Green - Módulo

Arquivologia

Olá! Neste módulo iremos estudar a Gestão de Documentos e no final faremos o nosso famoso resumão EmÁudio!

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Duração Total: 43 minutos 7 segundos
Professora: Serenna Alves

MÓDULO 06

Gestão de Documentos

Arquivologia EmÁudio: Gestão de DocumentosE aí, jovem, tudo certo? Bem-vindo a mais um módulo de arquivologia em áudio. Neste módulo, iremos aprender sobre a gestão de documentos. Bora começar, som na caixa! Esse é o tema mais importante da sua prova por diversos motivos ouvidos, bem abertos que eu vou citar alguns desses motivos, hein? Esse conteúdo é geral e envolve inúmeros temas específicos, o que abarca uma grande possibilidade de questões a serem cobradas. Arquivologia hoje é gestão de documentos e de informações e não mais somente a organização física dos documentos. O estudo dessa aula dará base para que você entenda toda a sistemática de funcionamento de gestão documental nas instituições. E, por fim, mas não menos importante, todas as bancas amam, independentemente do nível de prova. Então foca em mim. Para que você entenda o processo de gestão documental, vamos perpassar por vários assuntos e não quero que você fique perdido! Vou só te dar uma luz inicial para que você saiba o solo em que está pisando a cada tópico, você aprenderá tudo nessa ordem: Valores dos documentos, Teoria das treze idades, Ciclo documental, Esquema de movimentação de documentos, Programa de gestão documental, avaliação e destinação de documentos, Plano de classificação, Tabela de Temporalidade. Ufa! Preparado? Vou dar um tempo pra você beber uma água e respirar. E no próximo EmÁudio, nós vamos começar a colocar a mão na massa, beleza até lá!

01 - Gestão de Documentos

Arquivologia EmÁudio - Valores dos DocumentosOlá, meu caro amigo e minha cara amiga! Bora começar com sorriso no rosto e som na caixa. Hora de falar dos valores dos documentos. Jovem, os documentos arquivísticos, ao serem produzidos, nascem com valores administrativos, fiscais ou legais. Após cumprirem as funções pelas quais foram criados, podem ou não adquirir valores históricos, culturais, probatórios ou informativos. Os valores administrativos, fiscais ou legais são chamados de valores primários. Já os valores históricos, culturais, probatórios ou informativos são chamados de valores secundários. Portanto, ao serem criados, os documentos arquivísticos nascem com valores primários e, posteriormente, se for o caso, adquirem valor secundário. Adquirir valor secundário quer dizer que ele será guardado permanentemente, mas isso é assunto para daqui a pouco, fique tranquilo. Ah, professora. Então um documento nunca nasce com valor secundário, só primário? Calma aí. Um documento pode nascer com valor secundário, ou seja, ele já nasce com características históricas, culturais, probatórias ou informativas, mas primeiro irá cumprir as suas funções primárias, do contrário o documento nem seria criado, deu para entender? Imagina a seguinte situação: você, servidor público, deseja tirar férias e cria um tipo documental denominado solicitação de férias. Esse documento nasceu com valor primário, pois ele servirá para registrar o procedimento administrativo de férias. Após esse documento cumprir a função pela qual foi criado, que é registrar as suas férias, ele vai perdendo o seu valor primário porque a solicitação foi feita, as férias foram tiradas e pronto. Ele vai perdendo o valor primário a ponto de poder ser eliminado, pois não há nenhuma razão para guardar uma solicitação de férias para fins históricos, culturais, probatórios ou informativos. Imagina se fôssemos guardar todas as solicitações de férias de todos os servidores para sempre, não daria certo. Esse é o caso do documento que nasceu com valor primário e morreu com valor primário. Conseguiu entender?Tranquilo né? Ah, não use a palavra morreu perto de arquivistas. Se arquivo morto existisse a gente tinha que velar e enterrar e não é o que eu faço no meu dia a dia. Sim, as bancas ainda usam, sim não gosto, sim pras provas você pode considerar o arquivo como sendo morto, mas considera em silêncio pra professora não ficar triste tá?Agora vamos imaginar que o órgão com que você vai trabalhar está sendo criado e queo regimento interno acabou de ser produzido.  Primariamente, o regimento será utilizado para fins administrativos, fiscais ou legais, mas ele é muito importante para a Instituição porque é ele que vai estruturar a todas as regras do âmbito da sua Instituição, certo? Intrinsecamente, esse documento já nasceu com valor histórico, cultural, probatório ou informativo, mas primeiro ele vai servir a função pela qual ele foi criado, que é informar a todos os servidores do órgão que as regras da Instituição são tais e tais. Esse caso é deum documentoque já nesceu com valor secundário, mas primeiro cumpriu sua função primária. Assunto entendido até aqui? Maravilha! No próximo EmÁudio conversaremos sobre a teoria das três idadesou ciclo vital dos documentos. Então, fica comigo. Abraços e até mais.

02 - Valores dos Documentos

Arquivologia Emáudio - Teoria das Três Idades ou Ciclo Vital dos Documentos - Parte 1Bom dia, Boa Tarde, Boa Noite. Tudo certo meu povo maravilho. Bora Ser Aprovado! Hora de Aprender sobre a teoria das três idades, também chamada de Ciclo Vital dos Documentos. Aumenta esse som aí. Teoria das três idades ou o ciclo vital dos documentos é uma teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e valores secundário. Simplificando a teoria, faz com que nós saibamos qual documento faz parte do arquivo corrente, arquivo intermediário e permanente, de acordo com o quanto nós o usamos e de acordo com o valor primário ou secundário que ele possui.Calma, vou te dar um exemplo para facilitar sua vida. Eu sei que o meu contrato de prestação de serviços está no arquivo corrente, porque a frequência de uso é alta; no intermediário, porque eu quase não estou usando; e no permanente porque ele possui valor primário nas fases corrente e intermediária, mas esse contrato é tão importante que adquiriu o valor secundário. Mas jovem, o que vem a ser esses arquivos correntes, arquivos intermediários e permanentes? Muita atenção agora, hein, preciso que você foque em mim.Arquivo corrente, também conhecido como primeira idade ou ativos, é o conjunto de documentos que possuem valor primário, administrativo, fiscal ou legal e são consultados frequentemente. Eles são os que estão na sua mesa, no armário, ao lado, na caixa de entrada do seu sistema. São os documentos que compõem o processo que você está analisando, o relatório que você está finalizando, ou qualquer documento que esteja registrando demandas que estão em andamento. Os documentos correntes não precisam ser movimentados para que sejam considerados correntes. Eu posso ter um processo que necessita de andamento há meses, mas por diversos motivos ele continua lá, mas não deixa de ser corrente por isso. Deu pra entender?Jovem, consulta frequente é diferente de movimentação alta e o que caracteriza um arquivo corrente é a consulta frequente. Ou seja, eu estou precisando desse documento para resolver uma demanda, mas não sei quando vou resolvê-la. Fácil até aqui, né? O acesso aos documentos correntes é restrito aos produtores e veremos, ao estudar protocolo, que as atividades de protocolo estão intimamente ligadas aos arquivos correntes. Isso acontece porque é no arquivo corrente que a documentação é produzida e o protocolo dá início à movimentação dos documentos após a sua produção.Quando o documento cumpre seu prazo na fase corrente, ele é transferido ao arquivo intermediário ou recolhido diretamente para o arquivo permanente. Repare na terminologia: Transferência e recolhimento. Transferência é a passagem dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário e o recolhimento é a passagem dos documentos do arquivo corrente para o permanente ou do arquivo intermediário para o permanente. Conseguiu entender? Beleza. Vamos em frente.Conversamos sobre os arquivos correntes, mas e os arquivos intermediários e permanentes? Vamos falar deles agora? Os arquivos intermediários, de segunda idade ou semi-ativos, são aqueles que não são consultados com tanta frequência. Eles tiveram o seu valor primário reduzido, ou seja, eles foram criados e cumpriram as funções pelas quais foram criados. Então não precisam ficar ocupando espaço nos setores de trabalho ou nas caixas de entrada dos sistemas informatizados. Jovem, os arquivos intermediários foram criados para desafogar os setores de trabalho e dividir a responsabilidade sobre a documentação. Isso porque os documentos que ficam no Arquivo Intermediário podem ser consultados, mas é responsabilidade das pessoas que trabalham no arquivo intermediário fornecer o acesso a eles. Outro ponto importante é que esses documentos podem ficar fora da instituição em espaços cujos custos de armazenamento sejam menores, mas devem estar acessíveis sempre que solicitado. Isso acontece porque geralmente as instituições produzem muitos documentos em suporte convencional e o metro quadrado tem um custo elevado onde normalmente as instituições desenvolvem suas atividades. Se é só para armazenar, isso pode ser feito em outro local e é o que normalmente as instituições adotam. Esses documentos não ficam no arquivo intermediário para sempre. Eles estão cumprindo o prazo determinado pela tabela de temporalidade e posteriormente receberão a sua destinação final, que é a guarda permanente ou a eliminação. Deu para entender? Os documentos serão guardados permanentemente, se adquiriram valor secundário, ou seja, valores históricos, culturais, probatórios ou informativos, mas serão eliminados caso o valor primário tenha finalizado. Isso quer dizer que o documento foi criado, cumpriu sua finalidade pelo tempo correto e não pode oferecer nenhum valor informacional relevante para a instituição.Os arquivos intermediários são subordinados técnica e administrativamente aos arquivos permanentes, porque os arquivos permanentes controlam o que devem receber, que é somente os documentos de valor secundário. Sem esse controle, teríamos documentos desnecessários compondo os arquivos permanentes, ou seja, a qualidade do que é bom seria comprometida. Tranquilidade até aqui? Vou finalizar este EmÁudio para não ficar muito cansativo para você. Aproveita para beber uma água, dar uma alongada que já já eu volto. Até mais!

03 - Teoria das Três Idades ou Ciclo Vital dos Documentos – Parte 1

Arquivologia EmÁudio - Teoria das Três Idades ou Ciclo Vital dos Documentos - Parte IIFala jovem, no áudio passado nós conversamos sobre os arquivos correntes e os arquivos intermediários. Ficou faltando falar sobre os arquivos permanentes, né? Vamos aprender um pouquinho sobre eles.Nos arquivos permanentes, temos os documentos que foram recolhidos diretamente do arquivo corrente ou do arquivo intermediário. São documentos que perderam o seu valor primário e adquiriram valor secundário. No popular, eles cumpriram o que prometeram à instituição, mas ainda podem contribuir servindo à história e à cultura como valor de prova ou informação relevante. Quando você escutar ou ler em algum lugar "permanente", é permanente mesmo, vão ser guardados para sempre. Não tem meio termo para isso. No arquivo permanente, os arquivos serão organizados através do arranjo documental, e diversas técnicas serão empregadas para fazer com que essa informação seja preservada, conservada, restaurada, caso necessário, e acessada por quem tiver interesse.Assunto entendido? Beleza. Esse EmÁudio foi curtinho, mas não menos importante, hein? Fico por aqui. Aula que vem tem mais. Abraços.

04 - Teoria das Três Idades ou Ciclo Vital dos Documentos – Parte 2

Arquivologia EmÁudio - Arranjo e ConservaçãoE aí, meu povo, tudo certo? Bora aprender mais um pouquinho pra ser aprovado? Foco, sorriso no rosto e cola em mim! Hora de falar do arranjo e da conservação. Já ouviu falar deles? Não? Calma, aí, deixa comigo que eu te explico jovem: arranjo é o modo de organização dos documentos de valor secundário no arquivo permanente. Apesar de a organização dos documentos no arquivo permanente diferenciar da organização dada a esses mesmos documentos nos arquivos correntes e intermediários, continua se respeitando a ordem original dos documentos e as funções pelas quais foram criados. O instrumento que sistematiza essa organização é chamado quadro de arranjo, que pode ser estrutural e funcional.Vamos por partes. O quadro de arranjo estrutural é montado de acordo com a estrutura organizacional da instituição, e o funcional parte das funções da instituição. Geralmente as bancas cobram o conceito de arranjo do DBTA, que diz que arranjo é a sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. Grave isso. Deu pra entender o que é arranjo? Beleza. Bora pra conservação.Aqui vou aproveitar pra falar da preservação e da restauração combinado? Bora lá, jovem. Conservar, preservar e restaurar documentos são medidas que visam à proteção dos documentos e as informações nele contidas. Conservar documentos é desenvolver práticas que desacelerem o seu processo de degradação. Algumas medidas devem ser adotadas, como manter os documentos bem higienizados, acondicionados da maneira correta, mantê-los sob a temperatura e umidade adequadas, utilizar materiais próprios para armazenamento, cuidar da limpeza do local de armazenamento e outras medidas preventivas. Preservar documentos é estabelecer planos e normativas em âmbito administrativo, político e prático, que contribuam para a preservação dos documentos.Já restaurar documentos envolve medidas de contenção, estabilização ou reversão de danos que já foram causados aos documentos por falta de cuidados, tanto na preservação quanto na conservação. Deu pra entender a diferença? Você deve preservar os documentos para que esses cuidados estejam documentados e acessíveis a todos. Além disso, a conservação atua em atitudes práticas que visam evitar que documentos precisem ser reparados devido a danos físicos ou químicos durante o uso. Tranquilo, né? Show de bola!Finalizo mais um EmÁudio por aqui. Obrigada pela companhia. Áudio que vem tem mais. Até lá.

05 - Arranjo e Conservação

Arquivologia EmÁudio - Acesso Olá Jovem. Pronto pra mais um Emáudio? Chegou a hora de mais um em áudio. Coisa boa, deixe a preguiça de lado e me acompanhe nesse EmÁudio quero conversar contigo sobre o acesso.Acesso, professora? Isso! Acesso. Jovem, lembra que eu te falei que os arquivos permanentes são compostos por um conjunto de documentos de valor secundário, ou seja, as informações neles contidas são de cunho histórico, cultural, probatório ou informativo. Então, diante desse conteúdo informal, esses documentos serão procurados por pesquisadores ou pela própria instituição, e é aí que surge o acesso aos documentos. Não basta que os documentos estejam disponíveis, eles devem estar acessíveis, concorda comigo? Um documento acessível é aquele que se pode encontrar facilmente. Para que isso aconteça os arquivos permanentes possuem alguns truques que são chamados de instrumentos de pesquisa.Os instrumentos de pesquisa são manuais elaborados para ajudar o interessado em acessar os documentos. Afinal, dependendo da organização, temos documentos permanentes a perder de vista. Pense nos instrumentos de pesquisa como uma ajudinha a mais no processo de identificação do que é interessante para o pesquisador. Nós temos instrumentos de pesquisa gerais e instrumentos de pesquisa específicos. Os gerais contêm informações sobre o acervo. Ao ter acesso a esse instrumento, o pesquisador tem uma ideia macro se o que ele precisa pode ou não estar contido naquele conjunto documental. Os específicos detalham o acervo documental, uns mais e outros menos, de forma que se houver alguma chance do documento que o pesquisador tem interesse estar no arquivo, ele vai ter acesso.Deu para entender até aqui? Vamos seguir. Nós não vamos adentrar nos mares profundos dos instrumentos de pesquisa, porque isso não cai em prova. O que cai em prova é o conceito de alguns deles e o nível de abrangência. Então é o que vamos aprender. Beleza, vem comigo. São instrumentos de pesquisa o guia, o inventário, o catálogo, o repertório ou catálogo seletivo e os índices. Vamos bater um papo rapidinho sobre cada um deles.Jovem, o guia é o instrumento de pesquisa dos arquivos permanentes mais genérico e mais popular. Possui uma linguagem simples que objetiva orientar os pesquisadores sobre o que o acervo contém e como ele pode ser utilizado. O Guia também é um instrumento de difusão do acervo, ou seja, pode se dar publicamente ao arquivo por meio dele. Ele informa quantos fundos existem no arquivo, caso exista mais de um, o que não é comum, apresenta todas as informações de contato do arquivo para que o pesquisador possa ter acesso à informação, endereço, telefone, formas de obter acesso à informação, horário de funcionamento, formas de consulta, se existe ou não possibilidade de reproduzir os documentos, se há outros instrumentos de pesquisa disponíveis e todos os procedimentos que envolvem o acesso às informações. O Guia também reúne as características gerais do acervo histórico do acervo e da instituição. Quantidade de documentos disponíveis. Breve descrição do conjunto documental, tudo de forma genérica. Fácil, né?Já o inventário é o instrumento de pesquisa que descreve o acervo em sua totalidade ou parte dele. A descrição do acervo ou parte dele é feita de forma sumária. O Catálogo é um instrumento de pesquisa que descreve os documentos peça por peça, de séries documentais ou de conjuntos de documentos. É considerado um instrumento de pesquisa parcial, pois descreve partes do conjunto de documentos, organizado segundo critérios temáticos, assunto cronológicos, tempo onomástico, nome ou toponímico. No catálogo, a descrição pode ser sumária ou analítica. Descrição sumária é aquela descrição menos detalhada, já a analítica é mais detalhada. Deu para entender até aqui? Beleza, vamos em frente.O repertório, também conhecido como catálogo seletivo, descreve documentos seletivamente de um ou mais fundos minuciosamente. A diferença do catálogo é que aqui, depois de escolhido o conjunto de documentos, faz-se uma seleção dentro desse conjunto para descrever e não se descreve tudo como nos catálogos. Deu para entender a diferença? E por fim, o índice. O índice é um documento que lista nomes, lugares, assuntos dos documentos do acervo que se ligam ao local onde a documentação se encontra. Tranquilidade total, suave na nave? Beleza. Essa foi a minha deixa, fico por aqui. Até mais, tchau.

06 - Acesso

Arquivologia EmÁudio - Movimentação Dos DocumentosE aí, jovem, tudo jóia? Nesse EmÁudio, vamos aprender sobre a movimentação dos documentos, preparado, som na caixa. Meu querido jovem, você já entendeu que para sistematizar a movimentação dos documentos, ou seja, manter somente o que está sendo utilizado nos setores de trabalho, arquivo corrente, ter um espaço adicional para guardar documentos com frequência de uso diminuída, arquivo intermediário e, de quebra, eliminar o que não é mais útil e ter um outro espaço para guardar documentos com valor secundário da instituição - Arquivo permanente, temos a teoria das três idades ou o ciclo vital dos documentos? Certo? Eu quero muito que você consiga entender esse ciclo vital, então vou fazer um resumo pra que você nunca se perca.Ok. Nós temos três fases do ciclo vital: Arquivos corrente, intermediário e permanente. A passagem dos documentos do arquivo corrente para o intermediário chama-se transferência. A passagem dos documentos do arquivo intermediário para o permanente chama-se recolhimento. Tranquilo até aqui? Beleza. Os documentos podem ser eliminados diretamente do arquivo corrente ou podem aguardar a sua destinação na fase intermediária. Vai depender se ele deverá cumprir prazo intermediário ou não. Um documento intermediário pode ser solicitado pelo arquivo corrente, mas ele não volta a ser corrente, é só uma questão de consulta. Um documento permanente pode ser solicitado pelo arquivo corrente, mas ele também não volta a ser corrente, só uma questão de consulta.Os arquivos intermediários são subordinados aos arquivos permanentes, mas não há essa relação entre arquivo corrente e intermediário. Tente explicar o que acontece no ciclo documental mentalmente e volte sempre à parte que você tiver dificuldade repita pra você mesmo. Documento é criado no arquivo corrente. É transferido para o arquivo intermediário recolhido diretamente para o arquivo permanente ou pode ser eliminado. Se for transferido para o arquivo intermediário, pode ser eliminado ou recolhido para o arquivo permanente, facilitei a sua vida?Show de bola. Fico por aqui foco, bons estudos, até mais.

07 - Movimentação dos Documentos

Arquivologia EmÁudio - Programa de Gestão DocumentalFala meu povo. Bora ser aprovado? Som na caixa e focoHora de aprender sobre o programa de Gestão Documental. Jovem a Lei 8.159/1991 que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados em seu artigo 3º diz que: considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente, ou seja, gestão de documentos são ações relativas à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em idade corrente e intermediária. Sim, no arquivo permanente não há gestão documental e como num passe de mágica, você acabou de conhecer as fases que compõem um programa de gestão de documentos. Ah, professora, mas o ciclo vital não resolve o problema dos arquivos? A gente já estudou toda a sistemática de movimentação de documentos, então para que serve esse programa de gestão de documentos?Ótima pergunta jovem. Olha só, a teoria das três idades ou ciclo vital sistematiza a movimentação da documentação, mas é o programa de gestão documental que ramifica as atividades que ocorrem quando o ciclo documental está estabelecido. É como se o ciclo documental fosse o esqueleto humano e o programa de gestão de documentos fosse todos os órgãos que compõem o corpo humano. Então vamos aprender as atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos. Você vai ver que já tratamos dessas atividades em diversos momentos do nosso curso. Bora lá. Produção: a produção é o momento de criação dos documentos diante da necessidade de registrar uma atividade que reflete as funções da instituição. No momento de produção dos documentos, o arquivista deve ser um profissional atuante nos seguintes pontos: intervir para que só documentos realmente necessários para a consecução das atividades sejam criados; recomendar a racionalização da produção de documentos, evitando cópias e vias desnecessárias; propor a criação de/ou eliminação de modelos de documentos diante da análise do projeto; propor a criação de ou eliminação de modelos de documentos diante da análise dos processos; propor normativas que favoreçam o processo documental e apresentar estudos sobre o melhor rendimento de produção de documentos tanto físicos como eletrônicos e outros pontos que favoreçam o uso consciente da produção de documentos.Deu pra entender? Tranquilo, né? Vamos pra próxima atividade. Tramitaçã: a tramitação de documentos é a movimentação interna e externa desde a produção ou recebimento dos documentos até que eles cumpram as funções pelas quais foram criados e possam ser eliminados ou guardados permanentemente. Já na utilização, partimos para as atividades de protocolo, recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação de expedição e de organização e arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação, empréstimo e consulta e a recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.A professora, mas você não disse que isso tudo aí é feito nos arquivos correntes e agora, tá falando que é nessa fase de utilização também? Como assim? Calma jovem. Relaxe esse coração. Sim, todas essas atividades ocorrem no arquivo corrente e, ao mesmo tempo, são desenvolvidas na fase de utilização do programa de gestão de Documentos. Deu pra entender? Beleza. Falamos da produção, da tramitação e do uso. Ainda é preciso conversar com você sobre a avaliação e sobre o arquivamento de documentos.A avaliação é uma atividade realizada previamente pela comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Essa atividade envolve avaliar os documentos produzidos pela instituição diante da frequência de uso e do valor que ele possui para o organismo. Como resultado dessa avaliação, temos a produção da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo. Essa tabela é o instrumento responsável por dizer por quanto tempo cada documento deve permanecer em cada fase do ciclo documental, além de definir se a destinação final será guarda permanente ou eliminação.Repare que eu adicionei o termo destinação que a lei 8.159/1991 não cita. A inclusão da destinação é necessária porque quando se avalia um documento se define tanto os prazos que cada um deve cumprir no ciclo documental, quanto a sua destinação final, Quando os documentos cumprirem suas funções, eles podem ser arquivados. Isso acontece nos arquivos correntes. Jovem, o arquivamento envolve diversas técnicas de organização que poderão ser escolhidas, levando se em consideração a quantidade de documentos, o tipo documental, frequência de consulta, assunto, entre outros.Calma, senti uma tensão no ar. Vou facilitar pra você e vou sistematizar o Programa Geral de Gestão de Documentos. Beleza? As fases são produção, tramitação, uso ou utilização, avaliação ou destinação e arquivamento. Agora jovem tira as crianças da sala Coloca aí um fone de ouvido, porque eu preciso dar um bizu pra você que não é muito bonito, mas vai te ajudar muito. Com todo o respeito, eu chamo as fases de - P U T A A - isso mesmo que você ouviu P U T A A , A - de produção; o U - de utilização; T de tramitação; o  A- de avaliação e outro A - de arquivamento. Gravou? Beleza. As bancas costumam cobrar o programa de gestão de documentos, como produção, utilização, destinação de documentos -  PUDE - de forma resumida, mas os dois estão corretos. Ok? Então, é isso. Fico por aqui. No próximo EmÁudio vamos testar nosso conhecimento sobre esse tema tão importante beleza até lá.

08 - Programa de Gestão Documental

Arquivologia EmÁudio - Exercício sobre Gestão de DocumentosOlá jovem! Tudo joia, vamos praticar? Eu leio a questão e você me diz daí se ela está certa ou errada. Beleza, presta atenção, hein? Aumenta o som aí.A primeira questão é da banca Cesp, acerca de aspectos relativos ao documento de arquivo e ao patrimônio cultural. Julgue o próximo item: Apenas os documentos arquivísticos permanentes são considerados patrimônio cultural brasileiro. E aí, certo ou errado? Isso mesmo? Certo. Os documentos permanentes reúnem os documentos de valor histórico, cultural, probatório e informativo e são considerados patrimônio cultural por serem uma seleção do que representa as instituições. Os arquivos correntes e intermediários, ao contrário, reúnem documentos de valor administrativo, que muitas vezes só servem para cumprir as funções administrativas pelas quais foram criados.Próxima questão. Também da Banca Cesp, de acordo com a Lei 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, e dá outras providências, julgue o item que se segue: O trajeto da documentação, que inclui sua tramitação até sua destruição ou destinação à guarda permanente, de acordo com suas funções, corresponde ao ciclo vital do documento. E aí está certa ou errada? Correta, jovem. O ciclo vital dos documentos é o caminho que ele percorre na fase corrente e intermediária até receber a sua destinação final. O tempo desse caminho vai depender das funções as quais eles representam. Mais uma, outra da banca Cesp: A Gestão de documentos inclui a coordenação da equipe de trabalho, do arquivo e do espaço físico em que o acervo está armazenado. Sabe responder essa, jovem? Isso mesmo, está certa. Tanto a equipe de trabalho como o espaço físico de armazenamento são atividades que devem ser geridas no âmbito da gestão documental. O controle de frequência de documentos, a preservação e conservação, o acesso às informações no arquivo intermediário também são ações sob a responsabilidade da gestão documental.Tranquilo até aqui? Bora pra próxima, a última, hein? Essa é da banca Cesp também: Um dos motivos para a manutenção dos documentos nos arquivos correntes é a grande possibilidade de uso dos documentos. Certo ou errado? Certo, os documentos ficam nos arquivos correntes, ou seja, nas mesas de trabalho e nos armários próximos aos trabalhadores, porque há uma grande possibilidade de que eles sejam utilizados. Assunto entendido, jovem? Fico feliz, no próximo, EmÁudio, faremos aquele resumão da aprovação. Fica comigo até mais.

09 - Exercícios sobre Gestão de Documentos

Arquivologia EmÁudio - Resumão EmÁudio sobre Gestão de DocumentosBom dia, Boa tarde, Boa noite! Não importa o horário é sempre um prazer ter a sua presença. Bora refrescar essa memória! Hora de fazer aquele famoso resumão, aumenta esse som aí, sorriso no rosto e cola em mim!Jovem os valores administrativos, fiscais ou legais são chamados de valores primários, e os valores históricos, culturais probatórios ou informativos, são chamados de valores secundários. Lembra do nosso papo? Então, grave isso. Já a teoria das três idades, ou o ciclo vital dos documentos, é uma teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primários e valores secundários.Além disso, estudamos a diferença entre transferência e recolhimento. Tá lembrado? Vou te ajudar a relembrar: transferência é a passagem dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. Já o recolhimento é a passagem dos documentos do arquivo corrente para o permanente ou do arquivo intermediário para o permanente. Assunto revisado?Esse nosso EmÁudio foi curtinho e eu já vou embora. Mas calma, ainda tem muito módulo pela frente. Obrigada pela companhia, bons estudos e até a próxima! Abraços, tchau.

10 - Resumão EmÁudio sobre Gestão de Documentos

ArquivologiaMÓDULO 06Gestão de DocumentosSerenna Alves

Serenna Alves

01 - Gestão de Documentos

02 - Valores dos Documentos

03 - Teoria das Três Idades ou Ciclo Vital dos Documentos – Parte 1

04 - Teoria das Três Idades ou Ciclo Vital dos Documentos – Parte 2

05 - Arranjo e Conservação

06 - Acesso

07 - Movimentação dos Documentos

08 - Programa de Gestão Documental

09 - Exercícios sobre Gestão de Documentos

10 - Resumão EmÁudio sobre Gestão de Documentos

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MÓDULO 06
Gestão de Documentos

Serenna Alves