mais uma informação pequena pra você. Não acho que vai cair, mas prefiro pecar pelo excesso do que pela falta. Existe dentro da parte da estrutura do E-ARQ, uma parte que fala de meta dado.Os meta Dados são trabalhados no E-ARQ Brasil para complementar os requisitos do SIGAD, não se buscou fazer um detalhamento de meta dados para implementação de um SIGAD, e sim de fazer uma especificação de um esquema de meta dados em termos conceituais ia que organizou os meta dados por entidades. Atente se a sequência: classe, documentos, eventos de gestão, agente evento de preservação e componente digital.E é isso. Não acho que vai cair, mas é bom vocês saberem dessa classificação. E aí, a aula foi difícil? Não, né? Pelo menos estamos melhor do que iniciamos e isso você tem que concordar. Encerramos por aqui as nossas aulas sobre o SIGAD e o E-ARQ. Falo com você em uma próxima oportunidade. Até mais.

06 - Aspectos de Funcionalidade Referentes ao E-ARQ Brasil – Parte 2

Arquivologia EmÁudio: Resumão EmÁudio sobre SIGAD e E-ARQE aí, querido concurseiro e concurseira. Tudo bem? Você está pronto pra iniciar nosso resumão? Aumenta o som aí.Jovem, os sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos SIGAD'S nasceram da necessidade de se gerir os documentos digitais. SIGAD é uma solução informatizada que visa o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos.Pode compreender um software particular ou um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda. O SIGAD é aplicado nos arquivos correntes e intermediários. Além disso, você precisa lembrar que a política arquivística deve existir previamente e que JED é a gestão compartimentada e nem sempre leva em conta a teoria das três idades. E-ARQ é o modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. Tranquilo até aqui, jovem? Vamos seguir. A instituição pode decidir utilizar os requisitos do E-ARQ para implantar um SIGAD do zero ou avaliar um sistema que já existe. O E-ARQ pode ser aplicado em sistemas que produzem e mantêm somente documentos digitais mas também podemos aplicá-lo em sistemas que utilizam documentos digitais e convencionais. Ah, e o E-ARQ é aplicável no setor público e privado de qualquer esfera, voltado para todas as especialidades e para os documentos finalísticos e administrativos. Além disso, o E-ARQ organizou os metadados por Entidades, Classe Documento, Evento de Gestão, Agente, Evento de preservação e Componente digital. Assunto revisado e entendido? Pronto pra ser aprovado? Maravilha. Fico por aqui. Obrigado mais uma vez pela companhia. Bons estudos. Conte comigo! Abraços.

07 - Resumão EmÁudio Sobre SIGAD e E-ARQ

ArquivologiaMÓDULO 17SIGAD e E-ARQSerenna Alves

Serenna Alves

01 - Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD

02 - E-ARQ Brasil

03 - SIGAD

04 - E-ARQ Brasil

05 - Aspectos de Funcionalidade Referentes ao E-ARQ Brasil – Parte 1

06 - Aspectos de Funcionalidade Referentes ao E-ARQ Brasil – Parte 2

07 - Resumão EmÁudio Sobre SIGAD e E-ARQ

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MÓDULO 17
SIGAD e E-ARQ

Serenna Alves