Green - Módulo

Arquivologia

Olá! Neste módulo iremos estudar a Classificação dos Arquivos e no final faremos o nosso famoso resumão EmÁudio!

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Duração Total: 1 hora 13 minutos 19 segundos
Professora: Serenna Alves

MÓDULO 03

Classificação dos Arquivos

Arquivologia EmÁudio: Classificação dos Arquivos Fala pessoal, tudo bem com vocês? Bem-vindo a mais um módulo de arquivologia em áudio.
Nesse módulo, vamos estudar sobre a classificação dos arquivos. Neste EmÁudio, iremos iniciar o estudo a respeito das características essenciais que compõem o documento de arquivo. Através dessas características, você será capaz de materializar o documento arquivístico e entender como eles são constituídos. Então vamos lá!
Para introduzir o tema é importante entender o conceito de espécie documental. Espécie documental é o modo como é configurado o documento, de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Para te ajudar a entender melhor, são exemplos de espécies documentais: ata, relatório, contrato, termo, declaração, certidão, boletim, requisição, ato, ofício, memorando, acordo, ementa, plano, nota, edital e diploma.
Ufa! Muitos, não é mesmo? Mas lembre-se que as espécies documentais não se restringem a esses exemplos. Bom, a definição é um pouco rebuscada, mas vou tentar simplificar para te ajudar. A disposição e a natureza das informações são as duas características que demonstram que a espécie documental é única.
Vamos pegar o exemplo da espécie contrato: em um contrato, geralmente temos um resumo de quem está celebrando o pacto. O objeto da celebração estará disponível em um bloco localizado ao lado esquerdo da página. 
Logo abaixo, teremos o preâmbulo com os dados das partes e ao longo do documento, cláusulas do objeto, valores de revogação e por aí vai. Você está conseguindo perceber que existem informações específicas que um contrato deve possuir e que seguem uma estrutura padronizada?
Pois é, isso é uma espécie documental. No caso dos contratos, o padrão será esse: resumo de quem está celebrando o pacto. O objeto da celebração em um bloco localizado ao lado esquerdo da página, logo abaixo o preâmbulo com os dados das partes e ao longo do documento cláusulas do objeto de valores de revogação. Professora, eu tenho uma dúvida. Essas informações e estruturas podem variar? Sim, podem variar.
O que importa é o objetivo do documento, mas esses elementos podem variar. Dito isso, vamos continuar o estudo falando agora sobre as categorias das espécies documentais. Vamos falar sobre todas elas. Preste atenção! As categorias das espécies documentais são divididas em: atos normativos, atos de correspondência, atos de assentamento, atos de ajuste, atos enunciativos ou optativos, e atos comprobatórios. Vamos detalhar cada uma dessas categorias. Os atos normativos são os documentos relacionados à normatização das atividades. Alguns exemplos são: leis, decretos, estatutos, portarias.
Imagine você, enquanto servidor, criando uma minuta de portaria para nomear alguém para uma comissão. Essa portaria é um ato normativo. Já os atos de correspondência são documentos diretamente ligados aos atos normativos, porque os atos de correspondência é que proporcionam efetivamente a execução dos atos normativos, eles permitem transmitir as informações. 
Alguns exemplos de atos de correspondência são: carta, ofício, memorando, notificação, alvará, telegrama, edital. Imagine que amanhã não vai acontecer o expediente em uma instituição. Esse evento pode ser avisado aos setores através de um memorando circular, por exemplo. Acho que você conseguiu entender melhor agora não é? Continuando, outra categoria dentro das espécies documentais são os atos de assentamento. Esses documentos registram fatos e ocorrências. Imagine comigo que ocorreu uma reunião em determinada repartição pública. 
Então, o que foi conversado e decidido deve ficar registrado em uma ata de reunião, que é um ato de assentamento. Outros exemplos de ato de assentamento são: termo, auto de infração e apostila. Além da ata, é claro. Os atos de ajuste também estão incluídos dentro das categorias de espécies documentais. 
Eles são documentos representados por acordo de vontade em que a administração federal, estadual ou municipal é uma das partes. São exemplos os tratados, convênios e contratos. Se uma instituição quer contratar uma empresa de ar condicionado, um dos procedimentos é registrar o pacto com um contrato de prestação de serviços. Assim, fica fácil, não é mesmo? Já os atos enunciativos ou optativos podem ser definidos como aqueles documentos que esclarecem os assuntos, visando fundamentar uma solução. Por exemplo, se um juiz chega a uma decisão em um processo, o registro dessa decisão será um parecer.
Além do parecer, relatório e voto são exemplos de atos enunciativos ou optativos. Lembre-se dos dois termos que são sinônimos e podem ser cobrados na sua prova. Para finalizar o estudo das categorias de espécies documentais, vamos falar sobre os atos comprobatórios. Esses atos são documentos que comprovam os atos de assentamento, aqueles que registram fatos e ocorrências, lembra? Pois é.
Nesse contexto, os atos comprobatórios podem ser apresentados, como certidões, atestados e traslados, por exemplo. Sabe aquela sua certidão de nascimento dobrada em quatro partes quase definhando? Um ato comprobatório pode comprovar a validade dessa certidão. 
E aí, conseguiu acompanhar esse tema e aprender tudo direitinho? Espero que sim, mas só para ter certeza, eu vou te aguardar no próximo, EmÁudio, para a gente resolver umas questões. Beleza, até lá.

01 - Classificação dos Arquivos

Exercício sobre a classificação dos arquivos Oi, que bom que apareceu pra gente resolver questões sobre a classificação dos arquivos. Então sem demora, vamos começar. 
Essa questão é da banca Cesp e foi aplicada na prova do Superior Tribunal de Justiça STJ. Preste atenção e me responde se a assertiva está certa ou errada, beleza? 
Acerca da análise tipológica dos documentos de arquivo julgue o item.
A espécie documental textual é a mais encontrada nos acervos arquivísticos brasileiros. E aí, conseguiu entender? Vou repetir mais uma vez.
A espécie documental textual é a mais encontrada nos acervos arquivísticos brasileiros. A questão está errada.
Estudamos anteriormente que a espécie documental é o documento que contém informações específicas, dispostas de formas específicas. São exemplos de espécies documentais, contratos, atas, atos, memorandos, ofícios e por aí vai, certo? Pois é.
A questão está dizendo que textual é uma espécie documental, quando na verdade é um gênero documental. As espécies documentais são aquelas que já estudamos atos normativos, atos de correspondência, atos de assentamento, atos de ajuste, atos enunciativos ou optativos, e atos comprobatórios.  Quanto ao gênero textual, é só ter calma que iremos abordar esse assunto nos próximos áudios. Vamos reescrever a questão para torná-la correta seria assim:
O gênero documental textual é o mais encontrado nos acervos arquivísticos brasileiros. Aí sim, a assertiva estaria certa. Então guarde isso. Gênero é diferente de espécie. A próxima questão também é da Banca Cesp e foi aplicada na prova da Fundação Universidade de Brasília, vamos ao item.
No que se refere à análise tipológica dos documentos de arquivo, julgue o item a seguir. A configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas, é conhecida como espécie documental. Diz aí, certo ou errado? Agora ficou fácil, não é mesmo? Sim, a questão está certinha porque trouxe exatamente o conceito de espécie documental. Caso você ainda tenha dúvidas e queira entender melhor esse assunto, pense que espécie documental é o documento que contém informações específicas, estruturadas de formas específicas que a tornam uma espécie documental única, ou seja, resposta certa. Pra finalizar esse bloco de questões, vamos resolver uma questão do Instituto AOCP aplicada na prova realizada para a Câmara de Maringá. Vamos lá pra questão.
Um memorando do ponto de vista documental é um exemplo de:
A. Espécie documental.
B. Formato.
C. Temporalidade.
D. Categoria. 
E. Histórico.
E aí um memorando do ponto de vista documental é um exemplo de que espécie documental?  Formato, temporalidade, categoria ou histórico. Eu tenho certeza que você acertou essa. A opção correta é a alternativa A. espécie documental. Como já explicamos um memorando, é um documento que serve para comunicações internas e assim, uma espécie documental.
Você viu como as questões embaralham os conceitos de espécies documentais com outros conceitos, se você conseguir entender a classificação correta de cada um, vai ficar muito fácil e nós estamos aqui pra te ajudar. Conte com a gente.  Bom, nos encontramos no próximo EmÁudio pra prosseguir com nossos estudos combinado. Aguardo você e até breve.

02 - Exercícios sobre a Classificação dos Arquivos

Tipo Documental E aí pessoal, estão animados para aprender um pouco mais sobre os conceitos da arquivologia? Bom, eu tô superanimada para explicar, vem comigo. Nesse bloco iremos falar sobre tipo documental. 
O tipo documental é a união entre a espécie do documento com a função dele. Isso cai muito em prova. Viu? Então, guarde isso. Tipo documental é a união entre a espécie mais a função do documento. Já aprendemos o que é espécie certo? É a forma como o documento apresenta informações específicas em uma estrutura específica. Beleza. Isso foi só para relembrar mesmo. Então a função do documento, por sua vez, é a finalidade que ele possui.
Por exemplo, podemos ter um contrato, uma espécie documental, mas esse contrato pode ter várias funções. Podemos ter um contrato de admissão, de revogação, de repactuação, de aditivo, de trabalho e muitos outros. Então, o tipo documental é a junção da espécie, mais a função do documento. Pra tentar explicar melhor, um exemplo de contrato. Ficaria assim: contrato de revogação é um tipo documental específico, igual ao contrato que é uma espécie documental mais a revogação que é a função desse contrato.
Deu pra entender? Vou repetir: Contrato de revogação. O contrato é a espécie do documento e a revogação é a função desse contrato. Acho que deu pra entender, né? Para ficar mais claro, vou dar outros exemplos para você fixar esse assunto. Bom, temos a ata de reunião, que é um tipo documental. A ata nesse contexto, é a espécie documental e a reunião é a função do documento.
Agora, pense em um boletim de ocorrência. Esse seria o nosso tipo documental. O boletim é a espécie documental e a ocorrência é a função do documento. Tenho certeza que agora você está entendendo.
Dando continuidade aos nossos exemplos, a certidão de nascimento é o tipo documental. A certidão é a espécie e o nascimento, nesse contexto, é a função do documento. 
Para finalizar, relatório de estágio é o tipo documental. Relatório é a espécie, estágio é a função. Portanto, para que você tenha um tipo documental, é necessário tanto a espécie quanto a função do documento, sem exceção. Agora vamos praticar e resolver algumas questões para fixar melhor esse assunto. Vamos lá!
Essa questão foi aplicada pela Banca Cesp na prova da Polícia Federal. Preste atenção e responda se está certa ou errada: beleza.
 Julgue o item subsequente, relativo à preservação dos documentos e às tipologias documentais.
Assertiva: Entre os tipos documentais, inclui-se a portaria de instauração de inquérito. Certo ou errado? Para responder essa questão, devemos pensar que se temos um tipo documental, é necessário tanto a espécie quanto a função do documento, certo? Vamos relembrar: tipo documental é igual a espécie, mais a função do documento.
Então, aplicando o que a questão está pedindo: portaria de instauração de inquérito é o tipo documental, a portaria é a espécie e a instauração de inquérito é a função, ou seja, resposta certa. Vamos para mais uma questão. Essa é da Banca Cespe e foi aplicada na prova da Controladoria Geral do Município do Estado de João Pessoa. Com relação às tipologias documentais e aos suportes físicos em arquivologia, julgue o item:
Carta, ofício, memorando e relatório são exemplos de tipos documentais. 
E aí, preste atenção que eu vou repetir para você pensar com calma na resposta: carta, ofício, memorando e relatório são exemplos de tipos documentais. A resposta para essa questão é errada. 
Explicando essa questão, temos que analisar que carta, ofício, memorando e relatórios são somente espécies documentais. Para que tenhamos um tipo documental, a função do documento é necessária junto com a espécie. Conseguiu lembrar disso? Espero que sim, hein. Para finalizar o nosso estudo EmÁudio, vamos para a última questão. Beleza? Essa questão é da Banca Cesp e foi aplicada na prova da Secretaria de Estado de Educação. Sem demora vamos para a assertiva: Relatórios de atividades, processos de compra de material de consumo e formulário de solicitação de férias são exemplos de tipos documentais. Vamos aplicar ao nosso esquema para resolver. Pense comigo. Tipo documental é igual a espécie, mais a função do documento. Nesse contexto, seria: relatório como a espécie do documento e de atividades seria a função, ou seja, relatório de atividades é, sim, um tipo documental.
Formulário é uma espécie de documento e de solicitação de férias é a função, formulário de solicitação de férias também é um tipo documental. Processos de compra de material de consumo.
Vamos dividir: processo é a espécie, compra de material de consumo é a função. Portanto, também temos um tipo documental, resposta certa. Bom, espero que você tenha conseguido acompanhar essa aula. Acredito que tenha sido fácil entender esse tema, não é mesmo? Agora, descanse um pouquinho aí e nos vemos no próximo EmÁudio.

03 - Tipo Documental

Suporte Documental 
Oi! Que bom que você está aqui para mais uma aula. Espero que esteja entendendo tudo até aqui, porque aos poucos vamos explicar o que você precisa para alcançar a tão sonhada aprovação no concurso dos sonhos.
Sem demora, vamos dar continuidade aos nossos estudos sobre arquivologia. Neste EmÁudio, iremos explicar sobre o suporte documental. Preste atenção aí.
Bom, suporte documental é o material no qual as informações são registradas. Podemos registrar informações em suportes convencionais, que são os mais comuns, ou em dispositivos ópticos ou magnéticos, sendo que esses dois últimos são enquadrados na categoria de documentos eletrônicos.
O suporte convencional é um documento orgânico produzido em formato não digital. Por exemplo, o registro realizado em papel ou pergaminho. Isso já parece bem antigo, não é mesmo?
Por isso, já temos uma categoria chamada de documentos eletrônicos, que é aquela em que a informação está materializada no suporte de forma analógica ou em dígitos binários e que, necessariamente, utilizam equipamentos eletrônicos para ler a informação. Esses equipamentos podem ser óticos ou magnéticos.
A diferença entre os suportes óticos e os magnéticos é que os óticos utilizam luz para decifrar as informações e os magnéticos utilizam eletromagnetismo. Alguns exemplos de suportes óticos são os CDs e DVDs. Já para exemplificar os suportes magnéticos, temos os HDs, disquetes, fitas de vídeo, fitas de áudio.
O papel, que é um suporte convencional, mantém o seu conteúdo vinculado a ele. Já os suportes óticos têm uma parte física separada do conteúdo. Isso quer dizer que nos documentos eletrônicos eu posso mudar o suporte e a informação continua a existir.
Por exemplo, eu posso transferir um texto de um CD (suporte ótico) para um disquete (suporte magnético) que a informação continuará a existir. Já no suporte convencional não há como desvincular o conteúdo do suporte. Entendeu até agora?
Esse é um conteúdo bem simples para explicar e para entender. Então, bora partir direto para questões e ver como isso cai em prova.
A primeira questão foi aplicada pela Banca Cesp para a prova do Ministério Público Estadual do Piauí. Vamos lá!
No que tange à preservação e conservação de documentos de arquivo, julgue o próximo item: A seleção do material de acondicionamento e armazenamento dos documentos de arquivo independe do suporte documental. E aí, certo ou errado?
Para analisar essa questão, devemos pensar que o suporte documental é o material no qual as informações são registradas. Para você, faz diferença guardar documentos em suporte de papel, CDs, pen drives, fitas de áudio, etc, para esse fim. Sim, é claro que faz diferença. 
Cada um desses suportes é composto por um tipo de material e necessitam de armazenamento e acondicionamento adequado às suas peculiaridades.
Portanto, a seleção do material de acondicionamento e armazenamento depende do suporte documental e, inclusive, parte deles. Ou seja, resposta errada.
Essa foi fácil demais. Vamos para mais uma questão!
Dessa vez, a Banca Cesp aplicou no concurso para o Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional (IPHAN). A partir do fragmento de texto apresentado, julgue o item a seguir.
Para se definir um documento, um aspecto essencial é a existência de um suporte no qual os signos sejam registrados, embora o tipo de suporte não influencie na definição de se tratar ou não de um documento. O que você acha dessa questão? Ela está certa ou errada? Vou ler de novo para que você possa analisar melhor. Preste atenção:
Para se definir um documento, um aspecto essencial é a existência de um suporte no qual os signos sejam registrados, embora o tipo de suporte não influencie na definição de se tratar ou não de um documento. Certo ou errado? A resposta é certa. Vou explicar:
Para que um documento exista, é necessário que ele esteja registrado em algum material. Agora, se esse material é uma pedra, um papel ou dígitos binários, não importa. Ele continuará sendo um documento em qualquer suporte em que esteja registrado. Entendeu? Espero que sim.
Quer praticar um pouco mais? Então, vamos de questão. Essa questão foi aplicada pelo Cespe na prova da Fundação Universidade de Brasília. Vamos lá. Com relação à legislação arquivística, julgue o item a seguir. A legislação em vigor estabelece um limite para documentos produzidos em suporte papel. Julgue aí certa ou errada.  Parece bem óbvio, mesmo item está errado. A tendência é que os documentos em suporte papel deem lugar aos suportes eletrônicos, mas não há uma limitação por parte da legislação para esse procedimento. Para finalizar esse bloco, vou trazer uma questão que também é da Banca Sesp e foi aplicada na prova da Secretaria de Estado da Educação de Alagoas. Vou ler a questão. Fique atento aí. Com base nos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue o item.  Os documentos de arquivo são aqueles em suporte papel, enquanto os documentos elaborados em meios digitais são próprios de centros de documentação e de bibliotecas. Pelo que a gente já explicou até aqui você consegue responder tranquilamente essa questão e julgá-la como errada. É isso aí.
Bom, o que define se um documento é arquivístico? Biblioteconômico ou museológico, não é o suporte documental. Portanto, tanto os documentos digitais quanto os convencionais podem fazer parte das três frentes. O que vai diferenciar são outras características, como o objetivo de produção.  Muito bem. Estou gostando muito da sua companhia até aqui! Finalizamos agora mais um módulo do estudo da arquivologia. Te vejo em breve, até já.

04 - Suporte Documental

Forma Documental E aí meu povo que ama arquivologia, tudo bem por aí? Vamos dar mais um passo na busca pela aprovação. É claro que sim, vamos iniciar agora o estudo sobre a forma documental.
A Forma documental é o estado de preparação do documento em cada momento de transmissão. Ou seja, se você está escrevendo um documento e ainda vai precisar alterá-lo posteriormente, você tem uma forma documental chamada rascunho, por exemplo.
Agora, imagine que se o documento já está quase pronto, mas ainda necessita de assinaturas e outros sinais de validação, o que você tem é uma forma documental denominada minuta. Esse documento também pode ser um original ou uma cópia, ambas são formas documentais. Esse tema é fácil demais, não é? Tenho certeza que o seu ponto estará garantido. Se uma questão sobre esse assunto cair na sua prova, pra não deixar passar nada, vamos fazer algumas questões de fixação, beleza, vamos lá?
Essa questão foi aplicada na Fundação Carlos Chagas na prova do Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo. Original, cópia, minuta e rascunho, diferentes estágios de preparação e transmissão de documentos correspondem ao conceito de forma. E aí, certo ou errado? Isso aí questão correta. Lembre-se apenas que a forma é o estado de preparação do documento em cada momento de transmissão. Como vocês sabem, fazer o máximo de questões é a melhor maneira pra entender e fixar melhor o conteúdo, não é mesmo? Por isso, segura aí mais uma.
A próxima questão foi aplicada pela banca Cesp na prova da Empresa Brasil de Comunicação. A minuta corresponde ao registro resumido de um ato administrativo. Analise a questão comigo. Além de pedir para identificar se os termos são ou não minutas, as bancas também perguntam o conceito de minuta, rascunho, original e cópia como trabalhamos em aula. 
No caso da questão, a definição que temos é de rascunho e não minuta. Você conseguiu perceber isso? Vou repetir a questão de novo pra você avaliar melhor caso tenha restado alguma dúvida.
A minuta corresponde ao registro resumido de um ato administrativo. Ficou claro, não é mesmo? Ou seja, alternativa errada, apenas pra explicar melhor a minuta seria uma versão anterior de um documento. 
Eu tenho certeza que você está conseguindo entender tudo o que estamos explicando até aqui e deve estar feliz por perceber que a arquivologia é bem mais fácil do que você imaginava. É isso mesmo. Continue firme nos seus estudos e conte com a gente. Te vejo no próximo EmÁudio.

05 - Forma Documental

Formato dos Documentos
E aí, galera, tudo bem? Tá pronto pra prosseguir com os conceitos de arquivologia, eles são bem simples, basta prestar atenção no que a gente tá explicando de maneira detalhada pra você correr pro braço.
Nesse bloco, iremos abordar o conceito do formato dos documentos. O formato é a configuração física de um suporte documental de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. São exemplos de formatos: livro, caderno, planta, rolo de filme, cartaz, cartão, ficha, folha, entre outros.
Às vezes, os meus alunos confundem os conceitos de suporte e formato. Mas essa dica irá te ajudar a definir a diferença quando surgir essa dúvida. Olha só, sempre que estiver em dúvida a questão versa sobre o conceito de formato ou suporte lembre se que o formato deve ter um contorno específico materalizável. 
Você fala a palavra e lembra do que é, por exemplo, livro. Você pensou em um livro certo? É assim. Já o suporte é o material que você está registrando a informação: Papel, Folha, Caderno, Apostila, HD, lembrou? Pois é, simples.
Vou resumir formato deve ter um contorno específico materalizável. Já o suporte é onde será registrada a informação como CD, HD, papel. Agora adivinha o que a gente vai fazer, isso mesmo? O que você mais gosta, questões.
A questão a seguir é da banca Cesp e foi aplicada na prova do Instituto Nacional do Seguro Social.
Assertiva: Formato dado a um documento de arquivo é o fator que determina o uso e o destino de armazenamento futuro desse documento. Certo ou errado? Resposta errada.
Analise da seguinte maneira. O formato determina o armazenamento físico do documento, pois é diferente armazenar um livro e um caderno, por exemplo. Entretanto, a questão não está falando desse tipo de armazenamento.
O examinador está dizendo que o formato de um documento vai determinar por quanto tempo ele deve permanecer nos arquivos correntes e intermediários e após isso, ser eliminado ou guardado permanentemente. Isso não é verdade, porque quem determina o uso e a destinação é a própria função do documento, entendeu?
Vamos para mais uma questão. A banca dessa vez é a IDECAN e a questão foi aplicada na prova da Advocacia Geral da União.
Considerando a terminologia arquivística e as características e atributos dos documentos arquivísticos, é correto afirmar que, sigiloso, atestado de frequência, certidão, textual, caderneta, rascunho e pergaminho são, respectivamente, conceitos de natureza do assunto tipo espécie, gênero, formato, forma e suporte. Exatamente, a questão está perfeita.
Vou ler mais uma vez a questão e depois vão explicar um por um.
Considerando a terminologia arquivística e as características e atributos dos documentos arquivísticos, é correto afirmar que, sigiloso, atestado de frequência, certidão, textual, caderneta, rascunho e pergaminho são respectivamente, conceitos de natureza de assunto, tipo, espécie, gênero, formato, forma e suporte.
Assim, temos sigiloso classificado como natureza do assunto do documento, que é diferente de natureza do documento. Já o atestado de frequência é classificado como tipo documental, pois atestado é uma espécie e de frequência é a função.
Portanto, temos atestado de frequência como um tipo documental prosseguindo certidão é classificada como espécie documental textual. É classificado como um gênero documental.
Prosseguindo, certidão é classificada como especie documental. Textual é classificado com um gênero documental.
Caderneta é classificada como formato documental. Rascunho é classificado como uma forma documental. E por fim o pergaminho é classificado como um suporte documental.
Essa questão já foi uma super revisão de tudo que já estudamos até aqui. Conseguiu recordar os assuntos? Depois dessa, nem precisamos resolver mais questões sobre esse tema, mas não acabou viu? Te aguarda no próximo EmÁudio.

06 - Formato dos Documentos

Gênero Documental Fala pessoal, tudo beleza por aí. Como anda seu estudo? Pronto para dar mais um passo no estudo dos conceitos gerais da arquivologia? Bom, então vamos dar continuidade ao nosso estudo falando sobre o gênero documental. Gênero documental é o tipo de sistema de signos interpretáveis que foram utilizados para registrar a informação em um suporte documental. Para isso, temos alguns tipos de gêneros documentais definidos. Vamos lá que eu vou explicar cada um deles. Os tipos de gêneros documentais são: textual,  é a informação escrita. Por exemplo, qualquer documento escrito; cartográfico, que é a representação de uma área física. Por exemplo, mapas, plantas - bem intuitivo, não é mesmo?
Continuando, iconográfico, são representações estáticas de desenhos, pinturas e imagens. Como exemplo, podemos citar as fotografias, cartazes, partituras. Temos também o micrográfico, que são informações registradas em microformas, como microfilmes e microfichas.
Outro tipo de gênero documental é o filmográfico, que são as imagens em movimento. Já imaginou qual é o nosso exemplo. Isso mesmo, são os filmes. Outro tipo de gênero é o sonoro, que são informações fonográficas.
Por exemplo, as fitas de áudio. Já o informático ou digital são gravações em meio digital que precisam de equipamentos para terem as suas informações acessadas, por exemplo, os documentos em formato Doc, Dowd ou aqueles em formato PDF. Por último, temos o gênero audiovisual, que são as informações sonoras e filmográficas ao mesmo tempo, por exemplo, os filmes. Dito isso, você já deve imaginar que é possível que um documento assuma mais de um tipo de gênero documental ao mesmo tempo. Por exemplo, eu posso ter um desenho digital com informações textuais presentes. Então teríamos os gêneros digital, iconográfico e textual ao mesmo tempo.
O que você precisa analisar nas questões é o que mais prevalece. Explicando melhor, em um relatório de acidente em serviço no suporte papel que contém dados sobre o acidente e fotos. O que vai prevalecer é o texto.
Então esse documento é do gênero textual predominantemente e é assim que você deve marcar a resposta. Ficou claro? Calma, eu vou te ajudar resolvendo algumas questões com você. Assim, fica mais fácil de mostrar como o assunto pode ser cobrado na sua prova.  A questão a seguir é da Banca Quadrix e foi aplicada na prova do Conselho Federal de Biologia. Atenção viu. Acerca dos princípios e conceitos arquivísticos da legislação arquivística. Julgue o item a seguir.
Documentos manuscritos digitados ou impressos são do gênero documental textual. 
Pense comigo, o signo escolhido para dispor as informações no suporte documental é o gênero. Os documentos manuscritos à mão, digitados, eletrônicos ou impressos são do gênero textual. Mas essa questão tem uma pontinha de mentira, porque eu posso imprimir um documento do gênero iconográfico, por exemplo, e ele não será textual.
Dessa forma, a questão estaria errada. Porém, a Quadrix considerou documentos impressos como sendo iguais aos documentos textuais. Então a questão foi considerada certa. Só uma coisinha: eu sempre vou te avisar quando eu discordar do gabarito, quando a banca pisar na bola ou coisas do tipo, beleza?
Ainda que a banca esteja sendo controversa, você tem o dever de ir para a prova sabendo todos os posicionamentos, você não precisa sair daqui um arquivista, mas precisa sair sabendo o que cai em prova e como cai na prova. Bora pra mais uma questão então! 
A banca agora é sesp e a prova em questão foi para a Polícia Científica de Pernambuco. Atenção! Você está atento aí, né? Espero que sim, vamos lá!
Os gêneros documentais, comumente encontráveis em arquivos, incluem o gênero:
a) Emulativo
b) Iconográfico 
c) Cultural 
d) Tridimensional 
e) Natural.  Bom, o gênero documental mais encontrado no arquivo é o textual. Ah, professora, mas não tem esse gênero na questão não! Sim, eu sei e você sabe identificar quais gêneros constam nas alternativas? Se você disse o gênero iconográfico, acertou.
Todas as outras alternativas não se referem a gêneros documentais. Poxa, você sabe que o gênero textual é o mais comum nos arquivos mas as alternativas só apresentam um gênero que não é o textual. Então, qual você marca? A única alternativa que contém gênero documental, né? Não é o melhor dos cenários, mas é o cenário possível. Engula e passe para frente, porque iconográfico foi a alternativa dada pela banca.  Depois dessa, eu vou deixar você descansar um pouquinho, mas só um pouquinho e te encontro logo mais. Tá bom um grande abraço e continue firme nos estudos.

07 - Gênero Documental

Entidades Mantenedoras e Estágios de Evolução E aí querido aluno, tudo certinho? Bom neste EmÁudio, iremos falar sobre as entidades mantenedoras. Veja bem!
Os arquivos produzidos por instituições podem ser, segundo a professora Marilena, classificados como públicos, que são subdivididos em federal, estadual, municipal, privados, que são as empresas, institucionais que são produzidos por: instituições educacionais, igrejas, corporações não lucrativas, sociedades, associações e etc. 
Temos também os comerciais, nesse caso são subdivididos em: firmas, corporações, companhias e etc. E, por último, os documentos produzidos por familiares ou aqueles pessoais. Esse assunto não tem muito detalhamento e por isso mesmo já vamos partir pra questão de fixação. Preste atenção aí, hein? Essa questão foi aplicada pela banca Funrio na prova do Instituto Federal do Pará.
Ela diz assim: Os arquivos classificados quanto à sua entidade mantenedora podem ser: Alternativa A: Especial e especializado
Alternativa B: Corrente e permanente
Alternativa C: Setorial e central
Alternativa D: Público e privado
Alternativa E: Ativo e inativo. Tenho certeza que você acertou. A opção correta é a alternativa D: público e privado. Apenas para discorrer um pouco sobre a questão.
Temos que os arquivos são classificados quanto a entidades mantenedoras e podem ser públicos institucionais, comerciais, familiares ou pessoais. Essa foi mamão com açúcar, Então vamos acelerar e continuar nosso estudo falando agora sobre os estágios de evolução. Nos estágios de evolução, temos uma classificação simples sobre os diferentes conceitos, então vou explicar direitinho pra você entender e não restar nenhuma dúvida sobre isso. Nos estágios de evolução temos os arquivos correntes ou definidos também como primeira idade. Eles são aqueles que ficam na sua mesa de trabalho.
Isso mesmo, arquivos correntes são aqueles que estão na sua mesa de trabalho, bem como os documentos em curso, aqueles que são utilizados com frequência e que ficam na sala ou o escritório de uma pessoa. Todos esses documentos possuem a característica de ter um valor primário no que tange ao aspecto administrativo, fiscal e legal. Temos também os arquivos intermediários ou os chamados de segunda idade. Esses documentos possuem uma frequência de uso diminuída e podem ser consultados pelos arquivos correntes. Basicamente, são criados para dar espaço aos arquivos correntes.
Outra característica é que podem ser conservados em outros locais e ficam por lá, aguardando eventuais usos pontuais a sua eliminação ou guarda permanente. Possuem também valor primário, ou seja, arquivos correntes e intermediários possuem essa característica em comum são de valor primário no que diz respeito ao seu aspecto administrativo, fiscal ou legal. Pra finalizar os conceitos de estágio de evolução. Temos os arquivos permanentes ou de terceira idade. Bom, esses arquivos já perderam o seu valor primário, administrativo, fiscal ou legal e adquirir valor secundário, levando a característica de ser histórico, cultural, probatório ou informativo.
Os arquivos permanentes ou de terceira idade serão guardados permanentemente e necessitam de cuidados especiais. Geralmente, estão em menor volume que os demais avançando no nosso estudo, iremos partir para a prática agora. Questões de fixação, você espera por esse momento que eu sei bora lá então. Essa questão foi aplicada pela Universidade Federal da Bahia para o vestibular de arquivologia. Se liga na questão.
Os arquivos também são classificados quanto aos estágios de sua evolução, e um deles é representado pelos arquivos de segunda idade ou permanentes. OPA! Ficou claro que a banca fez questão de misturar os conceitos. 
Você conseguiu perceber isso? Relembrando os arquivos correntes. Podem ser chamados de primeira idade, os intermediários de segunda idade e os permanentes de terceira idade. A questão associa a segunda idade ao permanente, o que está incorreto. Resposta da questão é errada. Segunda a questão vamos lá! Dessa vez a banca é da Fundação Getúlio Vargas e foi aplicada na prova do Ministério Público de Alagoas.
Assertiva: Segundo a classificação do estágio de evolução pautada na teoria das três idades, um arquivo pode ser permanente. E aí, certo ou errado? 
Depois do estudo que fizemos até aqui, fica claro que a alternativa está correta. Segundo os conceitos sobre os estágios de evolução, ss arquivos podem ser correntes e intermediários e permanentes. Esse assunto está bem tranquilo de ser estudado, né?
Vou ficando por aqui, mas te aguardo no próximo EmÁudio porque ainda temos muitos conceitos pra estudar até lá.

08 - Entidades Mantenedoras e Estágios de Evolução

Extensão de Atuação E aí, meu aluno e minha aluna, como vocês estão? Até aqui tá tudo tranquilo Demais, né? E vai continuar assim mesmo porque nós fazemos questão de trazer o conteúdo da melhor maneira para o seu estudo. Neste bloco iremos abordar os conceitos sobre a extensão de atuação dos documentos. Os documentos podem ter uma extensão setorial e geral. A geral também pode ser chamada de central. Vamos estudar cada um deles? Claro que vamos! Beleza, se liga aí.
Na extensão setorial temos os arquivos correntes e os arquivos setoriais. Eles são preferencialmente descentralizados, ou seja, os documentos ficam dissipados nos setores. Esse formato facilita a movimentação da documentação e cada setor fica responsável pelo seu arquivo corrente. Já na extensão geral ou central, temos o arquivo que recebe os documentos correntes dos setores, por isso são chamados de geral, e esses arquivos centralizam a informação. Esses arquivos foram criados para dar espaço nos setores de trabalho e podem ficar mais afastados, porém devem estar acessíveis para consultas vindas dos arquivos correntes. Para ficar mais fácil, vamos observar como o assunto é cobrado nas provas. A questão a seguir foi feita pela coordenação de seleção Acadêmica da Universidade Federal Fluminense e foi aplicada na prova da Universidade Federal Fluminense. Atenção aí que eu vou ler a questão e em seguida, as alternativas. 
Arquivo é um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoa física, pessoa jurídica e por todo o serviço de instituição pública ou privada no exercício de suas atividades. Quanto à extensão de sua atuação, os arquivos estabelecidos junto aos órgãos operacionais que cumprem função corrente são classificados como:
A. setoriais. 
B. centrais 
C. gerais 
D. correntes. Vou resumir as alternativas porque você pode ter ficado na dúvida entre as letras A e B. Na letra A, temos o setorial, que é aquele arquivo corrente e preferencialmente descentralizado.
Já na letra B temos os arquivos com extensão geral ou central, que são aqueles intermediários e preferencialmente centralizados. Quando a questão fala em junto aos órgãos operacionais, está falando de arquivo corrente, Ou seja, a alternativa correta é a letra A setoriais. Vamos resolver mais uma questão. Essa foi aplicada pela Banca Cesp na prova do Tribunal de Contas do Distrito Federal. Preste atenção, vamos lá 
A definição de um protocolo central ou setorial cabe a cada órgão que deve analisar as condições existentes e eleger o modelo de configuração mais adequado para sua realidade. Para resolver essa questão, devemos analisar que cada órgão possui uma realidade tudo é diferente.
Os objetivos, a quantidade de documentos, a estrutura organizacional, os tipos de processos e documentos. Tudo isso vai definir a necessidade de manutenção dos documentos centralizada ou descentralizada. 
Quando a questão afirma que a definição de um protocolo central ou setorial cabe a cada órgão e que cada um deve analisar as condições existentes e eleger o modelo de configuração mais adequado para sua realidade, fica fácil compreender que a questão está certa.

09 - Extensão de Atuação

Natureza dos Documentos Fala aí concurseiro, como vão os estudos? Já vou te adiantando que estamos quase concluindo os conceitos que envolvem alguns temas importantes da arquivologia. Pra falar sobre o próximo assunto, eu quero que você entenda que aqui estamos falando da natureza dos documentos e não da natureza do assunto dos documentos. Entendeu? Guarde isso que vamos fazer essa diferenciação em breve. Prosseguindo, a natureza dos documentos pode ser dividida em documentos especiais ou especializados.
Os documentos especiais são aqueles documentos que são registrados em suportes não convencionais e que necessitam de tratamento especial quanto ao seu armazenamento, conservação, manutenção, registro, acondicionamento, disposição e outros cuidados especiais.
Como exemplo, podemos citar os CDs, fitas, microfichas, disquetes, fotografias, slides, plantas, mapas, entre outros. Já os documentos especializados são aqueles que reúnem um conjunto de documentos que tratam sobre o mesmo assunto. Entre alguns exemplos, podemos citar um conjunto de documentos que tratam sobre gaviões, um conjunto de documentos que tratam sobre concurseiros, um conjunto de documentos que tratam sobre física. Conseguiu pegar a ideia?
Então, repare que documentos especializados podem ser formados por diversos suportes documentais, o que quer dizer que um documento especializado também pode ser especial.
Exemplificando isso, temos os documentos que tratam da imprensa no Brasil registrados em um CD, contrário também é válido, ou seja, podemos ter um documento especial, que também é especializado. Como exemplo, vários CDs que tratam da imprensa no Brasil. Se você está acompanhando tudo até aqui, já percebeu que os assuntos desses tópicos são pequenos e por isso já vamos pular para a resolução de questões. A questão a seguir foi idealizada pelo Centro de Processos Seletivos da Universidade do Pará, e a prova foi para a mesma universidade.
Vamos lá e preste atenção que eu vou ler a questão.
De acordo com a teoria arquivística, o arquivo especializado é o que tem sob sua custódia os documentos resultantes de uma experiência humana num campo específico, independentemente da forma física que apresentem. 
Essa é uma classificação que diz respeito à natureza dos documentos. E aí? A questão está certa.
Explico o porquê: os documentos classificados quanto à natureza dos documentos podem ser especiais ou especializados. Já quanto à natureza do assunto dos documentos podem ser ostensivos ou sigilosos, só para complementar a informação do enunciado. Os arquivos especiais são aqueles produzidos em suportes não convencionais, como CDs, Pen drives.

10 - Natureza dos Documentos

Natureza do Assunto dos Documentos Fala querido concurseiro e concurseira, tudo bem? Antes de mais nada, quero te parabenizar por ter concluído mais um módulo do nosso curso de arquivologia. Eu sei que esses conceitos e classificações parecem ter um conteúdo extenso, mas são assuntos muito simples e de fácil entendimento.
Caso tenha restado alguma dúvida, volte aos áudios anteriores e escute novamente as aulas, aproveite o seu tempo e a nossa ajuda para fixar o conhecimento necessário, a fim de fazer uma boa prova. Dito isso, vamos pro último assunto desse módulo. Agora vamos falar sobre a natureza do assunto dos documentos. O assunto dos documentos é algo que deve ser levado em consideração, afinal, temos informações e assuntos que são confidenciais, correto.
Os documentos de arquivo podem ser classificados como ostensivos ou sigilosos. Os documentos ostensivos são aqueles cujas informações são de acesso livre eos documentos sigilosos são aqueles que possuem algum nível de restrição quanto à informação registrada no suporte.
Dentro dos documentos sigilosos, temos três classificações que estão em consonância com a Lei de Acesso à Informação. Lei nº 12.527/2011. Os documentos sigilosos podem ser classificados como; ultrassecretos que são documentos que terão as suas informações restritas por no máximo vinte e cinco anos. Também temos os secretos, que são aqueles documentos que terão as suas informações restritas por, no máximo quinze anos e, por último, temos os reservados, que são os documentos que terão as suas informações restritas por, no máximo, vinte e cinco anos. Essa classificação em um ou em outro grau vai depender do teor contido no documento e no quanto o sigilo dele é necessário para que se mantenha a segurança da sociedade e do Estado. Agora, bora pra nossa parte preferida que são as questões de fixação. Só se for agora sim, bora então. A questão a seguir foi aplicada pela banca Consulplan na prova do Tribunal Regional do Trabalho da Paraíba. Assertiva: Os documentos de arquivo podem ser classificados segundo o gênero e a natureza dos assuntos. Quanto à natureza dos assuntos, os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Resposta certa. A classificação quanto à natureza do assunto dos documentos pode ser ostensiva e sigilosa. Para concluir nosso estudo, vamos para a última questão. Dessa vez, a banca é Fundação Carlos Chagas e essa questão caiu na prova da Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo. Julgue o item.
Quanto à natureza do assunto, denominam se documentos ostensivos àqueles:
A. Cuja divulgação não prejudica a organização. B. Cuja divulgação prejudica a organização. C. De conhecimento restrito da organização. D. Que requerem excepcional grau de segurança. Como temos uma questão de múltipla escolha, eu vou ler novamente a questão e as alternativas. Beleza, Então, preste atenção quanto à natureza do assunto. Denominam se documentos ostensivos àqueles:
A. Cuja divulgação não prejudica a organização
B. Cuja divulgação prejudica a organização
C. De conhecimento restrito da organização
D. Que requerem excepcional grau de segurança. E aí você vai em qual alternativa? Espero que tenha sido na letra A, que é o nosso gabarito. Quanto à natureza do assunto, denominam se documentos ostensivos, aqueles cuja divulgação não prejudica a organização. Explico: Os documentos ostensivos são aqueles livres de restrição de acesso e os sigilosos são aqueles que contêm restrições de acesso ao seu conteúdo. É isso galera!
Terminamos aqui mais um módulo e espero que você tenha compreendido todo o conteúdo. Agora respira um pouquinho, aí que no próximo, EmÁudio, faremos um resumo de tudo o que foi estudado tá bom? Não demora porque eu estou te esperando. Até lá!

11 - Natureza do Assunto dos Documentos

Resumão Em Áudio: Classificação Dos Arquivos Fala aí concurseiro, como vão os estudos? Hora do resumão sobre a classificação dos documentos de arquivo. Já vou começar pela espécie documental, lembra dela? Espécie documental é o modo como é configurado o documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.
São exemplos de espécies documentais: ata, relatório, contrato, termo, declaração, certidão, boletim, requisição, ato, ofício, memorando, acordo, ementa, plano, nota, edital, diploma, entre outras. As categorias de espécies documentais são: atos normativos, portaria decorrespondência, memorando, assentamento, ata de ajuste, contrato, enuncia, novos optativos, parecer e comprobatórios, declaração. Já o tipo documental é a união entre a espécie do documento com a função dele isso cai muito em prova viu, Grave isso! Tipo documental é igual a;  espécie mais função do documento. Deu pra relembrar até aqui. Vamos continuar relembrando do suporte documental? Meu querido, eu te ajudo a relembrar. Suporte documental é um material no qual as informações são registradas. Podemos registrar informações em suportes convencionais, mais comuns, óticos ou magnéticos, sendo que esses dois últimos se encaixam na categoria de documentos eletrônicos. A forma documental é o estado de preparação do documento em cada momento de transmissão, por exemplo, a minuta. O formato é a configuração física de um suporte documental de acordo com a natureza, e o modo como foi confeccionado é o exemplo do livro. Já o gênero documental é o tipo de sistema de signos interpretáveis que foram utilizados para registrar a informação em um suporte documental; tipo textual, cartográfico, iconográfico, micrográfico, filmográfico, sonoro, informático e audiovisual. Tranquilo até aqui? Hora de falar das entidades mantenedoras. Veja bem, os arquivos produzidos por instituições podem ser, segundo a professora Marilena, classificados como públicos, que são subdivididos em federal, estadual, municipal, privados, que são as empresas, institucionais que são produzidos por instituições educacionais, igrejas, corporações não lucrativas, sociedades, associações e etc. 
Também temos os comerciais, nesse caso são subdivididos em firmas, corporações, companhias, etc. E por último, os documentos produzidos por familiares ou aqueles pessoais. Vamos acelerar e continuar nosso resumo falando agora sobre os estágios de evolução. Nos estágios de evolução temos uma classificação simples sobre os diferentes conceitos. Então vou explicar direitinho pra você entender e não restar nenhuma dúvida sobre isso, tá bom?
Nos estágios de evolução, temos os arquivos correntes ou definidos também como primeira idade, eles são aqueles que ficam na sua mesa de trabalho. Isso mesmo, arquivos correntes são aqueles que estão na sua mesa de trabalho, bem como os documentos em curso, aqueles que são utilizados com frequência e que ficam na sala ou o escritório de uma pessoa.
Todos esses documentos possuem a característica de ter um valor primário no que tange ao aspecto administrativo, fiscal e legal. Temos também os arquivos intermediários ou chamados de segunda idade. Esses documentos possuem uma frequência de uso diminuída e podem ser consultados pelos arquivos correntes.
Basicamente são criados para dar espaço aos arquivos correntes. Outra característica é que podem ser conservados em outros locais e ficam aguardando eventuais usos pontuais, a sua eliminação ou guarda permanente.
Possuem também valor primário, ou seja, arquivos correntes e arquivos intermediários possuem essa característica em comum são de valor primário no que diz respeito ao seu aspecto administrativo, fiscal ou legal. Para finalizar os conceitos de estágio de evolução, temos os arquivos permanentes ou de terceira idade. Esses arquivos já perderam o seu valor primário administrativo, fiscal ou legal e adquiriram valor secundário, levando a característica de ser histórico cultural, probatório ou informativo.
Os arquivos permanentes ou de terceira idade serão guardados permanentemente e necessitam de cuidados especiais. Geralmente, estão em menor volume que os demais. Tranquilo?
Antes de finalizar nosso módulo, preciso falar novamente sobre os da extensão de atuação dos documentos. Os documentos podem ter uma extensão setorial e geral. A geral também pode ser chamada de central. Vamos relembrar cada um deles? Claro que vamos, beleza se liga aí.
Na extensão setorial temos os arquivos correntes e os arquivos setoriais. Eles são preferencialmente descentralizados, ou seja, os documentos ficam dissipados nos setores. Esse formato facilita a movimentação da documentação e cada setor fica responsável pelo seu arquivo corrente. 
Já na extensão geral ou central, temos o arquivo que recebe os documentos correntes dos setores, por isso são chamados de geral, e esses arquivos centralizam a informação.
 Esses arquivos foram criados para dar espaço nos setores de trabalho e podem ficar mais afastados, porém devem estar acessíveis para consultas vindas dos arquivos correntes, assunto entendido e revisado? Coisa boa.
Finalizamos por aqui mais um módulo do curso, Arquivologia Emáudio.
 Obrigada pela Companhia, Bons Estudos!

12 - Resumão EmÁudio sobre Classificação dos Arquivo

ArquivologiaMÓDULO 03Classificação dos ArquivosSerenna Alves

Serenna Alves