Purple - Módulo

Gestão de Pessoas e Administração Geral

Olá! Neste módulo vamos continuar nossos estudo falando sobre Gerenciamento de Processos.

Vamos começar?

Narrador: Audren Azevedo
Duração: 1 hora 29 minutos e 15 segundos

MÓDULO 14

Gerenciamento de Processos 

Gestão de Pessoas e Administração Geral EmÁudio – Gerenciamento de ProcessosBom dia, boa tarde, boa noite ou boa madrugada, futuros servidores! Começaremos agora os nossos estudos sobre o gerenciamento de processos! Respira fundo! Vem comigo! Você sabia que toda a atividade que possui um início, um meio e um fim pode ser definida por processo? Pois é! Também conhecidos por interligar uma sequência de acontecimentos, os processos estão presentes nas nossas rotinas diárias muito mais do que possamos imaginar. Os processos são compostos de atividades humanas, mecânicas, digitais ou naturais, e todas tem um objetivo predeterminado até o seu desfecho. Por processo, podemos classificar toda sequência de atividades que seguem um cronograma característico, envolvendo recursos humanos e financeiros, com uma finalidade específica e preestabelecida. Compreende desde as tarefas rotineiras a todo tipo de empresa até as atividades que envolvem maior complexidade — todas têm em comum um roteiro definido, prazos e metas a cumprir. Grave isso! Agora que já conheceu o conceito de processo, vale reforçar o conceito aprendido sabendo que processo é um conjunto de atividades sequenciais que apresentam relação lógica entre si, com a finalidade de atender e, preferencialmente, suplantar as necessidades e expectativas no plano interno e externo (dos clientes). Ainda assim, outra definição deve ser considerada, pois consiste numa “ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo e um fim, com entra das (inputs) e saídas (outputs) claramente identificados”. Galera, identificar os processos é importante para definir a organização dos indivíduos e dos demais recursos da instituição. É um conceito fundamental na projeção dos meios pelos quais a instituição pretende entregar seus produtos ou serviços aos clientes. Um processo, em essência, representa uma sequência de atividades a serem realizadas para a obtenção de um produto final (bem ou serviço). Para o autor Cruz, processo de negócio é o conjunto de atividades que tem por objetivo transformar insumos (entradas), adicionando-lhes valor por meio de procedimentos, em bens ou serviços (saídas) que serão entregues e devem atender aos clientes. Tudo bem até aqui? Vamos em frente! Jovem, você sabe a diferença entre Gestão POR processos e Gestão DE processos? Não? Eu te explico! A gestão por processos pode ser conceituada como uma disciplina gerencial que integra processos e tecnologia para conectar estratégias de negócio ao foco do cliente, necessitando de um amplo planejamento, para que haja segurança operacional, de modo que integre os processos com a finalidade de alcançar os objetivos organizacionais. Desta forma, fazer a gestão por processos possibilita aos gestores públicos entregarem melhores produtos ou serviços, melhorando a gestão de modo que se consiga atender as demandas do cidadão. De acordo com Pradella, pode-se conceituar gestão por processos como sendo o enfoque sistêmico de projetar e melhorar continuamente os processos organizacionais, por pessoas potencializadas e trabalhando em equipe, combinando capacidades tecnológicas e emergentes, objetivando a entrega de valor ao cliente. Deu para entender? Beleza! Daqui a pouco eu volto para falarmos dos tipos de processos. Até mais! Tchau!

01 - Gerenciamento de Processos

Gestão de Pessoas e Administração Geral EmÁudio – Tipos de ProcessosFala, galera! Voltei! Neste em áudio, estudaremos os tipos de processos. Bora começar? Aumenta o som ai! Existem diferentes nomenclaturas para a classificação de processos, apresentadas por autores que as nomeiam de formas diferentes. Nesse contexto, os conceitos utilizados pela Association of Business Process Management Professionals (ABPMP) do Brasil foram o padrão utilizado. Segundo o Guia BPM CBOK, há três tipos diferentes de processos de negócio ponta a ponta: primário, de suporte e de gestão. Os processos primários são processos de ponta a ponta, interfuncionais, que fornecem valor diretamente aos clientes. Esses processos são comumente conhecidos como os principais, uma vez que representam as atividades fundamentais que uma organização executa para atingir seu propósito. Esses procedimentos formam uma cadeia de valor, na qual cada etapa adiciona valor à anterior, avaliado pela sua contribuição no desenvolvimento ou fornecimento de um produto ou serviço, culminando na entrega efetiva de valor aos clientes. Fique ligado! A cadeia de valor de processos de negócio da empresa descreve uma forma de focar a cadeia de processos que fornece valor ao cliente. Cada uma dessas atividades tem seus próprios objetivos de desempenho conectados aos seus processos de negócio de origem. Os processos primários podem fluir através das funções da organização, através dos departamentos ou até mesmo entre empresas e fornecem uma visão completa do valor criado. Atividades principais são aquelas que estão envolvidas na criação física do produto ou do serviço, por meio das ações de marketing, e transferem para o comprador e para o suporte de pós-venda, denominado valor adicionado. Já os processos de suporte são projetados para fornecer auxílio aos processos primários, frequentemente por meio da gestão de recursos ou infraestrutura, que são necessidades dos processos principais. A distinção fundamental entre processos de suporte e primários é que os de suporte não entregam valor diretamente aos clientes, ao contrário dos processos primários. Processos de suporte típicos incluem o gerenciamento de tecnologias da informação, a administração de instalações ou capacidades, e a gestão de recursos humanos. Cada um desses processos de suporte pode abarcar um ciclo de vida de recursos e muitas vezes estão intimamente ligados a departamentos funcionais específicos. E, por fim, os processos de gestão! Jovem, os processos de gestão são utilizados para medir, monitorizar e controlar as atividades corporativas. Os processos de gestão garantem que um processo primário ou de suporte atenda aos objetivos operacionais, financeiros, regulatórios e legais. Os processos de gestão não agregam valor diretamente aos Clientes, mas são necessários para garantir que a Organização opere de forma eficaz e eficiente.

02 - Tipos de Processos

Gestão de Pessoas e Administração Geral EmÁudio – Hierarquia de ProcessosOlá! Bem-vindo de volta! Bora ser aprovado?! Hora de falarmos sobre a hierarquia de processos! Galera, a hierarquia de processos dentro de uma organização é uma forma estruturada de entender e organizar os diferentes níveis de operações que ocorrem dentro de uma empresa. Esta hierarquia é essencial para a gestão eficaz de processos de negócios, e cada nível tem um papel específico na realização dos objetivos da empresa. Temos os seguintes níveis: macroprocesso, processo, subprocesso, atividade e tarefa. “Como assim, professor?” Calma, vou explicar! O nível “macroprocesso” é o nível mais alto na hierarquia de processos. Um macroprocesso é um conjunto grande e complexo de processos que juntos alcançam um objetivo estratégico significativo ou um resultado chave para a organização. Os macroprocessos são compostos por vários processos menores e abrangem diversas funções dentro da organização. Eles são essenciais para a missão geral e os objetivos estratégicos da empresa. O nível “processo” é um conjunto de atividades relacionadas e interdependentes que transformam insumos (inputs) em resultados (outputs) para atingir um objetivo específico. Cada processo tem um dono responsável por seu desempenho e resultados. Os processos são componentes de um macroprocesso e podem ser subdivididos em subprocessos. Já os subprocessos são divisões de um processo maior. Eles são mais específicos e focam em uma parte particular do processo principal. Cada subprocesso consiste em uma série de tarefas ou atividades que precisam ser realizadas para completar uma parte do processo mais amplo. Jovem, subprocessos ajudam a detalhar e organizar o trabalho necessário para alcançar os objetivos do processo maior. As tarefas são ações individuais ou passos específicos necessários para completar um subprocesso. São geralmente mais concretas e orientadas para a ação. Uma tarefa é um elemento de trabalho que precisa ser realizado por uma pessoa ou equipe para contribuir para a conclusão de um subprocesso. As atividades são partes constituintes de uma tarefa. Elas são ações ainda mais detalhadas e específicas que compõem uma tarefa. As atividades são os blocos de construção básicos de um processo e são essenciais para a execução e conclusão de tarefas e subprocessos. E aí, conseguiu me acompanhar? Bem tranquilo, né? No próximo em áudio falaremos do Diagrama, mapa e do modelo de processo. Te espero lá! Tchau tchau!

03 - Hierarquia de Processos

Gestão de Pessoas e Administração Geral EmÁudio – Diagrama, Mapa ou Diagrama de ProcessosFala, meu querido! Fala, minha querida! Beleza? Bora aprender mais um pouquinho? Vamos juntos! Você já ouviu falar em diagrama, mapa ou modelo de processo? Não?! Neste em áudio, iremos estudá-los! Um diagrama é uma representação simplificada que destaca os elementos principais de um processo, mas não enfoca nos menores detalhes operacionais. Funciona como um mapa de estrada simplificado, que, embora possa não mostrar cada curva ou sinalização, fornece a direção geral e os pontos de referência importantes para chegar ao destino desejado. De forma análoga, um diagrama de processo apresenta uma visão geral das atividades-chave, facilitando a compreensão rápida das suas fases principais. Assim, um diagrama de processo é uma representação gráfica das etapas, tarefas ou atividades sequenciais de um processo de negócio. Ele é usado para visualizar o fluxo de trabalho ou processo. Um mapa de processo é uma representação mais detalhada de um processo, mostrando não apenas as atividades, mas também os relacionamentos, dependências e interações entre diferentes processos e subprocessos. Os mapas de processo são utilizados para um entendimento mais profundo das inter-relações e interdependências dentro de um processo. Eles são importantes para a análise de processos complexos, identificação de oportunidades de melhoria e para a otimização de processos. Portanto, um mapa fornece uma perspectiva mais ampla e detalhada dos componentes essenciais de um processo, sendo mais preciso que um diagrama. Ele tende a incluir mais detalhes sobre o processo e sobre as interconexões mais significativas entre os vários elementos envolvidos, como os participantes, eventos e os resultados esperados. Já um modelo serve para representar uma condição específica de um negócio, seja ela atual ou projetada para o futuro, assim como os recursos que são empregados, incluindo pessoas, informações, instalações, tecnologia, finanças e materiais. Por ser uma ferramenta para descrever de forma mais exata as operações do que está sendo modelado, ele necessita de uma quantidade maior de dados sobre o processo e sobre os elementos que influenciam seu funcionamento. Ele inclui não apenas os elementos visuais (como em um mapa ou diagrama), mas também regras de negócio, atributos de dados, e outras informações técnicas. Resumindo, jovem, um modelo de processo nos dá maior detalhamento, um mapa nos dá um detalhamento intermediário e um diagrama nos dá um menor detalhamento. Grave isso! Gravou?! Beleza! Fico por aqui! Já já eu tô de volta para batermos um papo sobre o ciclo da gestão de processos! Até daqui a pouco!

04 - Diagrama, Mapa ou Diagrama de Processos

Gestão de Pessoas e Administação Geral EmÁudio - Ciclo da Gestão de ProcessosFala, galera! Voltei! Bora bater um papo sobre o ciclo da gestão de processos? Ouvidos bem abertos! Meu povo, mapear ou levantar processos são atividades essenciais para o bom gerenciamento de uma organização, pois permitem criar representações completas e precisas acerca do funcionamento das suas atividades. Além disso, proporcionam o aumento da compreensão do negócio, facilitando a comunicação e a integração interna em busca da identificação de oportunidades de melhoria. O gerenciamento de processos de negócio (BPM) possui a responsabilidade de integrar as estratégias e os objetivos organizacionais com as necessidades dos clientes, incentivando a análise e a revisão de atividades em busca da melhoria contínua de processos. Pavani Junior e Scucuglia explicam que os processos nem sempre são plenamente visíveis nas organizações e que o mapeamento atua como um instrumento que possibilita a análise crítica do negócio, por meio da investigação de informações. Com isso, o mapeamento descreve as atividades que envolvem os processos e facilita a compreensão por todos os envolvidos, permitindo elaborar pontos de melhoria que podem ser implantados posteriormente. Com relação ao mapeamento de processos, podemos citar dois estados possíveis. O primeiro, caracterizado pela situação atual, chamado de AS--IS, e o segundo, que representa um estado futuro, definido por TO-BE. A expressão AS-IS pode ser traduzida por como está, fazendo referência à situação presente do processo. Proporciona o entendimento de como ele é executado atualmente na organização, isto é, visa descrever a operação atual. Quanto à expressão TO-BE, a melhor tradução é como deverá ser, pois projeta as mudanças realizadas no processo, visando otimizar atividades em busca de melhor qualidade e produtividade, isto é, visa arquitetar e elaborar mudanças nos processos. Assim que o mapeamento de um processo é realizado, entra em cena a modelagem desse processo. Nessa modelagem, ocorre a consolidação do que foi levantado com o objetivo de registrar, de forma completa e precisa, todas as regras a respeito das atividades desse processo, buscando a compreensão do negócio e a identificação de oportunidades e pontos de melhoria. A modelagem também contempla a definição de novos processos, isto é, processos ainda não implantados, mas que precisam ser estudados e analisados, tendo em vista a correta integração com os processos existentes. A modelagem de processos compreende três fases principais: desenhar modelos, validar os modelos e apresentar os modelos. Na fase de desenhar modelos, são construídos os modelos que representam as atividades executadas no estado atual, bem como o detalhamento dos atores que interagem, os eventos disparados, as mensagens trocadas e os artefatos produzidos na realização do processo. Assim que os modelos são desenhados, é necessário realizar sua validação junto aos clientes e interessados. Essa validação visa verificar se o modelo está aderente ao processo mapeado, com o objetivo de identificar os ajustes necessários para que os modelos atendam às regras e aos controles da operação. Por fim, assim que os modelos são validados, realizam-se as apresentações formais desses modelos aos principais interessados e gestores da organização. Tudo bem até aqui? Jovem, para facilitar os seus estudos, vou finalizar esse áudio aqui e daqui a pouco eu volto para falarmos da análise de processos. Combinado? Até mais!

05 - Ciclo da Gestão de Processos

Gestão de Pessoas e Administração Geral EmÁudio - Análise de ProcessosBom dia, boa tarde, boa noite! Beleza? Como combinado, neste em áudio falaremos da análise de processos! Galera, a análise de processos permite levantar, com maior facilidade, as fraquezas e deficiências das organizações, uma vez que ajuda a identificar gargalos, falhas, redundâncias, retrabalhos e desperdícios na operação. Além disso, identifica os detalhes e relacionamentos das atividades, que envolvem atores, eventos e resultados. Entre as principais vantagens da análise de processos, destacam-se: •	Compreensão de metas e objetivos da organização; •	Entendimento do contexto do processo; •	Visualização de entradas, recursos e saídas produzidas; •	Definição das responsabilidades de colaboradores e setores; •	E compreensão das regras de negócio. Grave isso! Para realizar o mapeamento e a análise de processos, analistas e gestores utilizam diversas técnicas, como reuniões, entrevistas, workshops, questionários, observação da operação, coleta de documentos e evidências, além de análise de sistemas legados. Tudo isso para que os processos sejam entendidos e analisados corretamente, representando a total fidedignidade da documentação elaborada com as atividades realizadas na organização. Como resultado do mapeamento e da análise de processos, espera-se que as organizações revejam e atualizem os seus planos estratégicos em busca de novas oportunidades, visando suprimir pontos fracos e implantar melhorias, por meio da revisão e do redesenho dos seus processos. A informação obtida através da análise deve ser de concordância de todos os que interagem com o processo. Deve representar o que realmente está acontecendo e não o que é imaginado ou desejado que aconteça. Deve ser também uma visão imparcial sem atribuir culpas pelas ineficiências existentes. O resultado dessa análise forma a base para o projeto do processo. A análise gera a informação necessária para a organização tomar decisões bem fundamentadas, acessando as atividades do negócio. Sem isso, as decisões são tomadas com base na opinião ou na intuição em detrimento dos fatos documentados e validados. A análise de processos, porém, se torna uma ferramenta essencial para mostrar se os negócios estão atingindo de forma satisfatória os seus objetivos. Isso acontece através da criação de um entendimento de como o trabalho (a transformação das entradas em saídas) acontece na organização. Especificamente, a análise irá criar um entendimento e uma forma de medir a eficiência e a eficácia do processo. A eficácia de um processo é a medição do alcance dos propósitos ou necessidades pelo processo, seja se o processo identifica as necessidades do cliente, satisfaz os objetivos do negócio ou se é o processo certo para o ambiente ou contexto dos negócios correntes. Tranquilo? Está conseguindo me acompanhar? Qualquer coisa, volta um pouquinho o áudio e escuta com mais calma, beleza? Daqui a pouco eu volto para falarmos do redesenho de processos. Até mais! Tchau!

06 - Análise de Processos

Gestão de Pessoas e Administração Geral EmÁudio - Redesenho de Processos – Parte 1Olá! Bem-vindo de volta! Jovem, você imagina o que é o tal de “redesenho de processos”? Eu te ajudo! Pode acontecer de a gestão de processos atingir o nível máximo da sua capacidade de maximizar a eficiência e a produtividade em uma organização — quando isso acontece, é necessário realizar transformações estruturais nos processos, chamadas de redesenho de processos. Alguns dos motivos que levam a uma necessidade de redesenho dos processos organizacionais, na visão de Davenport, são: •	Condições estruturais; •	Surgimento de novos objetivos ou estratégias organizacionais; •	Transformações tecnológicas; •	Mudanças nas expectativas dos clientes; •	Alterações na legislação; •	Equipamentos; •	Ou sistemas ultrapassados. É preciso analisar profundamente a situação antes de decidir redesenhar processos organizacionais, ter certeza dos benefícios e estabelecer claramente as expectativas para os processos redesenhados. Por outro lado, devido a muitos processos organizacionais estarem integrados e envolverem diferentes áreas da organização, é praticamente impossível redesenhar um processo de maneira que a mudança atinja a todos os envolvidos ao mesmo tempo. Para ser mais fácil tomar a decisão de redesenhar os processos organizacionais, podemos nos questionar sobre o seguinte: O redesenho vai melhorar a comunicação entre as áreas envolvidas? O redesenho vai automatizar todas as atividades possíveis e assim aproveitar o máximo da equipe de tecnologia de informação? O redesenho vai eliminar todas as perdas atuais do processo, como retrabalho, atividades desnecessárias ou que não agreguem valor e gargalos de trabalho? Redesenhar um processo não é o mesmo que melhorar um processo, pois, no redesenho de processo, temos uma visão global dele, visando reformulá-lo do início ao fim, e não simplesmente identificar falhas e implementar mudanças pontuais. Mesmo assim, ainda que o redesenho de um processo resulte em mudanças significativas, o processo redesenhado se fundamenta no processo existente. Para definir os processos que devem ser redesenhados, é preciso ter uma visão estratégica de todos os processos existentes na organização, identificar fatores que colaborem para o sucesso das estratégias da empresa e definir os processos que mais impactam esses fatores. O desempenho atual de um processo também é um critério determinante para que ele seja ou não redesenhado. Quando um processo tem desempenho abaixo do esperado, mas a sua importância estratégica é alta, certamente é um processo a ser redesenhado. Tranquilidade total até aqui? Daqui a pouco eu volto para continuarmos nossos estudos sobre o redesenho de processos. Vou fazer uma pausa rapidinha! Até mais!

07 - Redesenho de Processos – Parte 1

Gestão de Pessoas e Administração Geral EmÁudio - Redesenho de Processos – Parte 2Olá! Voltei! Não disse que ia ser rápido?! Galera, a partir de agora, falaremos das etapas do redesenho. Combinado? Vamos juntos! O redesenho de um processo organizacional envolve seis etapas: •	Elaborar o projeto do processo; •	Mapear o processo; •	Analisar criticamente o processo; •	Identificar as partes interessadas; •	Identificar e selecionar as possibilidades de melhoria no processo; •	E Projetar o novo processo. Vamos por partes! Na fase de elaboração do projeto do processo há um documento e esse documento orienta a equipe envolvida quanto ao escopo do processo, ao método, a responsabilidades e papéis, ao produto e a um cronograma. Informa também a expectativa de desempenho do processo depois de redesenhado. A fase de mapear o processo (AS–IS ou como é hoje) envolve o levantamento de informações sobre o funcionamento do processo para permitir que sejam analisadas e criticadas. Devem ser identificados o objetivo do processo, os seus limites, fornecedores, entradas e saídas, eventos de disparo, atividades, responsáveis, dificuldades, fragilidades e a sua conclusão. Ao final, deve ser desenhado um modelo que represente a execução do processo, no qual seja possível visualizar os seus subprocessos, as suas atividades, entrada e saída, papéis e áreas envolvidas. Para fazer o levantamento dessas informações, muitas técnicas podem ser utilizadas, mas as mais conhecidas são: •	A observação, na qual quem observa fica próximo de quem executa a atividade para coletar informações; •	A entrevista, em que o entrevistador coleta informações de várias pessoas para conhecer opiniões diferentes; •	O questionário, no qual o participante recebe uma lista de perguntas que devem ser respondidas por escrito a fim de criar um fundamento para o desenho do processo; •	Reunião de levantamento, em que os envolvidos no processo se reúnem para elaborar sua documentação. Tudo bem até aqui? Vamos seguir... A fase de análise crítica do processo diz respeito à identificação dos motivos de mau funcionamento do processo, como entradas e saídas não adequadas, problema de padronização das informações, atividades que não agregam valor, hipóteses de retrabalho, recursos pessoais ou materiais faltantes, sobrecarga ou ociosidade de trabalhadores envolvidos, entre outros. Já a fase de identificação das partes interessadas (stakeholders) visa identificar quem está envolvido de alguma forma com o processo e qual é seu tipo e o seu nível de envolvimento. A fase de identificar e selecionar as possibilidades de melhoria no processo envolve questionamentos a respeito de atividades que podem ser adicionadas ao processo, atividades que podem desaparecer, atividades que podem se unir, atividades que podem ser executadas ao mesmo tempo no lugar de uma depois da outra, mudanças em fornecedores e clientes, alterações na forma de comunicação, mudança de sistema de informação, entre outros. E, por fim, a última fase: Projetar o novo processo (processo redesenhado — TO–BE ou como será. Jovem, o projeto deve conter a especificação e o detalhamento do novo processo, incluindo os objetivos e indicadores de desempenho, as entradas e saídas, as atividades, o fluxograma redesenhado e o plano de implantação. Esse projeto vai fundamentar o desenvolvimento de algum sistema específico, a capacitação e o treinamento da equipe envolvida, bem como fornece informações para os gestores de processo. Deu para entender? Antes de finalizar esse em áudio, quero falar ainda sobre os elementos necessários para a efetivação do redesenho. Davenport elenca alguns aspectos importantes que devem ser considerados para que o processo de redesenho tenha êxito, são eles: •	As equipes internas envolvidas devem estar com tempo disponível; •	As informações sobre o desempenho atual do processo devem ser facilmente obtidas; •	O processo redesenhado será aquele de maior impacto estratégico; •	Os gestores devem participar de forma efetiva; •	Deve haver apoio dos altos níveis da organização; •	Deve haver comunicação intensa durante o projeto de redesenho; •	Deve haver transparência na condução do trabalho pela equipe envolvida. Grave isso, beleza? Logo mais eu volto para seguirmos os nossos estudos sobre o redesenho de processo e falamos da Implementação, implantação e normatização do novo processo. Até daqui a pouco! Tchau!

08 - Redesenho de Processos – Parte 2

Gestão de Pessoas e Administração Geral EmÁudio - Redesenho de Processos – Parte 3Fala, galerinha! Voltei! Como falei no finalzinho do áudio passado, agora, nós estudaremos a implementação, implantação e normatização do novo processo. Vem comigo! A implementação e a implantação de processos são expressões que, apesar de parecidas, não se confundem. A implementação é a atividade de colocar o processo novo em funcionamento e em utilização. A implantação é apenas uma das partes da implementação, pois consiste em apresentar a nova rotina de trabalho para o usuário e marcar uma data para o início da utilização do novo processo. A implantação se refere ao início de algo novo, enquanto a implementação dá ideia de continuidade, isto é, de prosseguimento. Para que um processo organizacional tenha sucesso durante a sua implementação, não basta somente implementá-lo, pois deve ser criada toda uma cultura de utilização para o novo processo. Pode ser que essa tarefa exija treinamento da equipe, leitura de manuais e reuniões, mas, como a utilização do novo processo é de interesse da organização, nada disso será em vão. A implementação do novo processo consiste na sua colocação em operação de forma definitiva. Lembra que, para que a implementação ocorra com sucesso, todos os recursos necessários precisam estar disponibilizados e ter sido previamente testados para que, na data estipulada pela equipe envolvida, tudo ocorra conforme o planejado. A implementação de um novo processo organizacional envolve a elaboração de um plano, que servirá de base para as atividades. Esse plano precisa descrever a transição do processo antigo para o novo, de forma a garantir uma transição eficaz da situação atual da empresa, para a situação nova desejada. Para que esse plano seja consistente, é necessário que as metas sejam estabelecidas ou revistas, que os riscos sejam identificados, que o treinamento da equipe seja planejado e que a atuação dos gestores e da alta cúpula da empresa também seja planejada. “Como assim, professor? Não entendi.” Calma, vou te explicar melhor... Quando eu falei que as metas devem ser estabelecidas ou revistas é que devem ser definidas metas para o processo, para o pessoal e para as ferramentas envolvidas. Elas servem para trazer entendimento e motivação para os envolvidos nas atividades, pois representam uma visão do futuro da organização, depois da implementação do processo novo. Além disso, é preciso reconhecer os riscos associados à atividade de implementação do processo novo, pois podem gerar impacto de maneira geral. Riscos técnicos, excesso de informações a serem absorvidas em pouco tempo, falta de clareza nas atribuições e em alguma funcionalidade do processo novo são riscos a serem identificados. Também é preciso avaliar a necessidade de treinamento da equipe envolvida, analisando as competências atuais dos integrantes da equipe e os papéis desempenhados na implementação do processo novo. É importante lembrar que cada processo é específico, o que significa que uma equipe treinada para a implementação de um processo pode necessitar de novos treinamentos quando forem feitas implementações de outros processos novos. E a atuação dos gestores e da alta cúpula da organização, no sentido de apoiar a implementação do processo, é de extrema importância. É de suma importância que a equipe gerencial especifique as atividades e os procedimentos necessários para que o processo mapeado pela equipe seja implementado efetivamente e executado de forma contínua. Ficou mais claro agora? Segundo Mattos, normalmente a implementação de um novo processo envolve alguns aspectos: •	Definição da forma utilizada para implantar a alternativa escolhida; •	Definição do processo de comunicação utilizado para preparar a organização para as mudanças; •	Qualificação dos colaboradores envolvidos por meio de treinamentos; •	Elaboração de manuais de procedimentos, normas e demais diretrizes que forneçam suporte para as alterações definidas; •	Aquisição dos recursos e produtos de hardware e software necessários para o desempenho satisfatório do processo otimizado; •	Adequação, se preciso for, de instalações, máquinas e equipamentos para permitir a execução do processo; •	Teste do novo processo, medição e ajustes necessários, se houver; •	Implantação definitiva do novo processo, o que inclui escolher uma data definitiva para a desativação do processo em andamento e para a implantação do novo processo. Uma das partes do processo de implementação do novo processo organizacional é a implantação, cujo conceito faz referência à sua disponibilização para quem vai utilizá-lo. Visto que a implantação de um processo é a sua disponibilização para o seu usuário final, desativando totalmente o processo utilizado, temos que ela pode se dar de três maneiras: substitutiva, paralela parcial e paralela total. Substitutiva é quando se desativa imediatamente o processo antigo, fazendo a substituição completa pelo processo novo. Apesar de ser muito prática, deve haver cuidado na sua aplicação, pois o processo novo precisa estar perfeitamente elaborado e devem ser disponibilizados manuais e treinamento para a equipe envolvida. Paralela parcial é quando se coloca em execução uma parte do processo novo em paralelo com a execução total do processo antigo. E paralela total é quando são executados os dois processos, o antigo e o novo, em paralelo e com todas as suas funcionalidades. Como visto, a normatização é uma das etapas da implementação do novo processo, isto é, envolve a elaboração e a divulgação de regras e controles, que envolvem manuais, métodos e procedimentos, entre outros, para definir a forma como o novo processo será executado. O objetivo da normatização é padronizar as atividades, prevenir problemas e eliminar erros, garantindo as saídas esperadas do processo, como produtos, serviços ou informações desejadas e/ou aceitáveis. Portanto, a normatização estabelece padrões de uniformidade para assegurar qualidade, confiabilidade, segurança e eficiência na execução das atividades. Assunto entendido até aqui? No próximo em áudio falaremos das técnicas de levantamento detalhado dos processos. Até lá! Tchau!

09 - Redesenho de Processos – Parte 3

Gestão de Pessoas e Administração Geral EmÁudio - Redesenho de Processos – Parte 4Fala, galera! Beleza? Como estão os estudos? Espero que bem! Bora aprender mais um pouco? Agora, falaremos das técnicas de levantamento detalhado dos processos. Levantar informações detalhadas sobre os processos é uma atividade importante para o mapeamento de processos do negócio. Para isso, as organizações dispõem de diversas técnicas de levantamento de informações, como, por exemplo, entrevistas, reuniões, observação, questionários e análise de documentação, entre outras. O propósito desse levantamento é obter material para analisar e rever atividades, em busca da melhoria contínua dos processos organizacionais. A entrevista é uma técnica que envolve essencialmente a conversação, com o entrevistador e o entrevistado, devendo ser previamente planejada e acontecer de forma sistemática, dirigida e com método próprio. O entrevistador se prepara para a entrevista especificando todas as informações que precisa obter do entrevistado, quem deve ser abordado, onde e quando. A técnica é aplicada de forma que os assuntos sejam abordados de maneira lógica e que as informações obtidas possam ser registradas e armazenadas pelo entrevistador. A entrevista é uma das técnicas mais corriqueiras para a coleta de informações e preparação para análise de processos. Ela consiste em entrevistar aqueles indivíduos que estão participando efetivamente das atividades ou que estão envolvidos de alguma forma no processo. Juntamente com a entrevista, o questionário é uma das técnicas mais comuns para o levantamento de informações. Ele consiste em elaborar uma série de questões formuladas previamente, que podem ser respondidas de forma presencial ou por meio eletrônico (e-mail), ou ainda enviadas em papel para as pessoas que vão respondê-las. A confecção do questionário deve ser feita pelo questionador, utilizando uma linguagem simples, informal, direta e adaptada àquele que vai responder ao questionário, para que possa ser compreendido com clareza. Cabe ressaltar que o questionário deve ser respondido pelo indivíduo pesquisado, para que o questionador não coloque sua visão pessoal nas respostas. É interessante que o questionário venha precedido de uma mensagem de quem está coletando as informações. Esse pequeno texto deverá explicar sobre o que trata o questionário e qual o objetivo da sua aplicação, sem esquecer de um agradecimento pela participação e pelo tempo disponibilizado. Essa mensagem pode ser dispensada caso o questionário seja apresentado aos participantes em uma reunião, na qual são dadas as explicações básicas e as instruções necessárias ao preenchimento das respostas. O questionário pode conter questões diretas ou indiretas, fechadas ou abertas, objetivas ou subjetivas, desde que permitam que as informações sejam obtidas de forma clara. A observação pessoal ou observação direta é uma técnica de levantamento de informações que consiste na verificação presencial de tudo o que acontece quando as atividades do processo são executadas, incluindo o ambiente ao redor. Essa técnica consiste em um levantamento de informações de processos, semelhante à entrevista. Ela é importante por proporcionar a documentação de detalhes do processo atual, que, muitas vezes, são ignorados ou esquecidos pelos indivíduos quando participam de entrevistas ou respondem aos questionários. A observação pessoal se traduz em uma forma eficaz de levantamento de atividades e tarefas que podem passar despercebidas quando se executa o levantamento de informações utilizando uma outra técnica. Por meio dela, podem ser identificadas também algumas alterações no padrão da atividade ou alguma inconsistência na rotina de trabalho. Para decidir se a observação pessoal é a melhor técnica a ser utilizada, algumas condições devem ser consideradas, como: •	É interessante conhecer o ambiente em que as atividades do processo são executadas; •	É preciso verificar presencialmente um ou mais fluxos do processo;  é preciso verificar presencialmente como as pessoas envolvidas no processo se comportam e como se dá a relação de hierarquia durante o trabalho; •	É preciso validar informações obtidas por meio de outras técnicas de levantamento, como a entrevista e o questionário. Deu para entender? Bem tranquilo, né? Já já eu volto para estudarmos a análise de documentação! Até mais!

10 - Redesenho de Processos – Parte 4

Gestão de Pessoas e Administração Geral EmÁudio - Análise de DocumentaçãoE aí, galera, beleza? Hora de estudarmos a análise de documentação! Aumenta o som aí! Vamos juntos! Entre as técnicas mais utilizadas, a análise documental estabelece a pesquisa, identificação e avaliação dos documentos da organização com o objetivo de conhecer, esclarecer e ampliar o máximo possível de detalhes acerca dos processos mapeados. Além disso, a análise de documentos pode servir de complemento para as demais técnicas de levantamento de processos, uma vez que comprova e/ou amplia as informações obtidas, como, por exemplo, por meio de questionários, entrevistas e observações realizadas. Para melhor compreender essa técnica e sua importância para o levantamento de informações para o mapeamento de processos, precisamos compreender os conceitos de documento e documentação. Documento significa qualquer meio, impresso ou digital, que serve de prova para a existência de um fato ou afirmação. É identificado por um nome e/ou número e contém informações de natureza e interesse da organização, como, por exemplo, uma norma, um manual ou um memorando de instrução operacional. Documentação é um conjunto ou agrupamento de documentos, que contém informações a respeito de determinados processos ou atividades das organizações. Esse conjunto reúne informações tanto internas (como políticas e normas) como externas (como leis, portarias, resoluções e decretos), que auxiliam na comunicação, orientação ou tomada de decisão. Bem tranquilo, né? Esse áudio é curtinho! Daqui a pouco eu volto para falarmos da coleta e análise de documentos! Até mais! Tchau!

11 - Análise de Documentação

Gestão de Pessoas e Administração Geral EmÁudio - Coleta e Análise de DadosFala, jovem! Bem-vindo de volta! Beleza? Agora que você já sabe a diferença entre documento e documentação, vamos estudar a coleta e análise de documentos, ok? Eu falei DOCUMENTOS, hein! A coleta de documentos é um dos principais procedimentos dessa técnica. Para isso, a equipe de analistas responsável pelo levantamento deve verificar se cada processo conta com a documentação disponível e padronizada. Essa documentação é composta por quaisquer documentos acessíveis, como relatórios, manuais, procedimentos ou arquivos específicos, que registrem detalhes sobre as regras de negócio do processo mapeado. Assim, a coleta de documentos pode ser detalhada pela execução dos seguintes passos: •	Identificação e seleção das áreas envolvidas; •	Identificação dos responsáveis pelo processo de cada área; •	Identificação de documentos relevantes aos processos de cada área; •	Coleta dos documentos identificados. Assim que os documentos forem selecionados, a equipe de mapeamento realiza uma avaliação da documentação coletada. Essa atividade avalia a qualidade e a validade dos documentos, bem como identifica se estão conforme a execução dos processos, com o propósito de desconsiderar documentos incorretos, desatualizados e incompletos para evitar levantamento de informações incorretas. Deu para entender? Bem fácil, né? No próximo em áudio falaremos da reengenharia de processos. Até lá! Tchau!

12 - Coleta e Análise de Dados

Gestão de Pessoas e Administração Geral EmÁudio - Reengenharia de ProcessosOpa! Voltei! Bora aprender, juntos, mas um pouquinho?! Aumenta o som aí! Galera, reengenharia é repensar fundamental e a restruturação radical dos processos empresariais que tem como objetivo alcançar drásticas melhorias em indicadores críticos e contemporâneos de desempenho, como custos, qualidade, atendimento e velocidade. É a análise e a consequente mudança no processo para obtenção de melhores resultados com uma mudança radical. Também conhecida como princípio da folha em branco, COMEÇAR DO ZERO. A reengenharia é vista como um redesenho de processos organizacionais, ou seja, evolve toda a organização. São palavras-chave da reengenharia: básico, radical, drástico e processo. Grave isso! Básico se refere ao modo como o trabalho é realizado e às questões elementares que precisam ser feitas: os pressupostos fundamentais sobre o projeto do trabalho ainda são validos? Radical significa ir além de mudanças superficiais no modo como as coisas são feitas. Você̂ precisa questionar se as velhas estruturas e pressupostos operacionais estão prejudicando a qualidade e o serviço oferecidos por sua empresa. É preciso voltar às raízes originais e repensar como o trabalho deve ser realizado. Drástico diz que a reengenharia não trata de melhorias marginais ou incrementais. Às vezes, uma empresa (ou todo um setor da economia) precisa de algo maior do que mudar aos poucos. E o processo se refere a um grupo de atividades que usa um ou mais tipos de entradas para criar uma saída valorizada pelo cliente. Beleza? Jovem, a reengenharia pode ser vista como um conjunto de medidas que visam, quando bem empregadas, a otimização dos métodos e processos organizacionais, reduzindo custos e aumentando a produtividade de forma radical. Ela repensa a maneira de desenvolver o trabalho das organizações e não simplesmente a melhoria dos processos existentes. Ao realizar a reengenharia, departamentos podem desaparecer para reduzir custos e redefinir processos. De acordo com Chiavenato, reengenharia significa fazer uma nova engenharia da estrutura organizacional. Uma reconstrução, e não apenas uma reforma total ou parcial da empresa. Não se trata de fazer reparos ou mudanças cosméticas na engenharia atual, mas de fazer um desenho organizacional totalmente novo e diferente. Deu para entender o que é a reengenharia de processos? Beleza! No próximo em áudio falaremos dos conceitos básicos de BPMN! Até mais! Tchau!

13 - Reengenharia de Processos

Gestão de Pessoas e Administração Geral EmÁudio - Conceitos Básicos de BPMN -Parte 1Olá! Bem-vindo a mais um áudio do nosso curso de Gestão de Pessoas e Administração geral! A partir de agora estudaremos os Conceitos básicos de BPMN. Posso começar? Vem comigo! Meu povo, quando um processo organizacional se encontra mapeado, torna-se interessante que ele seja desenhado, para que possa ser visualmente compreendido, o que se chama de modelagem do processo. Além de aumentar a compreensão sobre um processo, a modelagem permite que sejam descobertos pontos em que o fluxo precisa ser modificado, visando à sua otimização. No gerenciamento organizacional, a modelagem de processos de negócio se configura uma atividade muito importante. Campos explica que ela permite que os processos sejam representados de forma completa e precisa. A modelagem de processos representa o processo de forma abstrata, por meio de um diagrama, que nada mais é do que uma representação do processo de negócio, pois ilustra todo o fluxo de trabalho de forma simples, com um nível adequado de detalhamento, demonstrando aspectos gerais que proporcionam a identificação e a compreensão das principais atividades executadas, bem como o responsável por executá-las. O modelo de processos de negócio atende a qualquer nível de desenho de processo. O diagrama contém os responsáveis, as atividades, os eventos, as condições e todos os elementos do processo, representados por símbolos ou ícones que proporcionam a compreensão do fluxo global do processo e o produto ou serviço gerado por ele. Existem várias opções de notação de modelagem que podem ser utilizadas para representar graficamente um processo, mas deve-se dar preferência para a utilização de uma notação que atenda às especificidades da organização e que siga normas e convenções aprovadas por padrão, para que a sua utilização ofereça vantagens, como: •	Traz um conjunto de símbolos, linguagem e técnica comuns para que a maioria das pessoas possa entender; •	Oferece consistência na representação dos modelos de processos resultantes; •	Possibilita a importação e a exportação de modelos de processos utilizando diferentes ferramentas; •	Possibilita a geração de aplicações, partindo do modelo do processo. Antes que você me pergunte, já vou me adiantando e esclarecendo que a palavra notação significa a representação gráfica de elementos e se aplica a várias áreas do conhecimento. Envolve um conjunto padronizado de símbolos que vão representar os diferentes elementos presentes no processo que se quer desenhar. A BPMN, Business Process Model and Notation, que no bom português significa Notação e Modelagem de Processos de Negócio, é uma notação gráfica para modelagem de processos de negócio, das mais conhecidas de todas. Ela é mantida pela Object Management Group (OMG), que é uma organização que estabelece padrões para sistemas de informação, e traz uma série de símbolos padronizados para o desenho dos processos organizacionais, o que facilita o entendimento de pessoas de públicos-alvo diferentes. Os símbolos da notação BPMN se aplicam na modelagem de diferentes aspectos dos processos organizacionais, dos mais simples aos mais complexos. Eles descrevem relacionamentos claramente definidos para os elementos e permitem a visualização do início e do fim do processo, bem como do fluxo de atividades e a ordem dos acontecimentos. Tudo bem até aqui? Beleza! Vamos aos elementos do BPMN! Galera, um dos objetivos do BPMN é criar um mecanismo simples para o desenvolvimento dos modelos de processos de negócio e ao mesmo tempo poder garantir a complexidade inerente aos processos. O primeiro elemento que vamos estudar é a Atividade. Uma atividade representa trabalho que será́ executado em um processo de negócio. Os tipos de atividades que ocorrem em um DPN são Tarefa, Subprocesso (Colapsado ou Expandido) e Processo. Um Processo não é representado por um elemento, mas é um grupo de objetos gráficos, como Tarefas e Subprocessos. O segundo elemento é a Tarefa, que é utilizada quando um processo não pode ser representado com mais uma camada de detalhe. Tarefas têm três marcadores opcionais para representar Loop, Instancias Múltiplas e Compensação. Um marcador de Loop não pode ser usado em conjunção com o de Múltiplas instâncias, mas qualquer outra configuração é permitida. Outro elemento do BPMN é o evento! Um evento é algo que ocorre durante um processo de negócio. Esses eventos afetam o fluxo do processo e têm normalmente algo que os dispara ou um resultado, que são representados como marcadores no centro do elemento. Há três tipos de eventos, baseados em como eles afetam o fluxo: os de início, os intermediários e os de fim. Gateways, ou filtros de decisão, são elementos de modelagem utilizados para controlar como a sequência do fluxo interage dentro de um processo ao convergir e divergir. Os Gateways são representados por diamantes. Os marcadores representados em seu centro indicam diferentes tipos de comportamento. Os Gateways separam e juntam o fluxo. Se o fluxo não precisa ser controlado, então um Gateway não é necessário. Assim, um diamante representa um local onde o fluxo precisa ser controlado. E aí, conseguiu me acompanhar? Daqui a pouco eu volto para darmos continuidade aos elementos do BPMN! Até já já!

14 - Conceitos Básicos de BPMN -Parte 1

Gestão de Pessoas e Administraçaõ Geral EmÁudio - Conceitos Básicos de BPMN -Parte 2Fala, galera! Beleza? Bora continuar os nossos estudos sobre os conceitos básico de BPMN? Lembra que finalizamos o áudio passado falando dos elementos de BPMN? Pois é! Ainda temos muito o que conversar! Já estudamos os elementos atividade, tarefa, evento e Gateways! Dando continuidade...Falaremos agora sobre o Swimlanes! Jovem, BPMN usa o conceito de swimlanes para ajudar a dividir e organizar atividades. Há dois tipos de swimlanes: Pool (Piscina) e Lane (Raia). Pools são utilizados quando o diagrama envolve duas entidades de negócio ou participantes que estão separados fisicamente no diagrama. Especifica “quem faz o que”, colocando os eventos e os processos em áreas protegidas, chamadas de pools. Os objetos do tipo Lane são utilizados para separar as atividades associadas para uma função ou papel específico. Um pool representa uma organização e uma Lane representa tipicamente um departamento dentro dessa organização. Deu para entender? Vamos seguir... Bora pro fluxograma! Fluxograma é um método gráfico que facilita a análise de dados. Representa por meio de símbolos convencionais, de forma dinâmica, o fluxo ou sequência normal de trabalho. O fluxograma mostra como se faz o trabalho e analisa problemas cuja solução interessa, diretamente, ao exercício de uma gestão racional. Para Maranhão e Macieira, um fluxograma é uma figura feita com símbolos padronizados e textos devidamente arrumados para mostrar a sequência lógica de passos de realização dos processos ou de atividades. O fluxograma aplica-se tanto para descrever um processo existente quanto para estruturar logicamente alguma atividade ainda não existente. O fluxograma apresenta uma sequência lógica e de encadeamento de atividades e decisões, de modo a se obter uma visão integrada do fluxo de um processo técnico, administrativo ou gerencial, o que permite a realização de análise crítica para detecção de falhas, oportunidades de melhorias, identificar problemas e gargalos do processo. Grave isso: fluxograma é a representação gráfica das diversas etapas que constituem um determinado processo. Gravou? Beleza! Jovem, você precisa ter conhecimento também da simbologia. Uma dica que eu te dou é pegar o material em PDF e dar uma olhadinha nos símbolos e ler o que cada um significa. Beleza? No próximo em áudio falaremos sobre as normas ISO! Te espero lá! Tchau!

15 - Conceitos Básicos de BPMN -Parte 2

Gestão de Pessoas e Administração Geral EmÁudio - Normas ISOFala, galera! Voltei! Hora de estudarmos as famosas normas ISO! Atenção, hein! Bora lá! A expressão ISO 9000 designa um grupo de normas técnicas que estabelecem um modelo de gestão da qualidade para organizações em geral, não importando a sua dimensão. A sigla ISO se refere à International Organization for Standardization. Foi criada em 1946, após a Segunda Guerra Mundial, quando representantes de 25 países se reuniram em Londres e decidiram fundar uma nova organização para padronização, com o objetivo de facilitar a coordenação internacional e unificação dos padrões industriais. Essa organização internacional é uma entidade não governamental, e iniciou suas atividades oficialmente em 23 de fevereiro de 1947, com sede em Genebra, na Suíça. Hoje está presente em cerca de 161 países e no Brasil é representada pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). De acordo com Carpinetti, um sistema de gestão da qualidade tem como propósito evitar ou minimizar a ocorrência de casos de não atendimento de requisitos dos clientes (não conformidades), contribuindo assim para o bom atendimento e também para a redução de desperdícios. Para isso, a ISO propõe um conjunto de atividades de gestão que, se bem implementadas, devem contribuir para a redução de não conformidades e desperdícios. A sigla ISO foi originada da palavra isonomia, sinônimo de igualdade, cujo objetivo é a padronização do gerenciamento do sistema da qualidade visando a unificação de forma universal. Sua função é promover a normatização de produtos e serviços para que a qualidade seja permanentemente melhorada. A primeira norma ISO 9000, criada em 1987, baseou-se na BS-5750 (British Standard), norma de origem britânica. Ficou conhecida como norma de gestão, uma vez que não apenas especificava como produzir, mas também como gerenciar o processo de produção. De acordo com Oliveira, a família de normas ISO 9000 foi criada na tentativa de guiar, simplificar e estimular o desenvolvimento dos sistemas de gestão da qualidade. As normas ISO 9000 são um conjunto de elementos compostos por orientações e requisitos que, se bem desenvolvidos, proporcionam qualidade de projetos, processos, produtos e serviços e, consequentemente, aumentam a competitividade das empresas. Galera, com a publicação da revisão 2015 das normas ISO 9000 e ISO 9001, alguns aspectos relacionados aos princípios de gestão da qualidade passaram por alterações, aparentemente sutis, mas que podem fazer toda a diferença na cultura de uma organização que busca a certificação de seu sistema de gestão da qualidade. Antes eram oito princípios, na nova versão da norma são apenas sete princípios da Gestão da Qualidade. Bora falar sobre eles? Vamos começar pelo Foco no Cliente! Jovem, aqui o foco primordial da gestão da qualidade é a satisfação dos requisitos do cliente, o esforço para exceder as suas expectativas. Outro princípio é a Liderança. Galera, os líderes se estabelecem em todos os níveis. Unidade no propósito e direção criam as condições para que as pessoas se comprometam em atingir os objetivos da organização. Comprometimento das pessoas também é considerado um princípio, pois as pessoas competentes, habilitadas e empenhadas em todos os níveis, em toda a organização, são essenciais para melhorar a capacidade de criar e proporcionar valor. E aí? Tá conseguindo me acompanhar? Respira fundo que ainda tem mais 4 princípios para conversarmos: o da Abordagem por processo, Melhora, Tomada de decisões baseada em evidências e o princípio da Gestão de relacionamentos. Na Abordagem por processos, os resultados consistentes e previsíveis são atingidos de modo mais eficaz e eficiente quando as atividades são compreendidas e geridas como processos interrelacionais, que funcionam como um sistema coerente. Na Melhoria, as organizações que têm sucesso estão permanentemente focadas na melhoria. Já na Tomada de decisões baseada em evidências, as decisões tomadas com base na análise e avaliação de dados e informação são mais suscetíveis de produzir os resultados desejados. E, por fim, o Princípio da Gestão de relacionamentos! Galera, para alcançar um sucesso sustentado, as organizações necessitam gerir as suas relações com as partes interessadas relevantes, tais como os fornecedores. Deu para entender? Beleza Finalizamos aqui todo o conteúdo deste módulo sobre Gerenciamento de processos! Daqui a pouco eu volto para fazermos o nosso resumão em áudio! Até mais! Tchau!

16 - Normas ISO

Gestão de Pessoas e Administração Geral - Resumão EmÁudio sobre Gerenciamento de Processos – Parte 1Bom dia, boa tarde, boa noite! não importa o horário, é sempre um prazer ter você aqui comigo! Bora relembrar um pouquinho do conteúdo que estudamos? Vem comigo! Galera, vamos começar o nosso resumão lembrado que um processo é composto por diversas atividades que estão conectadas de forma sequencial ou lógica. Estas atividades são realizadas para atingir um objetivo específico. Cada atividade dentro de um processo depende das anteriores e influencia as subsequentes. Traduzindo, jovem, um processo é uma série de atividades interconectadas que transformam insumos em saídas de maior valor, desenhadas para atingir objetivos específicos dentro de uma organização. Não esqueça das diferenças entre Gestão POR processos e Gestão DE processos, hein! Enquanto a Gestão de Processos é utilizada para representar a metodologia e as ações específicas conhecidas na área, a Gestão por Processos visa à integração de todas as áreas baseadas em processos. Grave isso!Gravou? Vamos em frente! Hora de relembrarmos da Hierarquia de Processos! Jovem, a hierarquia é essencial para a gestão eficaz de processos de negócios, e cada nível tem um papel específico na realização dos objetivos da empresa. Temos os seguintes níveis: macroprocesso, processo, subprocesso, atividade e tarefa. Lembra deles? Um macroprocesso é um conjunto grande e complexo de processos que juntos alcançam um objetivo estratégico significativo ou um resultado chave para a organização. O nível “processo” é um conjunto de atividades relacionadas e interdependentes que transformam insumos (inputs) em resultados (outputs) para atingir um objetivo específico. Já os subprocessos são divisões de um processo maior. Eles são mais específicos e focam em uma parte particular do processo principal. Cada subprocesso consiste em uma série de tarefas ou atividades que precisam ser realizadas para completar uma parte do processo mais amplo. As tarefas são ações individuais ou passos específicos necessários para completar um subprocesso e são geralmente mais concretas e orientadas para a ação. As atividades são partes constituintes de uma tarefa. Elas são ações ainda mais detalhadas e específicas que compõem uma tarefa. Tranquilo até aqui? Posso continuar? Bora revisar o Diagrama, Mapa ou Modelo de Processo! Lembre-se que um diagrama de processo é uma representação gráfica das etapas, tarefas ou atividades sequenciais de um processo de negócio. Ele é usado para visualizar o fluxo de trabalho ou processo. Os mapas de processo são utilizados para um entendimento mais profundo das inter-relações e interdependências dentro de um processo. Eles são importantes para a análise de processos complexos, identificação de oportunidades de melhoria e para a otimização de processos. Já um modelo serve para representar uma condição específica de um negócio, seja ela atual ou projetada para o futuro, assim como os recursos que são empregados, incluindo pessoas, informações, instalações, tecnologia, finanças e materiais. Jovem, para finalizar essa primeira parte do nosso resumão, bora falar rapidinho sobre os Mapeamento e Levantamento de Processos em Organizações. O seu objetivo Central é criar representações precisas do funcionamento das atividades organizacionais e tem como benefícios: o aumento da compreensão do negócio, a facilitação da comunicação e integração interna e a identificação de oportunidades de melhoria. Tranquilo até aqui? Daqui a pouco eu volto para revisarmos mais alguns pontos importantes para a sua prova! Até mais!

17 - Resumão EmÁudio sobre Gerenciamento de Processos – Parte 1

Gestão de Pessoas e Administração Geral EmÁudio - Resumão EmÁudio sobre Gerenciamento de Processos – Parte 2Olá! Bem-vindo de volta! Sem enrolação, bora continuar com o nosso resumão em áudio sobre gerenciamento de processos! Vamos iniciar esse em áudio relembrando o Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM). O gerenciamento de processos de negócio (BPM) possui a responsabilidade de integrar as estratégias e os objetivos organizacionais com as necessidades dos clientes, incentivando a análise e a revisão de atividades em busca da melhoria contínua de processos. Com relação ao mapeamento de processos, podemos citar dois estados possíveis. O primeiro, caracterizado pela situação atual, chamado de AS--IS, e o segundo, que representa um estado futuro, definido por TO-BE. A expressão AS-IS pode ser traduzida por como está, fazendo referência à situação presente do processo. Proporciona o entendimento de como ele é executado atualmente na organização, isto é, visa descrever a operação atual. Quanto à expressão TO-BE, a melhor tradução é como deverá ser, pois projeta as mudanças realizadas no processo, visando otimizar atividades em busca de melhor qualidade e produtividade, isto é, visa arquitetar e elaborar mudanças nos processos. Assim que o mapeamento de um processo é realizado, entra em cena a modelagem desse processo. Tudo bem até aqui? Jovem, quanto à análise de processos, é importante lembrar o seu conceito. Lembra dele? Isso é mesmo! É o exame sistemático dos diversos elementos e fases de um processo dentro de uma organização, visando entender, avaliar e melhorar a eficiência, eficácia e qualidade do funcionamento. Ela envolve a identificação de procedimentos, tarefas, entradas, saídas, e responsabilidades, com o objetivo de encontrar oportunidades de otimização e solucionar problemas. E o redesenho de processos? Lembra dele? Isso! Ocorre quando é necessário realizar transformações estruturais nos processos, chamadas de redesenho de processos. Alguns dos motivos que levam a uma necessidade de redesenho dos processos organizacionais, na visão de Davenport, são: •	Condições estruturais; •	Surgimento de novos objetivos ou estratégias organizacionais; •	Transformações tecnológicas; •	Mudanças nas expectativas dos clientes; •	Alterações na legislação; •	Equipamentos; •	Ou sistemas ultrapassados. Além disso, o redesenho de um processo organizacional envolve seis etapas: •	Elaborar o projeto do processo; •	Mapear o processo; •	Analisar criticamente o processo; •	Identificar as partes interessadas; •	Identificar e selecionar as possibilidades de melhoria no processo; •	E Projetar o novo processo. Sossego total até aqui? Vamos seguir... Ah! Não se esqueça das Técnicas de Levantamento Detalhado dos Processos. Eu te ajudo a refrescar a memória: são elas entrevistas, questionários, observação pessoal e análise de documentação. Outro tópico importante para a sua prova é a reengenharia de processo, jovem... Reengenharia é repensar fundamental e a restruturação radical dos processos empresariais que tem como objetivo alcançar drásticas melhorias em indicadores críticos e contemporâneos de desempenho, como custos, qualidade, atendimento e velocidade. É a análise e a consequente mudança no processo para obtenção de melhores resultados com uma mudança radical. Também conhecida como princípio da folha em branco, COMEÇAR DO ZERO. São palavras-chave da reengenharia: básico, radical, drástico e processo. Grave isso! Tudo certo até aqui? Já já eu tô de volta para finalizarmos o nosso resumão! Até mais!

18 - Resumão EmÁudio sobre Gerenciamento de Processos – Parte 2

Gestão de Pessoas e Administração Geral EmÁudio - Resumão EmÁudio sobre Gerenciamento de Processos – Parte 3Olá! Voltei! Aumenta o som aí, que ainda tem muito assunto para revisarmos! Bora começar esse em áudio falando dos conceitos básicos de BPMN! Lembra deles? A BPMN, Business Process Model and Notation, que no bom português significa Notação e Modelagem de Processos de Negócio, é uma notação gráfica para modelagem de processos de negócio, das mais conhecidas de todas. Ela é mantida pela Object Management Group (OMG), que é uma organização que estabelece padrões para sistemas de informação, e traz uma série de símbolos padronizados para o desenho dos processos organizacionais, o que facilita o entendimento de pessoas de públicos-alvo diferentes. São elementos do BPMN: a atividade, as tarefas, os eventos gateways e Swimlanes! Respira fundo, que tá acabando! Antes de fecharmos o nosso resumão em áudio, vem comigo relembrar o fluxograma e as normas ISO! O fluxograma apresenta uma sequência lógica e de encadeamento de atividades e decisões, de modo a se obter uma visão integrada do fluxo de um processo técnico, administrativo ou gerencial, o que permite a realização de análise crítica para detecção de falhas, oportunidades de melhorias, identificar problemas e gargalos do processo. Grave isso: fluxograma é a representação gráfica das diversas etapas que constituem um determinado processo. Gravou? Beleza! Não poderia deixar de falar novamente das normas ISO... Elas foram criadas pela International Organization for Standardization (ISO) para estabelecer um modelo de gestão da qualidade para organizações de todos os tamanhos. Foi fundada em 1946 para padronizar os padrões industriais internacionalmente. A expressão ISO 9000 designa um grupo de normas técnicas que estabelecem um modelo de gestão da qualidade para organizações em geral, não importando a sua dimensão. Lembra que nós aprendemos que antes eram oito princípios, na nova versão da norma são apenas sete princípios da Gestão da Qualidade? Você saberia me dizer quais são eles? Isso aí, já vi que você está com o assunto na ponta da língua! Foco no Cliente, Liderança, Comprometimento das Pessoas, Abordagem por Processos, Melhoria, Tomada de Decisões Baseada em Evidências e Gestão de Relacionamentos. Grave isso! Gravou?! Então, é isso! Fico por aqui! Espero que você tenha gostado! Eu amei ter você aqui! Até a próxima! Tchau!

19 - Resumão EmÁudio sobre Gerenciamento de Processos – Parte 3

Gestão de Pessoas e Administração Geral

MÓDULO 14
Gerenciamento de Processos

Francisco Sousa

Francisco Sousa

01 - Gerenciamento de Processos

02 - Tipos de Processos

03 - Hierarquia de Processos

04 - Diagrama, Mapa ou Diagrama de Processos

05 - Ciclo da Gestão de Processos

06 - Análise de Processos

07 - Redesenho de Processos – Parte 1

08 - Redesenho de Processos – Parte 2

09 - Redesenho de Processos – Parte 3

10 - Redesenho de Processos – Parte 4

11 - Análise de Documentação

12 - Coleta e Análise de Dados

13 - Reengenharia de Processos

14 - Conceitos Básicos de BPMN -Parte 1

15 - Conceitos Básicos de BPMN -Parte 2

16 - Normas ISO

17 - Resumão EmÁudio sobre Gerenciamento de Processos – Parte 1

18 - Resumão EmÁudio sobre Gerenciamento de Processos – Parte 2

19 - Resumão EmÁudio sobre Gerenciamento de Processos – Parte 3

Gestão de Pessoas e Administração GeralMÓDULO 14Gerenciamento de Processos Francisco Sousa

Francisco Sousa

01 - Gerenciamento de Processos

02 - Tipos de Processos

03 - Hierarquia de Processos

04 - Diagrama, Mapa ou Diagrama de Processos

05 - Ciclo da Gestão de Processos

06 - Análise de Processos

07 - Redesenho de Processos – Parte 1

08 - Redesenho de Processos – Parte 2

09 - Redesenho de Processos – Parte 3

10 - Redesenho de Processos – Parte 4

11 - Análise de Documentação

12 - Coleta e Análise de Dados

13 - Reengenharia de Processos

14 - Conceitos Básicos de BPMN -Parte 1

15 - Conceitos Básicos de BPMN -Parte 2

16 - Normas ISO

17 - Resumão EmÁudio sobre Gerenciamento de Processos – Parte 1

18 - Resumão EmÁudio sobre Gerenciamento de Processos – Parte 2

19 - Resumão EmÁudio sobre Gerenciamento de Processos – Parte 3

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Gerenciamento de Processos

Francisco Sousa