Green - Módulo

Arquivologia

Olá! Neste módulo iremos estudar os Métodos de Arquivamento e no final faremos o nosso famoso resumão EmÁudio!

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Duração Total: 1 hora 11 minutos 3 segundos
Professora: Serenna Alves

MÓDULO 12

Métodos de Arquivamento

Arquivologia EmÁudio: Métodos de Arquivamento e Organização de Documentos de Arquivo.Olá querido aluno e aluna! Seja bem-vindo a mais um módulo do curso de arquivologia. Vamos iniciar nosso estudo sobre os métodos de arquivamento e a organização de documentos de arquivo. Atenção máxima, ok? Esse assunto é muito importante, então pode aumentar o som no máximo vamos começar.A arquivologia atual está num patamar de desenvolvimento crescente. A gestão de documentos está voltada para a informatização, controle de processos, racionalização de suportes convencionais, acesso integrado e organização sistêmica. Essa evolução tecnológica favorece a função principal dos arquivos, que é tornar as informações disponíveis para que as atividades das instituições possam ser desenvolvidas. Mas tudo só será possível se os documentos estiverem classificados e organizados. Não é verdade?Para organizar os acervos arquivísticos, utilizamos os métodos de arquivamento de documentos. A escolha do método de arquivamento adequado vai depender do ramo de atividade da instituição, de sua estrutura, de suas funções, da quantidade de documentos a serem organizados e de outros quesitos que interfiram no acesso aos documentos.Nessa aula vamos aprender todos os métodos de arquivamento disponíveis de forma geral, mas só vamos aprofundar nos que nos interessam para nível de prova, ok concurseiro? Para você ficar bem situado, nosso voo será feito da seguinte forma: 1 Estrutura dos métodos de arquivamento2 Conceitos relacionados ao método 3 Exemplo prático de cada método 4 Questão de fixaçãoFicamos por aqui, no próximo áudio vamos estudar sobre a estrutura dos métodos de arquivamento. Vou te esperar lá. Abraços.

01 - Métodos de Arquivamento e Organização de Documentos de Arquivo

Arquivologa EmÁudio - Estrutura Dos Métodos De ArquivamentoFala galera! Neste áudio, o nosso tema é a estrutura dos métodos de arquivamento. Aumente o som e Bora lá. Os métodos de arquivamento se subdividem em duas classes: os métodos básicos e os métodos padronizados. Primeiro, vamos falar do método básico. Os métodos básicos se dividem em quatro tipos. São eles: 1- alfabético, 2- geográfico, 3- numérico e 4- ideográfico. Cada um desses métodos básicos possuem suas subdivisões. Por exemplo, no método básico numérico temos a divisão em simples, cronológico e dígito terminal. Já no método básico ideográfico temos a divisão em alfabético e numérico. Outro numérico aqui, enquanto o alfabético é dividido em enciclopédico e dicionário, o numérico é dividido em duplex, decimal e uni-termo ou indexação coordenada.Enfim, são várias divisões dentro das divisões, é assim mesmo. Agora vamos para os métodos padronizados, que são divididos em cinco tipos. São eles: 1- variadex, 2- automático, 3- saudex, 4- mnemônico e 5- ronio. Vários nomes estranhos, né? Pelo menos é uma forma de você gravar. Pense assim, métodos básicos são mais básicos, mais intuitivos, como alfabético, geográfico, numérico e hideográfico. Já o método padronizado é aquele de nomes estranhos: variadex, automático, saudes, mnemônico e ronio.Até aqui, tudo bem? Então, prosseguindo, vale a pena informar que além do método básico e método padronizado, ainda temos um terceiro método que se chama alfanumérico. Não vou entrar em detalhes sobre ele agora, mas vale a pena você saber que também é uma forma de organização.Os métodos de arquivamento básico e padronizados podem ser classificados em dois sistemas: Sistema direto ou sistema indireto. Essa classificação se refere ao modo como o documento pode ser buscado e acessado Enquanto no sistema direto, a busca do documento é feita sem a necessidade de um instrumento adicional. Se há necessidade de encontrar o documento, deve-se dirigir ao local onde ele se encontra armazenado. No sistema indireto, a localização do documento depende de um instrumento adicional denominado índice ou código.Sabendo dessas classificações, vamos conhecer os métodos básicos, padronizados e o método alfanumérico. Ah, importante, saiba que a escolha dos métodos de arquivamento não precisa ser exclusiva, ok? Isso quer dizer que pode sim ser utilizado apenas um método ou mesmo uma combinação deles. Encerramos por aqui essa introdução. No próximo áudio, veremos em mais detalhes sobre os métodos básicos. Fique comigo.

02 - Estrutura dos Métodos de Arquivamento

Arquivologia EmÁudio - Métodos Básicos de ArquivamentoOlá querido, amigo e amiga. Como prometido, neste áudio vamos estudar um pouco mais sobre os métodos básicos de arquivamento. Força aí e vamos lá só na caixa, como vimos na nossa estrutura.Os métodos básicos são divididos em quatro. Vou repetir: 1- alfabético, que será no sistema direto; 2- geográfico, que também será no sistema direto; 3- numérico, que será no sistema indireto e será dividido em simples; cronológico e dígito terminal; e por fim, 4- ideográfico, que será indireto. O ideográfico, é dividido em alfabético e numérico, enquanto o alfabético é dividido em enciclopédia e dicionário, o numérico é dividido em duplex, decimal e unitermo ou indexação coordenada.Atenção: guarde quais são diretos ou indiretos porque cai na prova. Então vou repetir: os métodos básicos, os que são diretos são o alfabético e o geográfico; e os que são indiretos são o numérico e o ideográfico. Fixou? Ótimo. Agora vamos estudar cada um dos métodos básicos, começando pelo método alfabético. No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para numerar a pasta é o nome. Já o sistema é direto, pois não exige instrumento adicional para que os documentos sejam encontrados.As vantagens do método alfabético é que é um método fácil, rápido de ser aplicado e barato. As desvantagens estão quando o volume de documentos for grande. Os erros de alfabetização tendem a ser altos, portanto é um método recomendado para uma quantidade de documentos menor. Esse método possui treze regras de alfabetação. O mais extenso deles então fique firme até o final porque os outros não terão tantas possibilidades assim, ok.Antes de começar as regras, saiba que prenome, nome é o nome próprio. Sobrenome é o nome da família, exemplo: Meu nome é Serena Tarine Alves de Souza. Sim, minha mãe não foi muito gentil comigo, então o meu prenome é Serena Tarine. Já o meu sobrenome é Alves de Souza e assim ficamos por aqui.Nosso próximo áudio será sobre as regras do método alfabético. Vou te esperar lá, hein? Abraços.

03 - Métodos Básicos de Arquivamento

Arquivologia EmÁudio - Regras do Método Alfabético - Parte ICaro aluno e aluna, atenção máxima, pois nosso áudio de agora é sobre as regras do método alfabético. Som na caixa.Vamos estudar as treze regras do método alfabético. Vou iniciar com números para que você possa identificar qual é o elemento que está determinando a alfabetação. Vou ler:Regra 1: nos nomes de pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome.Vamos imaginar que você trabalha na Globo e precisa organizar as pastas funcionais da Anitta, Bruna Marquezine, Camila Pitanga e Glória Menezes. Nomes completos originais:- Larissa de Macedo Machado- Bruna Reis Maia- Camila Manhães Sampaio- Nilcede Soares MagalhãesEssas pastas funcionais ficariam arquivadas da seguinte maneira:- Machado, Larissa de Macedo- Magalhães, Nilcede Soares- Maia, Bruna Reis- Sampaio, Camila ManhãesMas, se a Bruna Marquezine e a Anitta tivessem sobrenomes iguais, quem viria primeiro? Se elas se chamassem Larissa de Macedo Machado e Bruna Reis Machado, o que prevaleceria é a ordem alfabética do prenome - nome.Vamos ver:- Larissa de Macedo Machado- Bruna Reis Machado- Camila Manhães Sampaio- Nilcede Soares MagalhãesEssas pastas funcionais ficariam arquivadas da seguinte maneira:- Machado, Bruna Reis- Machado, Larissa de Macedo- Magalhães, Nilcede Soares- Sampaio, Camila ManhãesRegra 2: Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.Vamos aos exemplos. Vou citar:- Mariana Casa Alta- Gustavo Villa-Lobos- Augusto Lagoa Grande- Jonathan Monte VerdeEssas pastas funcionais ficariam arquivadas da seguinte maneira:- Casa Alta, Mariana- Lagoa Grande, Augusto- Monte Verde, Jonathan- Villa-Lobos, GustavoVamos agora para a terceira regra. Fique atento.Regra três: Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo, São - seguem a mesma regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplos:- João de Santo Cristo- Maria Santa Lúcia- Jair São JoãoEssas pastas funcionais ficariam arquivadas da seguinte maneira:- Santa Lúcia, Maria- Santo Cristo, João de- São João, JairRegra quatro: As iniciais abreviaturas de prenomes vêm antes na classificação de sobrenomes iguais. Vamos aos exemplos a seguir:- S. Alves, Suzana Alves, Samyra AlvesEssas pastas funcionais ficariam arquivadas da seguinte maneira:- Alves S. - Alves Samyra- Alves SuzanaEncerramos por aqui para não ficar cansativo. Vou te esperar no próximo áudio para dar continuidade a partir da regra cinco. Um abraço.

04 - Regras do Método Alfabético – Parte 1

Arquivologia EmÁudio - Regras do Método Alfabético - Parte IIOlá concurseiro e concurseira, sem mais enrolação. Vamos dar continuidade às regras do método alfabético a partir da regra cinco. Som na caixa.Regra cinco: Os artigos e preposições, tais como a, o, de, da, do e um, uma, não são considerados. Importante ver também a regra número nove. Vamos aos exemplos. Vou citar: Agenor de Miranda; Plínio de Andrade; Ronaldo da Fonseca, Cesar do Valle. Essas pastas funcionais ficariam arquivadas da seguinte maneira: Andrade, Plínio D.; Fonseca, Ronaldo Da.; Miranda, Agenor D.; Vale, César Do.Regra seis: Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Agora os exemplos: Ricardo Souza Filho, Caio Silva Júnior, Fausto Soares Sobrinho, Luiz Costa Neto. Essas pastas funcionais ficariam arquivadas da seguinte maneira: Costa Neto, Luiz; Silva Júnior, Caio; Soares Sobrinho, Fausto; Souza Filho, Ricardo.Ah, Professora, mas se o sobrenome, nome e o sobrenome forem iguais, qual vem primeiro? Nesse caso, os graus de parentesco servem como elemento de distinção. Veja só: Fausto Soares Sobrinho, Fausto Soares Neto, Fausto Soares Filho, Fausto Soares Júnior. Essas pastas funcionais ficariam arquivadas da seguinte maneira: Soares Filho, Fausto; Soares Júnior, Fausto; Soares Neto, Fausto; Soares Sobrinho, Fausto.Tá conseguindo acompanhar? Ótimo. Vamos continuar. Regra sete: Os títulos não são considerados na alfabetização. São colocados após o nome completo, entre parênteses. Vamos aos exemplos a seguir: Professora Serena Alves, General Erick Alves, Presidente Ronaldo Fonseca, Doutor Arthur Lima. Essas pastas funcionais ficariam arquivadas da seguinte maneira: Alves, Eric (General); Alves, Serena (Professora); Fonseca, Ronaldo (Presidente); Lima, Arthur (Doutor).Regra oito: Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais. Ver também as regras dez e onze. Agora, aos exemplos, vou ler: Joseph Francis Tribbiani; Chandler Mire Bing; Ross Estáquio Geller; Rachel Carol Green; Mônica Elizabeth Geller. Essas pastas funcionais ficariam arquivadas da seguinte maneira: Bing, Chandler Mire; Geller, Mônica Elizabeth; Geller, Ross Estáquio; Grenn, Rachel Carol; Tribbiani, Joseph Francis.Vamos encerrar por aqui. Ainda temos algumas regras para estudar, então vou te esperar no próximo áudio, hein? Até lá.

05 - Regras do Método Alfabético – Parte 2

Arquivologia EmÁudio - Regras do Método Alfabético - Parte IIIOlá querido aluno e aluna. Como ainda precisamos concluir algumas regras do método alfabético, vamos dar continuidade a partir da regra nove. Atenção máxima e vamos lá.Regra nove: As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. Mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. Vamos aos exemplos: Giulio Di Capri, Esteban de Penedo, Charles Du Pon, John Mc Adam, Christian O' Bryan. Essas pastas funcionais ficariam arquivadas da seguinte maneira: Capri, Julio Di; De Penedo, Esteban; Du Pan, Charles; Mac Adam, John;  O'Bryan, Christian.Regra dez: Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai. Agora, os exemplos: José de Oviedo e Banhos, Francisco de Pinha de Melo, Henry del Arco e Molinero, Antônio de los Rios. Essas pastas funcionais ficariam arquivadas da seguinte maneira: Arco e Molinero, Henry Del; Oviedo e Banhos, José de;  Pinha de Melo, Francisco de; Rios, Antonio de los. Tudo certo por aí? Então vamos prosseguir.Regra onze: Os nomes orientais japoneses, chineses e árabes são registrados como se apresentam, ou seja, da mesma forma, vamos aos exemplos: Kento Yamazaki, Ode Fer; John Woo. Essas pastas funcionais ficariam arquivadas da seguinte maneira: John Woo; Kento Yamazaki e Ode Fer.Regra doze: Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. Não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. The New York Public Liber; Sheik shak; Fundação Getúlio Vargas; A Casa do Pão de Queijo; Camarão e Companhia. Essas pastas funcionais ficariam arquivadas da seguinte maneira: Camarão e companhia; Casa do Pão de Queijo, entre parênteses - a; Fundação Getúlio Vargas; New York Public Library , entre parênteses - da; Sheik Shak.Vamos dar aquele gás final. Estamos chegando ao fim com nossa última regra. Atenção. Regra treze: Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados, os números arábicos romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Agora os exemplos: Décimo Congresso Nacional de Arquivologia, Terceira Reunião de professores do Direção Concursos, Primeira reunião dos aprovados em 2019. Essas pastas funcionais ficariam arquivadas da seguinte maneira: Congresso Nacional de Arquivologia, entre parênteses - Décimo, Reunião de professores do Direção Concursos, entre parênteses - Terceira, Reunião dos aprovados em 2019,  entre parênteses - Primeira.UFA! E assim encerramos todas as treze regras do método alfabético, que é um método básico com sistema direto. Vou te deixar respirar um pouco, beber um copo de água e vou te esperar no próximo áudio com o método geográfico. Até lá.

06 - Regras do Método Alfabético – Parte 3

Arquivologia EmÁudio - Método GeográficoOlá querido, amigo e amiga. Nosso áudio de agora será sobre o método geográfico, sem mais enrolação e vamos começar. Som na caixa.O método geográfico é um método básico com o sistema direto. O principal elemento a ser considerado para numerar a pasta é a procedência ou local. A vantagem do método geográfico seria o fácil manuseio. Já a desvantagem é a exigência do local e o nome do correspondente.No método geográfico, dois tipos de ordenações são possíveis. Vou citar: 1- nome do Estado, cidade e correspondente; 2- nome da cidade, Estado e correspondente. Vamos ver as duas a seguir. Atenção para a primeira ordenação, que é o nome do estado, cidade e correspondente elemento principal é o Estado e as capitais devem vir em primeiro lugar por estado. Sobre esse correspondente os alunos já me mandaram umas vinte dúvidas, no mínimo sobre isso. Professora, o que é correspondente? Correspondente é o nome que você está tentando ordenar. No exemplo abaixo, por exemplo, o correspondente é Ronaldo Fonseca, Serena Alves, Carmen Miranda e por aí vai. O correspondente também pode ser uma empresa, um objeto ou qualquer outro identificador. Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar por estado, independente da ordem alfabética em relação às demais cidades que deverão estar dispostas após as capitais, vou citar alguns exemplos pra te ajudar. Primeiro exemplo: Estado é o Rio de Janeiro. Cidade é o Rio de Janeiro entre parênteses capital e correspondente Fonseca Ronaldo. Segundo exemplo Estado é o Rio de Janeiro, Cidade Campos do Jordão e correspondente Alves Serena. Terceiro exemplo, Estado Amazonas, Cidade Manaus entre parênteses capital, e correspondente Miranda Carmen. Quarto exemplo, Estado Amazonas, Cidade Barcelos e Correspondente Miranda Carmen. Quinto exemplo, Estado é Minas Gerais, Cidade Belo Horizonte e correspondente Ribeiro Jonas.Vamos agora para a segunda ordenação, que é o nome da cidade, estado e correspondente em que o elemento principal é a cidade e não o Estado. Nesse caso não há prioridade para capitais. Vou citar alguns exemplos pra te ajudar. Primeiro exemplo, Cidade é Nanuque, Estado é Minas Gerais e correspondente Fonseca Ronaldo, Segundo exemplo, Cidade Serra, Estado é Espírito Santo e correspondente Alves Serena. Terceiro exemplo, Cidade Taubaté, Estado São Paulo e correspondente Miranda Carmen. Quarto exemplo, Cidade Valparaíso de Goiás, Estado Goiás e correspondente Ribeiro Jonas.Agora para a correspondência com outros países. O elemento principal é o país, depois a capital e depois o correspondente vamos a alguns exemplos. Primeiro exemplo, País França, Cidade Paris, entre parênteses, Capital. Segundo exemplo, País Portugal, Cidade Lisboa, entre parênteses, Capital. Conseguiu captar a ideia?Ótimo, encerramos por aqui. Nosso próximo áudio será sobre os métodos numéricos. Até lá. Abraços.

07 - Método Geográfico

Arquivologia EmÁudio - Métodos NuméricosOlá, caro amigo e amiga. Como estão os estudos? Espero que bem. Neste áudio, vamos estudar os métodos numéricos. Som na caixa. Vamos iniciar com um método numérico simples. No quesito vantagem, podemos dizer que é um método útil para arquivos especiais. Cada correspondente recebe um número que corresponde à ordem de entrada ou registro do documento. Como esse método é indireto, é necessário que haja um índice alfabético remissivo para que os documentos sejam localizados.Exemplo: Suponha que chegue ao arquivo um documento referente a Serena Tarine Alves de Souza. Esse documento vai receber um número de entrada ou de registro. Por exemplo 1, como é um método indireto, exige a presença de um índice alfabético remissivo, também chamado de onomástico, que é o instrumento que vai conter a correspondência entre o número recebido e o correspondente.Então, se o número com o meu nome é o número um, ele deve ser identificado no índice e todos os outros que cheguem posteriormente também seguindo a sequência numérica. Isso facilitará a busca posterior. Vamos ver alguns exemplos a seguir:- Correspondente: Souza, Serena Tarine Alves de. A localização é um.- Correspondente: Zanetti, Carlos Alberto. A localização é dois.- Correspondente: William, Pedro Cardoso. A localização é três.Prosseguindo agora vamos para o método numérico cronológico. O método numérico cronológico é quase o mesmo que o método numérico simples, porém nesse acrescenta-se a data de registro ao número sequencial, principal elemento a ser considerado para numerar o documento, número de entrada mais data cronológica. Entre as vantagens desse método, podemos citar que é de fácil aplicação por lidar com números, o que evita erros, mas não extingue, proporciona um grau de sigilo maior, pois é tramitado de acordo com a numeração sequencial de entrada e não com informações sobre o assunto do documento.Já para as desvantagens temos que necessita de instrumentos auxiliares. Não sei se os seus olhos vidrados de gavião repararam, mas aqui estamos colocando as informações de organização nos documentos ao invés de pastas. Isso acontece porque no numérico cronológico, geralmente os documentos são autuados para formar processos. Nesse momento, recebem a numeração sequencial de entrada de criação e o ano de atuação, ficando algo mais ou menos assim: 0001/2019.Como também é um método indireto, o uso de instrumentos auxiliares de localização é necessário. Esse instrumento deve controlar a tramitação dos documentos, ou seja, toda a movimentação do documento, desde a sua criação até o seu arquivamento. Podemos utilizar sistemas informatizados ou não, mas deve haver instrumentos auxiliares que informem a localização, além do registro dos dados, como a procedência e o assunto do documento.Agora nosso método é o numérico dígito terminal. O principal elemento a ser considerado para numerar o documento é o número de entrada. Esse método é muito parecido com o numérico simples, pois o elemento que organiza também é o número de entrada. Entretanto, a forma de leitura desse documento é diferente, o que implica na forma de arquivamento, que também é diferente.Se no numérico simples temos o número do documento 251489, vamos arquivá-lo nessa sequência, certo? No dígito terminal, o número 251489 será separado em blocos de dois, dessa forma: 25,14,89. Além disso, o modo de leitura deve ser feito da direita para a esquerda. O número mais à direita forma o grupo primário, o do meio o grupo secundário e o último, o grupo terciário, então na prática, o número 25,14,89. O número 89 é o grupo primário, número 14 é o grupo secundário e o número 25 é o grupo terciário.Ah, professora, mas se tivermos uma quantidade de número ímpar, por exemplo, 51489 o que deve ser feito? Se isso acontecer, basta adicionar o número zero à esquerda, dessa forma: 051489. Isso fará com que os blocos fiquem completos: 05,14,89. Você poderá fazer a leitura da direita para a esquerda sem problemas. No nosso exemplo, a pessoa que precisar localizar o documento deve, primeiramente, procurar as pastas terminadas em oito e nove (grupo primário), depois as pastas terminadas em catorze (grupo secundário) e por último as pastas terminadas em dois e cinco.Esse método é muito vantajoso, como se fosse uma evolução do numérico simples, pois facilita o acesso aos documentos, já que esses são procurados em grupos de dois. Além disso, distribui os documentos em grandes grupos, facilitando a expansão e reduz erros de arquivamento. Uma desvantagem é que o modo de leitura deve ser explicado ao interessado e o fato de que os documentos ficam dispostos de acordo com a ordem de leitura, o que modifica a ordem de criação.Assim ficamos por aqui. Nosso próximo áudio será sobre o método ideográfico. Fique comigo.

08 - Métodos Numéricos

Arquivologia EmÁudio - Método ideográfico em Áudio: Parte IFala galera, fala galera. Vamos agora estudar o método ideográfico. Atenção máxima e Bora lá!O Método ideográfico tem como elemento de organização o assunto dos documentos. Esse método possui duas vertentes de organização: a alfabética e a numérica. Você não pode confundir com os métodos alfabéticos e numéricos que acabamos de estudar, porque aqui estamos falando do método ideográfico alfabético e do método ideográfico numérico.Organizar os documentos por assunto é uma decisão complicada, pois se o documento possui um assunto, quer dizer que alguém deve interpretá-lo, e a minha interpretação é diferente da sua, que é diferente da do seu amigo, que é diferente da do meu amigo. Além disso, exige conhecimento da instituição e das funções desenvolvidas.Em contrapartida, em instituições que possuem muitas funções e atividades, esse método é aconselhável. Na prática, a organização por assunto vai refletir o plano de classificação de documentos da instituição. Ou seja, todos os assuntos dos documentos já vão constar no plano de classificação, que possui um código para cada assunto. Se eu crio um documento que contenha o assunto "admissão de pessoal", ele vai receber o código relacionado à admissão de pessoal que já deve constar no plano de classificação. No arquivamento teremos inúmeras caixas de documentos com o mesmo código que fazem referência ao mesmo assunto. Então, quando quisermos achar algo sobre esse assunto, é só procurar essas caixas que seguirão a ordem do plano.Prosseguindo, vamos ver um pouco sobre o método ideográfico alfabético enciclopédico. Por esse método, os assuntos serão organizados alfabeticamente. Entretanto, eles estarão dentro de grandes grupos/classes. Por exemplo, dentro de cursos teremos, na ordem, o ensino fundamental, ensino médio, ensino superior e, por último, pós-graduação.A seguir, vamos ver sobre o método ideográfico alfabético dicionário. Quando os assuntos não forem muito variáveis, utiliza-se esse método que nada mais é do que uma organização alfabética dos assuntos, mas aqui eles não estarão dentro de classes, como no enciclopédico. Vamos ao exemplo. Na ordem ficaria: cursos de arquivologia, cursos de direito, cursos de engenharia e cursos de história.Já o método ideográfico numérico duplex é uma junção do alfabético enciclopédico, pois só necessita acrescentar a numeração das classes, por exemplo:1. Cursos1.1 Ensino fundamental1.2 Ensino médio1.3 Ensino superior1.4 Pós-graduação2. Pesquisa2.1 Doutorado2.2 Mestrado3. Extensão3.1 Comunidade3.2 ProjetosA desvantagem desse método é que as classes precisam estar bem definidas para que não falte possibilidades de inserção e, além disso, para que não existam duas ou mais possibilidades de encaixe de documentos nas classes.Ufa! Encerramos por aqui! Vamos descansar um pouco porque no próximo áudio vou trazer a continuação do método ideográfico! Vou te esperar por lá! Abraços!

09 - Método Ideográfico – Parte 1

Arquivologia EmÁudio - Método ideográfico - Parte IIOlá querido concurseiro e concurseira. Vamos então dar continuidade aos nossos estudos sobre o método ideográfico. Fique atento e aumente o som.Vamos agora para o método ideográfico numérico decimal. Esse método também divide os documentos em classes da mais geral para a mais particular diferença é que essas classes são limitadas. Ao contrário do método ideográficonumérico duplex, essa limitação é baseada no método decimal de dewey que é aplicado nas bibliotecas.Por esse método, o ser humano é dividido em nove classes principais e a décima para assuntos gerais que não podem ser encaixados nas demais classes. Cada classe é igualmente subdividida em subclasses. Esse método não foi copiado para os arquivos, só a sua estrutura de composição.Na verdade, a pessoa responsável pela aplicação deve estudar a instituição, suas funções e determinar as nove classes principais e suas subdivisões, que deverão conter todas as espécies documentais existentes na instituição. As subdivisões possuem nomenclaturas a saber: classe, subclasses, divisões, grupos, subgrupos, subseções, etc.O nível de detalhamento do sistema decimal vai depender da sua instituição, mas repare que as classes são limitadas assim como todas as subdivisões, tornando imprescindível o estudo detalhado na elaboração desse método. Prosseguindo, vamos para o método numérico unitermo ou indexação coordenada. É um método recomendado para arquivos especiais, ou seja, aqueles documentos que necessitam de equipamentos para terem as suas informações acessadas e para os arquivos especializados, que são os que tratam de assuntos específicos de uma determinada área.A aplicação desse método nunca caiu em prova, a não ser para perguntar se é um método direto e indireto e se faz parte dos métodos básicos ou padronizados. A ausência em prova pode ser justificada pelo nível de detalhamento de sua aplicação e ao fato de que esse método não é usual em arquivos.De toda forma, vou explicar o que eu acho que pode cair. Se um dia cair não vou detalhar o método para que você não perca o seu tempo precioso. Então vamos ver os passos para a aplicação. Vou citar um:1. Atribuir um número sequencial de entrada no arquivo2. Registrar esse número em livro próprio3. Assinalar o número no documento em local visível4. Analisar o documento e retirar todos os termos que o representam, tomando cuidado com as palavras escolhidas5. Transcrever os termos em uma ficha índice6. Inserir outras informações na ficha índice sobre o documento, como referência bibliográfica, quantidade, aspecto físico, etc.Após esses passos, há inúmeros outros que favorecem a identificação do documento quando solicitado, mas vamos parar por aqui. Se cair, será sobre o que já abordamos. No próximo áudio. Iremos resolver questões para treinar o que já estudamos e ver como a banca pode cobrar na sua prova. Até lá.

10 - Método Ideográfico – Parte 2

Arquivologia EmÁudio - Exercício sobre método de arquivamentoOlá galera. Como combinado no áudio anterior, vamos agora resolver exercícios para fixar melhor o conteúdo e ver como a banca pode cobrar na sua prova o assunto de métodos de arquivamento?Vamos começar com a primeira questão: um setor de arquivo precisa organizar os documentos das seguintes pessoas. Vou ler: 1- Luiz Fernando Duarte Monte Claro, 2- João Marcos Villa Lobos, 3- Carlos Eduardo Santo Amaro, 4- Lúcia Maria de Almeida e 5- Arlindo Moreira Filho.Após citar essa lista de nomes, a questão diz: considerando-se que são respeitadas rigorosamente as regras de alfabetação. Como ficam organizados tais documentos? A questão não explicita, mas quer que organize por ordem alfabética. O que ela quer dizer com regras de alfabetação?Vamos reescrever os nomes para não haver erro: 1- Luiz Fernando Duarte Monte Claro; 2- João Marcos Villa Lobos, 3- Carlos Eduardo Santo Amaro ; 4- Lúcia Maria de Almeida; e 5- Arlindo Moreira Filho. Agora vamos ver a regra de arquivamento de cada um deles antes de fazer a alfabetação final. Luiz Fernando Duarte Monte Claro fica Monte Claro, Luiz Fernando Duarte; João Marcos Villa Lobos fica Villa Lobos, João Marcos; Carlos Eduardo Santo Amaro fica Santo Amaro, Carlos Eduardo; Lúcia Maria de Almeida fica Almeida, Lúcia Maria de; e Arlindo Moreira Filho fica Moreira Filho, Arlindo.Agora, depois de organizar os nomes, é só olhar a ordem alfabética que você terá o gabarito. No caso, teríamos a seguinte classificação final: Primeiro, A. Almeida, Lúcia Maria de, em seguida M. Monte Claro, Luiz Fernando Duarte; e na sequência Moreira Filho, Arlindo. Depois teríamos Santo Amaro, Carlos Eduardo, e por fim, V. Villa Lobos, João Marcos.O detalhe dessa questão é que, no segundo nome, já daria para marcar a resposta certa e é assim que você deve fazer em sua prova, mas hoje no treino faça todas as classificações.Ficamos por aqui, áudio que vem, tem mais conhecimento! Abraços e até lá.

11 - Exercícios Sobre Método de Arquivamento

Arquivologia EmÁudio - Métodos PadronizadosOlá querido aluno e aluna. Continuando nossos estudos, vamos agora para os métodos padronizados. Os métodos padronizados para sua alegria quase não caem em prova. Nas pouquíssimas questões disponíveis o máximo que a banca quer saber é se você entende que o variadex, automático, o soundex,,  ronio e mnemônico fazem parte da classe dos padronizados e não dos básicos. Vou te pedir para escutar os conceitos e passar para frente sem medo. ok?Nosso curso é direcionado para o que cai e não pretende fazer de você um arquivista. Então vamos ser pontuais. Primeiro veremos o método variadex. Esse método é uma evolução do método alfabético. Ele relaciona a ordem alfabética às cores. Veja: para as letras do alfabeto A B C D  e abreviações temos a cor ouro, para as letras E F G H e abreviações temos a cor rosa, para I J K L M e N  abreviações a cor verde, para O P Q  e abreviações a cor azul, e para  R S T U V W X Y Z e abreviações a cor palha. Vamos arquivar as pastas funcionais dos fundadores do Direção Concursos através do método variadex. Ótimo. Vamos lá. Vou ler o nome Arthur Lima. Na entrada fica Lima Arthur com a cor verde; o nome Ronaldo Fonseca. Na entrada fica Fonseca Ronaldo com a cor azul, e o nome Victor Dalton na entrada fica Dalton Victor com a cor ouro. Repare que é a segunda letra do prenome que determina a cor da etiqueta da pasta e não a primeira. Os dossiês dos nossos fundadores estariam arquivados nas pastas L F D A M e as etiquetas das pastas seriam das cores verde, azul, ouro, verde e ouro, respectivamente. Prosseguindo vamos para o método automático. É utilizado para arquivamento de nomes e evita que as pastas sejam arquivadas com sobrenomes iguais através da combinação de letras, cores e números. Não é utilizado nos arquivos brasileiros. O próximo é o método soundex. Usa-se para arquivar nomes, mas a forma de organização não é pela democracia, e sim pela semelhança da pronúncia, ou seja, a pode ser diferente. O que vale é o som. Não é utilizado nos arquivos brasileiros. Já para o método mnemônico, saiba que esse método é obsoleto. No lugar dos números, usa-se a combinação de letras. As letras assumiriam o papel de símbolos. A ideia do método era facilitar a localização dos arquivos por, em tese, auxiliar na memorização por parte do arquivista. E por último temos o método ronio, que também utiliza a combinação de letras, cores e números, mas é obsoleto. Encerramos por aqui. No próximo áudio, estudaremos o método alfanumérico. Até lá.

12 - Métodos Padronizados

Arquivologia EmÁudio - Método Alfanumérico:Olá, caro concurseiro e concurseira. Nosso áudio de agora é sobre o método alfanumérico, atenção máxima e som na caixa. Como já dissemos, o método alfanumérico não é nem básico e nem padronizado, sua forma de organização também não cai em prova. Então o que você precisa saber é que ele combina letras e números na sua organização e que faz parte do sistema semi indireto de busca. Vamos agora resolver alguns exercícios para fixar melhor o que acabamos de estudar. Bora lá. Primeira questão: A respeito do arquivamento e da ordenação de documentos de arquivo, julgue o seguinte item: Método de arquivamento alfanumérico faz parte do sistema indireto de buscas. Aí, certo ou errado? Está certo. Sim, pode ou não necessitar de instrumentos auxiliares, pois utiliza a combinação de letras e números. Segunda questão: Vou ler: A respeito de arquivamento e ordenação dos documentos de arquivo. Julgue o item seguinte: O método duplex é utilizado na classificação ideográfica dos documentos. Certo ou errado? Está correta.  O Método de arquivamento duplex é um método hidrográfico numérico sim. Encerramos por aqui. No próximo áudio, vamos estudar as operações de arquivamento. Continue esperando por lá.

13 - Método Alfanumérico

Arquivologia EmÁudio - Operações de ArquivamentoOlá amigo e amiga! Vamos continuar nossos estudos com as operações de arquivamento. Fique comigo. As operações de arquivamento muitas vezes são etapas tão automáticas que fica difícil perceber onde se iniciam e onde terminam. Quando o documento corrente cumpre as funções pelas quais foi criado, ele pode ser arquivado e é esse processo que vamos conhecer agora. Saiba que as etapas de arquivamento são, nessa ordem, a inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda.As bancas adoram simplificar as etapas de arquivamento, em classificação, ordenação e guarda arquivamento. Vamos estudar um pouco sobre cada etapa, a seguir. Primeiro a etapa de inspeção. A etapa que confirma se o documento realmente deve ser arquivado. Essa verificação é feita a partir da análise dos últimos andamentos do documento.Depois, tem a etapa do estudo, o momento que o documento é analisado para verificar se há outros documentos que falam do mesmo assunto. Se houver, deve se proceder às referências cruzadas, que facilitarão a busca de tudo o que há relacionado àquele assunto.Prosseguindo tem a etapa da classificação. A classificação de documentos é o ato de analisar o documento, detectar a qual função atividade ele faz referência e tentar encaixar em alguma classe do plano de classificação. Essa é importantíssima, pois a temporalidade do documento, ou seja, por quanto tempo ele deve ficar em cada fase do ciclo documental, depende da determinação dessa classificação. Outra implicação é que os documentos serão organizados a partir da classe atribuída a eles, portanto, o acesso também será a partir dessa classe.Depois tem a codificação. A Codificação é o ato de identificar o método de arquivamento adotado para os documentos. Essa etapa facilitará o arquivamento e a localização posterior. Prosseguindo tem a etapa da ordenação, essa cai em prova, hein? Olho de Gavião Ordenação é a disposição do documento de acordo com a classificação e a codificação adotados, ou seja, de acordo com a classe do plano de classificação e o método de arquivamento adotado. As bancas costumam cobrar que a ordenação de documentos consiste na sua disposição dentro de uma unidade de classificação. Se eu reúno os documentos da classe que corresponde à redistribuição de pessoal e a aplica o método de arquivamento alfabético, eu ordenei esses documentos logicamente, pois é uma atividade intelectual.A última etapa é a guarda também chamada de arquivamento. É o ato de guardar os documentos nas estantes, pastas, prateleiras, caixas, arquivos deslizantes, etc. Essa atividade é operacional, também chamada de operação física. Os documentos são reunidos de acordo com o código de classificação adotado.Conseguiu captar o esquema? Ótimo. Encerramos por aqui. No próximo áudio, vamos resolver alguns exercícios para que você veja como a banca pode cobrar o que estudamos. Abraços.

14 - Operações de Arquivamento

Arquivologia EmÁudio - Exercício sobre Operações de ArquivamentoFala galera! Como combinado no áudio anterior, trouxe algumas questões pra que você veja como a banca pode cobrar o que estudamos na sua prova. So, na caixa.Primeira questão acerca da gestão de documentos, julgue o item que segue:A ordenação dos documentos consiste na sua disposição dentro de uma unidade de classificação. E aí, certo ou errado? Está certinha dispor dentro de uma unidade de classificação é juntar os documentos de códigos iguais. Guarde a frase adotada pela questão, porque as bancas adoram cobrar exatamente essa frase.Segunda questão: Atenção: acerca da gestão da informação e de documentos, julgue o item que segue: A sequência correta para a organização dos documentos é inicialmente o arquivamento, em seguida a ordenação e por último a classificação. Conseguiu resolver, certo ou errado? Está errada, hein? A sequência correta é inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda/arquivamento.Vamos para a terceira questão. Vou ler: a respeito do arquivamento e da ordenação de documentos de arquivo, julgue o seguinte item: O arquivamento horizontal não é recomendado para arquivos correntes. E então, certo ou errado? Sim, eu sei que você não sabe o que é arquivamento horizontal. Eu não coloquei na matéria porque cai tão pouco que não compensa. Vou trabalhar os conceitos de arquivamento horizontal e vertical agora, o que você precisa saber é apenas o tipo vertical os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo uma consulta rápida sem necessidade de manipular ou remover outras fichas ou documentos. No tipo horizontal, os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, escaninhos ou estantes. Esse tipo de arquivamento é muito usado para desenhos, mapas, plantas, assim como nos arquivos permanentes.Mais uma questão, vamos lá: a respeito da gestão de documentos julgue o próximo item: Após a classificação do documento, é necessário ordená-lo, ou seja, determinar a posição em que esse documento vai ser disposto em uma unidade de classificação. E aí, certo ou errado? Está certa. Você deve estar se perguntando, professora mais a ordem não é classificação, codificação, ordenação? Sim, a ordem é essa, mas questão incompleta não é questão errada. Então, apesar de ter pulado a codificação, a banca continua certa em dizer que a ordenação vem após a classificação. Além disso, o conceito de ordenação está corretíssimo.Outra questão. Bora lá, no que diz respeito à gestão de documentos, julgue o próximo item: A sequência adequada para a organização do documento de arquivo é o arquivamento, a ordenação e a classificação. E aí, certo ou errado? Errado. A sequência das atividades elencadas pela questão é a classificação, ordenação e o arquivamento.Vamos para a última questão, gás final: acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem: Arquivamento de documentos é um ato físico, ao passo que a ordenação é a disposição intelectual dos documentos em uma unidade de classificação. Adianto logo que está certa. Arquivamento é ato físico e ordenação é intelectual.E assim encerramos mais um módulo do nosso curso de arquivologia. Vou te esperar no próximo áudio com um super resumo que fiz para te ajudar na hora da revisão. Até lá.

15 - Exercícios Sobre Operações de Arquivamento

Arquivologia EmÁudio - Resumão EmÁudio sobre Métodos de ArquivamentoOlá, caro concurseiro e concurseira. Trouxe um resumão de tudo o que estudamos pra ajudar nas revisões, sem mais blá blá blá. Vamos lá!Nosso módulo foi sobre os métodos de arquivamento em que mostra a sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo. Há dois grandes sistemas. Vamos lembrar: o sistema de arquivamento direto, que os documentos podem ser localizados diretamente, e o sistema de arquivamento indireto, que os documentos necessitam de instrumentos auxiliares para serem identificados.Prosseguindo, temos a estrutura dos métodos de arquivamento. Os métodos básicos se dividem em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. Já o numérico pode ser simples, cronológico e dígito terminal. Atenção ao ideográfico que possui muitas divisões, vou citar: Ideográfico é dividido em alfabético e numérico, enquanto o alfabético é dividido em enciclopédico e dicionário, o numérico numérico é dividido em duplex, decimal e unitermo ou indexação coordenada.Agora vamos lembrar os métodos padronizados que são divididos em variadex, automático, soundex, mnemônico, roneo. É importante também lembrar as treze regras de alfabetação do método alfabético. Atenção, vou citar: um- nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o pré-nome; dois sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Três, os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Quatro: as iniciais abreviaturas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Cinco: os artigos e preposições, tais como o, d, da, do, e um, uma, não são considerados. Seis: os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Sete: os títulos não são considerados na alfabetização, são colocados após o nome completo entre parênteses. Oito: os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, exceto nos casos de espanhóis e orientais. Tá conseguindo acompanhar? Então vamos continuar. Nove: as partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas, mais comum é considerá-las como parte integrante do nome, quando escritas com letra maiúscula. Dez: os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai. Onze: os nomes orientais japoneses, chineses e árabes são registrados como se apresentam; ou seja, da mesma forma. Doze: os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. Não se considerando, porém, para fins de ordenação os artigos e preposições que os constituem. Admite-se para facilitar a ordenação que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. Treze: nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados, os números arábicos, romanos, ou escritos por extenso deverão aparecer no fim entre parênteses.Prosseguindo, temos o método geográfico que é responsável por organizar por procedência ou local. Já o método numérico organiza pelo número, como veremos a seguir: numérico simples, organiza pelo número sequencial; numérico cronológico, organiza pelo número sequencial e data; o numérico dígito terminal, numera sequencialmente, organiza em três blocos e lê da direita para a esquerda.Nosso próximo método é o Ideográfico, que organiza por assunto, podendo ser alfabético, que se divide em enciclopédico que organiza por classes alfabeticamente, e dicionário que organiza alfa cem classes. Já o ideográfico numérico se divide em duplex, que é o mesmo que o enciclopédico, acrescentando a numeração das classes; decimal, que organiza em dez classes que vão se subdividindo; e o unitermo, que recolhe informações numa ficha índice que servirá para localizar os documentos. Por último, no nosso resumo, trouxe a sequência das operações de arquivamento que vão ler a seguir: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda.Ufa! Ficamos por aqui, muito obrigada pela companhia durante todo o conteúdo e te aguardo no próximo módulo. Abraços.

16 - Resumão EmÁudio Sobre Métodos de Arquivamento

ArquivologiaMÓDULO 12Métodos de ArquivamentoSerenna Alves

Serenna Alves